Автоматизированная система документооборота на примере ООО «Курьер-групп Екатеринбург»

Данная программа автоматизации  ООО «Курьер-групп Екатеринбург» соответствует текущим потребностям предприятия и по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации может изменяться.

Фирма "1C" выпускает набор типовых решений, ориентированных на массовые типы предприятий. Основные задачи автоматизации, решаемые тиражными прикладными решениями:

1C Предприятие: Бухгалтерский учет позволяет автоматизировать:

      Бухгалтерский и налоговый учет в полном соответствии с национальным законодательством;

      Учет основных средств и расчет амортизации;

      Формирование налоговой, бухгалтерской и другой регламентированной отчетности в различные органы;

      Бухгалтерский учет и контроль смет расходов бюджетных организаций в полном соответствии с законодательством и ведомственными инструкциями;

      Сбор сводной отчетности бюджетных организаций

1C Предприятие: Складской, торговый, учет производства:

      Автоматизация складского учета, анализ состояния складов, контроль движения товарно-материальных ценностей;

      Управление номенклатурой товаров, продукции и услуг, включая автоматизацию ценообразования, составление сложных калькуляций, учет сложных комплектов и изделий;

      Управление торговой деятельностью и автоматизация торгового документооборота;

      Анализ эффективности торговой деятельности и прогнозирование продаж;

      Автоматизация расчетов с контрагентами, анализ состояния и динамики взаиморасчетов;

      Управление комиссионной торговлей от лица комитента и комиссионера;

      Расчет себестоимости продукции и анализ экономической эффективности производственной деятельности;

      Управление производством, включая незавершенное производство, многопередельное производство, обработку давальческого сырья;

      Учет заказов от покупателей, внутреннее планирование выпуска продукции, контроль исполнения заказов;

      Планирование и контроль выполнения заказов на закупку продукции.

1C Предприятие: Расчет зарплаты и кадровый учет:

      Расчет зарплаты и кадровый учет включает практически полный способов набор начислений, удержаний, выплат и компенсаций с учетом национальной и местной специфики.

1C Предприятие: Задачи планирования и финансового анализа:

      Планирование, управление и анализ финансовых результатов деятельности предприятия (бюджетирование, планирование финансовых показателей, сравнение плановых и фактических показателей за различные периоды).

Возможности платформы позволяют создавать и использовать индивидуальные конфигурации, как разработанные на базе типовых (фирмы "1С") или специализированных отраслевых решений, так и созданные "с нуля".

Оболочка системы " 1C Предприятие 7.7" подразделяется на версии:

      Локальная базовая

      Стандартная версия (только для компоненты «Бухгалтерский Учет»)

      Локальная ПРОФ

      Сетевая 3-хпользовательская

      Сетевая на неограниченное количество пользователей

ООО «Курьер-групп Екатеринбург» использует сетевую версию SQL.

Сетевая версия «1C Предприятие» обеспечивают следующие возможности:

      одновременная работа нескольких пользователей с одной информационной базой,

      автоматическое обновление информации на экране при изменении ее другими пользователями,

      мониторинг работы пользователей.

Версии 1C Предприятие для SQL обладают большей надежностью и сбоеустойчивостью. Они позволяют работать с приемлемой скоростью с базами данных такого объема, с которыми обычная (файл - серверная) система работать просто не сможет. Кроме того, работоспособность SQL версии менее зависит от количества одновременно работающих с БД пользователей.

Вводимая пользователями информация хранится в базах данных (БД). Структура базы данных называется конфигурацией БД. Платформа " 1c Предприятие" позволяет работать с неограниченным количеством БД одной, либо разных конфигураций. Ввод и обработка информации БД производится с помощью оболочки системы.

Оболочка может включать в себя 3 основных компоненты и одну дополнительную (Управление Распределенными Информационными Базами (УРИБ)). Наличие той или иной компоненты позволяет использовать определенные объекты базы данных для ведения учета. Компоненты ориентированы на решение некоторого спектра задач и могут использоваться как отдельно, так и в сочетании друг с другом.

