Автоматизированная система документооборота на примере ООО «Курьер-групп Екатеринбург»

Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года. 

К организационным документам ООО «Курьер-групп Екатеринбург», как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

В ООО «Курьер-групп Екатеринбург» используется электронная форма регистрации.

ООО «Курьер-групп Екатеринбург» использует компьютерную программу по делопроизводству, регистрирует документы на электронных карточках, в ООО «Курьер-групп Екатеринбург» создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами ООО «Курьер-групп Екатеринбург» их движение и использование контролируется для обеспечения поиска документов, предотвращения случаев их утраты, выявления случаев невыполнения обязательных действий, ведения мониторинга использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

В ООО «Курьер-групп Екатеринбург» выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми ООО «Курьер-групп Екатеринбург». Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам ООО «Курьер-групп Екатеринбург» для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся системе ДОУ ООО «Курьер-групп Екатеринбург» применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов ООО «Курьер-групп Екатеринбург» позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Основным нормативным документом ООО «Курьер-групп Екатеринбург», регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции находят отражение следующие вопросы:

1.      кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

2.      какие документы ставятся на контроль;

3.      этапы контроля исполнения документов;

4.      сроки исполнения документов;

5.      формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

6.      отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

7.      ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

8.      основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

9.      обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

10. информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ ООО «Курьер-групп Екатеринбург», зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, сказываются и на всей деятельности организации.

3. Анализ технических средств

Локальная (компьютерная) сеть в настоящей момент является неотъемлемой частью любого современного офиса, где нужна оперативность, быстрый и централизованный доступ к различной информации, а также где ценят время и деньги. В то же время локальные (компьютерные) сети - сложные структурированные кабельные системы, в составе которых функционирует множество компонентов. В ООО «Курьер-групп Екатеринбург» организована сеть с выделенными файловым, Интернет, SQL и Firewall серверами, так как  число компьютеров больше 20 (рис. 1). Данная конфигурация предназначена для организации сетевых ресурсов (общих документов, принтеров, баз данных) на выделенном сервере в сети, а также для организации безопасного выхода в Интернет.

SQL сервер позволяет ускорить работу объемных баз данных. Firewall сервер позволяет повысить уровень защиты внутренней сети от атак из интернет.

Рис. 1. Схема локальной сети ООО «Курьер-групп Екатеринбург»
 

Локальная вычислительная сеть (ЛВС, LAN - Local Area Network) — это совокупность аппаратного и программного обеспечения, позволяющего объединить компьютеры в единую распределенную систему обработки и хранения информации. К аппаратному обеспечению можно отнести компьютеры, с установленными на них сетевыми адаптерами, повторители, концентраторы, коммутаторы, мосты, маршрутизаторы и др., соединенные между собой сетевыми кабелями. К программному обеспечению можно отнести сетевые операционные системы и протоколы передачи информации. Расстояние между компьютерами объединяемыми в ЛВС обычно не превышает нескольких километров, что связано с затуханием электрического сигнала в кабелях. Технология виртуальных частных сетей (VPN - Virtual Private Network) позволяет через Internet или линии телефонной связи объединять в единую ЛВС несколько ЛВС разнесенных на тысячи километров, однако это скорее именно объединение сетей и термин ЛВС здесь не достаточно точен.

Локальная  (компьютерная) сеть ООО «Курьер-групп Екатеринбург» обеспечивает:

1.      Передачу файлов. Во-первых, экономится бумага и чернила принтера. Во-вторых, электрический сигнал по кабелю из отдела в отдел движется гораздо быстрее, чем любой сотрудник с документом.

2.      Разделение (совместное использование) файлов данных и программ. Отпадает необходимость дублировать данные на каждом компьютере. В случае если данные бухгалтерии одновременно нужны дирекции, планово-экономическому отделу и отделу маркетинга, то нет необходимости отнимать время и нервы у бухгалтера, отвлекая его от калькуляции себестоимости каждые три секунды. Кроме того, если бухгалтерию ведут несколько человек, то 20 независимых копий бухгалтерской программы и соответственно 20 копий главной книги (1 человек занимается зарплатой. 2-ой материалами и т.д.) создали бы большие трудности для совместной работы и невероятные трудности при попытке объединить все копии в одну. Сеть позволяет бухгалтерам работать с программой одновременно и видеть данные, вносимые друг другом.

3.      Разделение (совместное использование) принтеров и другого оборудования, что значительно экономит средства на приобретение и ремонт техники, т.к. нет никакой необходимости устанавливать принтер у каждого компьютера, достаточно установить сетевой принтер.

4.      С использованием электронной почты помимо экономии бумаги и оперативности доставки, исключается проблема недоставки писем.

