Инвентаризация глазами ревизора

  (Ф.И.О., должность)

______________________

  (Ф.И.О., должность)

Инвентаризацию  провести в присутствии _____________________________________

                                          (Ф.И.О., должность специалиста

_______________________________.

контрольно-ревизионного органа) 

Подпись руководителя организации и печать учреждения. 

Рисунок 3 

    Особое  место отводится проверке закрепления материальной ответственности. Договор о полной материальной ответственности должен быть оформлен по типовой форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности". Этим же нормативно-правовым актом определен Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключить письменные договоры. Прежде чем приступить к исполнению служебных обязанностей, материально ответственные лица обязаны изучить правила приемки ценностей и оформления операций по их приемке и отпуску, а также ведению учета в местах хранения. Они должны быть ознакомлены с должностными инструкциями, в которых определены обязанности и права работников, порядок приема и отпуска ценностей, их оформления, ведения количественного учета, сроки представления отчетов в бухгалтерию. 

    Внимание! Если работник исполняет свои служебные  обязанности, связанные с материальной ответственностью, не единолично, то между  работниками должны быть распределены и зафиксированы обязанности по обслуживанию ценностей. В противном случае могут возникнуть проблемы при взыскании ущерба с виновных лиц. 

    В ходе проведения инвентаризации контролирующими  органами проверяются своевременность  оформления имеющихся у материально ответственных работников документов, а также записей в книгах или карточках складского учета. Выясняют, нет ли на складе неучтенных излишков материалов и сырья, которые могут возникать в результате замены сырья при изготовлении готовой продукции, обвеса, обсчета, оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.

    Практика  проведения такого рода проверок показывает, что при злоупотреблениях неучтенные излишки материальных ресурсов обычно хранятся отдельно, поэтому при обследовании склада их можно обнаружить. В связи с этим бухгалтерским службам бюджетных учреждений необходимо обратить особое внимание на места складирования старых, неиспользуемых, непригодных ценностей. Регулярные осмотры таких мест помогут избежать неприятностей при проверке.

    Важным  условием предупреждения хищений материальных ресурсов является организация пропускной системы на территории их хранения. При контроле проверяются книги  регистрации, пропусков, журналы взвешивания  грузов на автомобильных весах, сообщения охранников-контролеров и органов милиции о вывозе и выносе с территории организации материальных ресурсов без должного оформления, приказы (распоряжения) о принятых мерах по устранению выявленных нарушений и т.п. После обследования склада ревизоры могут непосредственно осуществлять контрольные проверки поступления материальных ресурсов и их вывоза, контрольные инвентаризации отдельных материалов и сырья.

    Проверка  складского хозяйства и сохранности  материальных ценностей одновременно с последующей документальной проверкой дает возможность сделать обоснованные выводы о целостности ресурсов. 

Объект  проверки и процедуры ее проведения 

    Проверка  сохранности основных средств и  материальных запасов, как правило, проходит по следующим направлениям (рис. 4). 

Объекты проведения проверки сохранности основных средств

и материальных запасов контролирующими органами 

               ┌──────────────────────────────────────────┐

               │        Объект проведения  проверки        │

               └─┬──────────────────────────────────────┬─┘

                \│/                                    \│/

┌────────────────┴──────────────────┐ ┌─────────────────┴─────────────────┐

│         Основные средства         │ │        Материальные запасы        │

└──────────────────────────────────┬┘ └┬──────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────┼┐ ┌┼──────────────────────────────────┐

│  ┌─────────────────────────────┐  ││ ││ ┌─────────────────────────────┐  │

│  │Здания, помещения, сооружения│<┤│ │├>│  Медикаменты и перевязочные │  │

│  └─────────────────────────────┘  ││ ││ │           средства          │  │

│  ┌─────────────────────────────┐  ││ ││ └─────────────────────────────┘  │

│  │    Машины и оборудование    │<┤│ ││ ┌─────────────────────────────┐  │

│  └─────────────────────────────┘  ││ │├>│       Продукты питания      │  │

│  ┌─────────────────────────────┐  ││ ││ └─────────────────────────────┘  │

│  │    Транспортные средства    │<┤│ ││ ┌─────────────────────────────┐  │

│  └─────────────────────────────┘  ││ │├>│    Строительные материалы   │  │

│  ┌─────────────────────────────┐  ││ ││ └─────────────────────────────┘  │

│  │       Производственный      │<┤│ ││ ┌─────────────────────────────┐  │

│  │  и хозяйственный инвентарь  │ ││ │├>│       Мягкий инвентарь      │  │

│  └─────────────────────────────┘  ││ ││ └─────────────────────────────┘  │

│  ┌─────────────────────────────┐  ││ ││ ┌─────────────────────────────┐  │

│  │   Прочие основные средства  │<┘│ │└>│  Прочие материальные запасы │  │

│  └─────────────────────────────┘  │ │  └─────────────────────────────┘  │

└───────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────────┘ 

Рисунок 4 

    При инвентаризации зданий, сооружений и  другой недвижимости ревизор начинает свою работу с проверки правоустанавливающих документов на занимаемое нежилое помещение и земельный участок, проверки наличия документов, являющихся основанием постановки указанных объектов на баланс учреждения.