Компонента «1C: БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ» может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета. Разнообразные и гибкие возможности данной системы позволяют использовать ее и как простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования бухгалтерской и налоговой отчетности. Учет в компоненте основан на принципе двойной записи.

Конфигурация 1С:Торговля и склад 7.7 предназначена для автоматизации учета в организациях, занимающихся оптово-розничной торговлей. Конфигурация позволяет вести учет наличия и движения товаров, состояния взаиморасчетов с контрагентами, подключать торговое оборудование. Состав конфигурации зависит от текущего законодательства и различных нормативных документов, регламентирующих ведение учета.

В конфигурации ведется единый учет торговых операций. Данные, получаемые в результате проведения документов оцениваются в валюте управленческого учета (обычно - это доллары США), и в валюте бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет в конфигурации ведется в разрезе собственных юридических лиц. Управленческий - в разрезе признаков управленческого учета (управленческая аналитика может применяться для разделения всех остатков и движений ТМЦ, денежных средств и т.д.) по типам учета, структурным подразделениям или по направлениям деятельности. Управленческий учет ведется в разрезе фирм, а не по компании в целом. Взаиморасчеты с контрагентами также введутся в разрезе фирм.

Метод расчета себестоимости, параметры учетной политики и налогообложения назначаются для собственного юридического лица.

В системе поддерживается ведение многовалютного учета, при проведении документа сумма будет одновременно зафиксирована в трех валютах: в валюте взаиморасчетов, определяемой в договоре контрагента, в валюте управленческого учета и в валюте бухгалтерского учета.
В справочнике "Номенклатура" могут хранится номенклатурные позиции разных видов: сырье, п/фабрикат, топливо, зап.часть, инвентарь, тара, услуга, ТМЦ(прочее).

Остатки ТМЦ могут храниться на любом количестве складов. Для каждого склада может быть назначено материально-ответственное лицо (МОЛ). В конфигурации отдельно ведется учет на оптовых и розничных складах. Учет на розничных складах ведется только по розничным ценам.

В конфигурации ведется сквозной учет заявок покупателей.

В системе реализованы операции сборки комплектов, при этом на склад приходуется заданное количество номенклатурных позиций и списывается со склада набор из составляющих комплекта. Комплектующие списываются по себестоимости. Операция разукомплектации производит списание со склада комплекта и оформляет поступление обратно на склад комплектующих.

При работе с подотчетными лицами ведется список сотрудников, фиксируется выдача денег под отчет, оформляется авансовый отчет, учет выплат подотчетным лицом контрагенту за поставленные ТМЦ с автоматическим погашением долга перед поставщиком.

Итоговую информацию в конфигурации можно получить как в валюте бухгалтерского учета, так и управленческого учета. Отчеты могут выводится с определенной степенью детализации, т.е. могут выводиться как итоговые данные, так и данные в разрезе оформленных документов (с учетом документов, образующие партии), отбор данных по широкому набору условий.

В конфигурации предусмотрена возможность интеграции с бухгалтерским учетом: на основе документов, оформленных в конфигурации, можно сформировать проводки в 1С:Бухгалтерию 7.7. Отчет о бухгалтерских проводках по каждому документу можно просмотреть в любой момент. Пользователь может настраивать схему бухгалтерских проводок по торговым операциям.

Заключение

В ходе прохождения практики было выполнено:

1.      Изучение системы документооборота организации;

2.      Изучение автоматизированной системы документооборота 1C;

3.      Изучить организацию локальной компьютерной сети.

4.      Изучение взаимодействия по документообороту между подразделениями компаниями.

Программа автоматизации документооборота ООО «Курьер-групп Екатеринбург» способна комплексно решить задачи по автоматизации делопроизводства, архивной обработке документов, а также по созданию, движению, маршрутизации документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению.

Список литературы

1.      Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2008. – 560 с.

2.      Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2008. – 408 с.

3.      Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. - 592 с.

4.      Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2008. 592 с.

Приложение 1

Организационная структура ООО «Курьер-групп Екатеринбург»

25