Автоматизированная система документооборота на примере ООО «Курьер-групп Екатеринбург»

Санкт-Петербуржский университет водных коммуникаций

ОТЧЕТ ПО ПРАКТИКЕ

ООО «Курьер-групп Екатеринбург»

Екатеринбург

2011

Содержание

Введение …………………………………………………………………………..3

1. Характеристика предприятия……………....…………………………………4

2. Организация документооборота ……………….……………………………..6

3. Анализ технических средств……………………………………………...….14

4. Автоматизированная система документооборота …………..……………...19

Заключение ………………………………………………………………………25

Список литературы ……………………………………………………………...26

Приложение ……………………………………………………………………...27

Введение

В настоящее время на большинстве российских предприятий документооборот в виде (договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

Таким образом, возникает потребность в эффективном управлении электронными документами, которая в свою очередь и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы называют Electronic Document Management Systems (EDMS).

Цель практики: ознакомление с системой документооборота в ООО «Курьер-групп Екатеринбург».

Задачи практики:

1.      Дать характеристику организации, ее организационной структуры;

2.      Изучить систему документооборота организации;

3.      Исследовать организацию локальной компьютерной сети в организации;

4.      Изучить систему автоматизированного документооборота организации.

1. Характеристика предприятия

ООО «Курьер-групп Екатеринбург» - производственное предприятие созданное в 2008 году на базе торговой макаронной компании «Макстори» (до ноября 2010 года  - «Продкомпани-М»). «Макстори» существует на продуктовом рынке с 1998 года и является одним из крупнейших поставщиков мяса по Уральскому Федеральному округу. В 2003 году компания успешно реализовала проект по выводу на российский рынок новых видов макаронной продукции, став дилером нескольких зарубежных макаронных фабрик.

Тщательно изучая потребителей макаронных изделий, специалисты завода макаронных изделий пришли к выводу, что культура потребления с 2003 по 2008 года сильно изменилась. Однотипные макароны сменились знаменитыми итальянскими брендами, чьи макароны можно купить в любом магазине и которые стали образцом качества, вкуса и широты ассортиментной линейки. Но, несмотря на высокое качество итальянских брендов, полностью удовлетворить потребности российского рынка итальянские макароны не в состоянии. Во-первых, итальянские производители предлагают на продажу традиционно европейский ассортимент макаронных изделий, ориентируясь на европейский рынок, в то время как в нашей национальной культуре существует немало интересных блюд из макарон и лапши, таких как бесбармак, лагман, ингредиенты к которым европейские комбинаты макаронных изделий не производят. Во-вторых, в результате высоких таможенных пошлин цена продажи макарон из Италии неоправданно завышена.

Эти исследования послужили толчком для реализации следующего проекта «Макароны-Макстори» - создания собственного высокотехнологичного производства и собственной торговой марки, которая будет удовлетворять самым взыскательным вкусам покупателей по качеству, ассортименту и цене. Теперь купить макароны Макстори можно как в Екатеринбурге, так и в более чем 60 регионах России - в 2008 году появилась «Евро Азиатская Макаронная Компания» и Торговая марка «Макстори» - российский продукт, ориентированный на российский рынок, не уступающий по своим качественным характеристикам итальянским макаронам.

Идейная ценность Торговой Марки макарон «Макстори» состоит в том, что она призвана возродить главную ценность любого общества – Человека и его приверженность культурным и семейным традициям. А так же поддержать политику Российского государства, направленную на развитие отечественного производителя.

Уникальные свойства продукции ТМ «Макстори» состоят в том, что нетрадиционная форма макарон позволяет использовать их как основной ингредиент при приготовлении вкусных и интересных блюд.

Компания «Макстори» – высокотехнологичное, ориентированное на международные стандарты качества, производство макаронных изделий. Изготовление макаронных изделий «Макстори» осуществляется за счет методов выпрессовывания и раскатки на итальянской высокотехнологичной линии компании «Ла-Монфирино». Макаронное производство «Макстори» - это, прежде всего, мука высшего сорта (дурум) и очищенная вода.

Собственный автопарк - 25 грузовых машин, работающих по доставке товара клиентам.

Штат торговых представителей, включая филиал в Нижнем Тагиле - 50 человек.

Клиентская база - более 2000 торговых точек и оптовых клиентов Екатеринбурга, Свердловской области и Уральского Региона.

2. Организация документооборота

Управление ООО «Курьер-групп Екатеринбург» - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис. 1).

Рис. 1. Схема документационного обеспечения управления ООО «Курьер-групп Екатеринбург»

ООО «Курьер-групп Екатеринбург» имеет иерархическую систему документооборота:

Информационные базы объектов, входящих в иерархическую систему управления ООО «Курьер-групп Екатеринбург», информационно независимы и включают следующие разделы: таблицы данных классификаторов и справочников, совокупность описаний регламентированных документов системы, архив данных документоооброта и таблицы данных функциональных задач.

Все операции с системой документоооборота ООО «Курьер-групп Екатеринбург», выполняемые персоналом органов управления, в том числе формирование, ввод информации, просмотр, осуществляются на основе утвержденных бланков документов.

Основные документопотоки в ООО «Курьер-групп Екатеринбург»:

1.      поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

2.      потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

3.      поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Обмен информацией между объектами системы ООО «Курьер-групп Екатеринбург» независимо осуществляется транспортными базы данных унифицированной структуры. Транспортная база данных служит только для транспортировки данных и не является сегментом базы данных какого-либо объекта.

Описание электронного документа включает:

1.      бланк документа (текстовый файл, формируемый текстовым редактором);

2.      список регистрационных характеристик документа (для системы каталогизации);

3.      список и характеристики полей данных (в том числе их местоположение в бланке);

4.      комментарии к полям документа;

5.      схему связи полей документа со справочниками и классификаторами базы данных;

6.      схему отношений полей данных в документе (при наличии в документе иерархических таблиц и логически связанных полей);

7.      список рубрик (разделов) документа;

2.      схему контроля значений полей документа;

3.      схему формирования исходного состояния полей документа на основе информации, имеющейся в базе данных или присутствующей в других электронных документах;

4.      схему связи полей документа с базой данных функциональных задач.

В ООО «Курьер-групп Екатеринбург» смешанная форма, так часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения.

Так часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов ООО «Курьер-групп Екатеринбург» включает следующие этапы:

1.      Подготовка исполнителем проекта документа.

2.      Согласование (визирование) проекта документа.

3.      Доработка проекта документа по замечаниям.

4.      Повторное визирование документа.

5.      Подписание документа руководителем.

6.      Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).

7.      Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).

8.      Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Отправка документа производится в тот же день или, в крайнем случае, – на следующий день.

Движение внутренних документов ООО «Курьер-групп Екатеринбург» на стадии подготовки и оформления организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования - аналогично движению поступающих документов.

Рис. 1. Система документооборота ООО «Курьер-групп Екатеринбург»

Организация документооборота в операции «отгрузка товара по заказу» (рис. 2.).

Рис. 2. Организация документооборота в операции «отгрузка товара по заказу»

Регистрация документов ООО «Курьер-групп Екатеринбург» – важная составляющая организации работы с документами.

Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Регистрации подлежат все документы ООО «Курьер-групп Екатеринбург», требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

Существует также категория нерегистрируемых документов ООО «Курьер-групп Екатеринбург», это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д. Однако часть входящих документов ООО ООО «Курьер-групп Екатеринбург» регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.

Так, в перечень нерегистрируемых документов ООО «Курьер-групп Екатеринбург» включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт зафиксирован в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ ООО «Курьер-групп Екатеринбург» единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.