    Данные  по земельным участкам, находящимся в оперативном управлении учреждений, сверяются с данными государственного кадастрового учета, зафиксированными в выписках из государственного земельного кадастра, а также в предусмотренных законом случаях, копиях хранящихся в кадастровом деле документов.

    При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым  в регистрах бюджетного учета  отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

    Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они  построены, объем (по наружному или  внутреннему обмеру), площадь (общая  полезная площадь), число этажей (без  подвалов, полуподвалов и т.п.), год  постройки и т.д.

    В практике ревизора имеют место случаи, когда в бюджетном учете не отражаются работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и т.п.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов). Это обстоятельство классифицируется ревизором как искажение данных бюджетной отчетности.

    При инвентаризации машин и оборудования, транспортных средств, производственного  и хозяйственного инвентаря контролирующие органы обращают внимание на наличие  и состояние технических паспортов и другой документации. Зачастую эти документы находятся в ненадлежащем виде либо отсутствуют в учреждении. При этом возникают ситуации, когда в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. N 25н (далее - Инструкция N 25н), комплексу объектов основных средств присвоен один инвентарный номер, но на одной из составных частей комплекса номер отсутствует. В инвентарной карточке данные о составных частях также отсутствуют. В этом случае доказать отсутствие излишков и принадлежность составной части к комплексу поможет технический паспорт основного средства. Именно поэтому бюджетным учреждениям необходимо более ответственно относиться к хранению указанной выше документации.

    Особое  внимание следует обратить на объекты основных средств, не используемые организацией и находящиеся длительное время в заводской упаковке. Фондоотдача таких объектов равна нулю, соответственно, расходы на приобретение таких основных средств являются нерациональными.

    При инвентаризации материальных запасов  ревизор проверяет прежде всего  правильность ведения аналитического учета. Так, каждое материально ответственное  лицо обязано вести книги учета, где фиксируются приход, расход материальных ценностей и выводятся их остатки на конец месяца. Книги учета должны быть установленного образца, прошнурованы, пронумерованы и проверены бухгалтерской службой учреждения. В практике ревизионных служб нередки случаи, когда книги либо не ведутся, либо ведутся неверно. Так, данные в книги учета вносятся несвоевременно, отсутствует контроль со стороны бухгалтерии, что приводит в лучшем случае к расхождениям между данными книг, бюджетного учета и фактическим наличием материальных ценностей, в худшем - к недостаче.

    При проведении инвентаризации медикаментов и перевязочных средств используют Нормы естественной убыли, утвержденные Приказом Минздрава России от 13 ноября 1996 г. N 375. При этом встречаются случаи списания естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения при отсутствии потерь.

    При инвентаризации спирта допускаются  расхождения между журнальными  остатками спирта (за вычетом начисленных  потерь при хранении и перемещении) и результатами замеров не более 0,2 процента от количества спирта по учтенным данным. Проверка наличия спирта путем измерения оформляется актом по форме N П-27. Зачастую в организациях здравоохранения в нарушение Инструкции по приемке, хранению, отпуску, транспортированию и учету этилового спирта (утв. Минпищепромом СССР 25 сентября 1985 г.) обязательные внезапные проверки не проводятся, акты не оформляются.

    В учреждениях здравоохранения и  детских учреждениях, где имеются  продукты питания, наряду со снятием  остатков в кладовой проверяется  правильность и полнота отпуска  продуктов на кухню. В процессе ревизии 1 - 2 раза внезапно, до начала работы кухни, проводится проверка соответствия фактического количества продуктов, переданных на кухню, количеству, указанному в накладной, с учетом количества довольствующихся. Также в ходе инвентаризации осуществляется проверка соблюдения норм списания продуктов питания по меню, контрольное взвешивание готовых блюд. Параллельно с инвентаризацией проводится проверка аналитического учета продуктов питания, при которой запрашиваются следующие документы: оборотные ведомости, накопительные ведомости по приходу и расходу продуктов питания, меню.