5.      Координация совместной работы при совместном решении задач, каждый может оставаться на рабочем месте, но работать "в команде". Для менеджера проекта значительно упрощается задача контроля и координирования действий, т.к. сеть создает единое, легко наблюдаемое виртуальное пространство с большой скоростью взаимодействия территориально разнесенных участников.

6.      Упорядочивание делопроизводства, контроль доступа к информации, защита информации. Чем меньше потенциальных возможностей потерять (забыть, положить не в ту папку) документ, тем меньше таких случаев будет. В любом случае, гораздо легче найти документ на сервере (автоматический поиск, всегда известно авторство документа), чем в груде бумаг на столе. Сеть также позволяет проводить единую политику безопасности на предприятии, меньше полагаясь на сознательность сотрудников: всегда можно четко определить права доступа к документам и протоколировать все действия сотрудников.

Подобно тому как Windows NT является базовой операционной системой, на которой работают приложения BackOffice, Microsoft SQL Server для Windows NT является основным средством обработки больших объемов информации в масштабе предприятия. Новая версия SQL Server значительно расширена для повышения производительности СУБД, упрощения администрирования, повышения надежности и скорости обработки данных.

ООО «Курьер-групп Екатеринбург» становиться все более динамичной. Это необходимо для быстрой реакции на меняющиеся условия ведения бизнеса. Все более активно идет процесс децентрализации принятия решений, а стремление повысить продуктивность принятия решений ведет к упрощению процедур реализации различного рода идей. Для создания средств поддержки подобного рода изменений ООО «Курьер-групп Екатеринбург» обращается к технологиям распределенной обработки информации. Эти технологии позволяют размещать данные как можно ближе к пользователям, которым информация необходима для принятия важных решений.

Microsoft SQL Server 6.0 -специально разработана для удовлетворения требований, предъявляемых системами распределенной обработки данных (таких как тиражирование данных, параллельная обработка, поддержка больших баз данных (БД) на относительно недорогих аппаратных платформах, сохраняющая простоту управления и использования). Сервер имеет средства удаленного администрирования и управления операциями, организованные на базе объектно- ориентированной распределенной среды управления. Новые возможности, такие как OLE Automation и средства программирования административных задач на языке Visual Basic for Applications, обеспечивают интеграцию с приложениями, работающими на ПК. По-прежнему Microsoft уделяет очень большое внимание соответствию своих продуктов существующим промышленным стандартам, что отразилось в расширенной поддержке ANSI SQL и ODBC.

Microsoft SQL Server 6.0 входит в состав семейства Microsoft BackOffice, объединяющего пять серверных приложений, разработанных для совместного функционирования в качестве интегрированной системы. Она позволяет пользователям повысить производительность процесса принятия решений средствами систем, базирующихся на архитектуре клиент-сервер. Кроме того, Microsoft SQL Server 6.0 завершает линию средств разработки, включающих Microsoft Access, Visual FoxPro®, Visual Basic и Visual C++™.

Набор расширенных хранимых процедур SQL Server включает процедуры работы с почтовыми ящиками. Сервер может получить указание прочесть текущую почту и обработать ее (лучше всего это задание оформить как периодически выполняемую задачу). В сообщении размещается вызов хранимой процедуры или набор команд T-SQL. Сервер читает текст сообщения и выполняет размещенные в нем команды. Результат исполнения присоединяется к письму, посылаемому в ответ, в виде текстового файла или файла в формате CSV (поля, разделенные запятыми), который можно непосредственно "взять" в электронную таблицу или импортировать в базу данных. Естественно, возникает вопрос о предохранении данных от несанкционированного доступа. Ограничение числа лиц, которые могут получать таким образом информацию, может быть организовано различным образом, и тут необходимо позаботиться о защите доступа как со стороны SQL Server, так и со стороны ПО, занимающегося отправкой почты. Для каждого пользователя, который посылает запросы на сервер, можно завести соответствующий набор прав, которые смогут эффективно ограничить диапазон действий, позволительных для него.

Каждому пользователю, зарегистрированному на сервере, можно назначать самые разнообразные права - от права делать выборки из тех или иных таблиц и исполнения хранимых процедур до права на модификации или выборки из конкретного поля конкретной таблицы. SQL Server способен "понять", кто пишет письмо. Можно также ограничить обрабатываемую почту только письмами, которые имеют определенный текст в разделе Subject. Все это вместе взятое позволяет утверждать, что если в организации четко соблюдается дисциплина хранения и назначения паролей, то риск несанкционированного доступа к конфиденциальной информации может быть сведен до минимума. Кроме того, на электронную почту можно возложить обязанности по получению/передаче только безобидной информации, доступ к которой не нуждается в серьезной защите.

4. Автоматизированная система документооборота

В ООО «Курьер-групп Екатеринбург» используется программа автоматизации документооборота, склада, торговли, управления персонала «1C Предприятие».

1C Предприятие - это набор прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Система программ позволяет решать различные задачи учета и управления на предприятиях независимо от их профиля.