Автоматизация бухгалтерского учета – основа эффективного управления

ГЛАВА 6. Математическое описание алгоритма расчетов и описание последовательности техники операций 

     Как и любую другую операцию в системе Windows вызов программы можно осуществить  разными способами. Наиболее распространенный отыскать пиктограмму (иконку), обозначающую программу «1С Бухгалтерия» (ее изображение  вы видите в начале абзаца), и дважды щелкнуть по ней мышью Обычно эта  пиктограмма находится в отдельном  групповом окне «1С: Бухгалтерия», куда она помещается автоматически после  инсталляции, хотя программист, работающий на машине, мог переместить ее в  любое другое окно.

     В верхней части экрана находился  строка заголовка окна. Следующая  строка содержит главное меню программы, под ней расположена линейка  пиктограмм для наиболее часто применяемых  функций. И иже этих строк размещается  главное рабочее окно программы. В этом окне в процессе работы с  программой можно раскрывать другие окна - с бухгалтерскими документами, для ведения диалога и настройки  программы, но вначале это окно пустое.

     Прежде  чем начать знакомство с реализацией  профессиональных функций, рассмотрим основные технические приемы работы с программой.

     Программа реализует некоторый набор профессиональных и вспомогательных функций. Вызов  требуемой функции осуществляется следующими способами:

     - путем выбора нужного пункта  меню;

     -щелчком  мыши по пиктограмме или но  экранной «кнопке», изображающим  интересующий режим работы,

     - нажатием нужной клавиши или  комбинации клавиш

     Рассмотрим  подробнее названные способы  общения с программой.

     6.1 Работа с меню

     Меню  в программе «1С: Бухгалтерия» - многоуровневое. Первый уровень меню часто называют «Главным меню», его, мы и видим в  верхней части главного рабочего окна. Оно представляет собой строку с наименованиями групп режимов. (рис.5) 

     Рис.5 Главное меню в  системе 1:С 

     В главное меню можно войти, нажав  на клавиатуре клавишу АН или ПО. После выбора режима в главном  меню на экране появится («выпадет») зависимое  подменю, содержащее перечень доступных  функций. (Рис.6) [1, гл. 9]

Распечатать из гот.работы

 

 

 

     

     Далее выбор некоторой функции посредством  меню мы будем обозначать последовательным перечислением выбираемых подпунктов, начиная с главного меню, например «Отчетность - Шахматка». Если некоторый  пункт подменю не является конечным, справа от его катания указывается  значок, что свидетельствует о  наличии следующего уровня меню.

     Следует помнить, что набор функций в  одном и том же подменю может  отличаться в разные моменты работы с программой. Так, в главное меню при работе с экранными формами  документов добавляется новый пункт  «Действия». В зависимости от выполняемой  работы соответствующее ему подменю  содержит разный набор допустимых действий. Ряд пунктов подменю могут  быть записаны бледным шрифтом; это  значит, что выполнение данною действия сейчас бессмысленно (рис.7). 

       

    Рис.7 Выделение возможных и невозможных  команд

    Быстро  переместится к нужному пункту главного меню или подменю можно, нажав  буквенную клавишу, соответствующую  первой буквы названия данного пункта или букве, выделенной подчеркиванием. Так в пункте главного меню «Операции» выделена буква «п. », а в пункте «Отчетность» — «т». Нужный пункт  меню или подменю можно быстро выбрать и без клавиатуры - однократным  щелчком мыши.

    Технология  обработки информации по учету кассовых операций предусматривает выполнение следующих функций, отраженных в  главном меню:

    1. настройка системы;

    2. обработка справочников;

    3. обработка приходящих документов;

    4. получение отчетов и справок;

    5. печатание платежных документов;

    6. сервисные функции и архив. , наименование  предприятия в дальнейшем печатается  в верхней части выходных машинограмм.

    Справочники (база данных учета) подразделяются на:

    • справочники балансовых счетов;

    • справочники организаций;

    • справочники сотрудников;

    • справочники наименований платежных  документов;

    • справочники назначения платежей.

    Справочники разрабатываются до начала расчетов, но могут дополняться в ходе обработки  информации. В справочнике балансовых счетов при обработке информации по счету 50 необходимо проставить остаток  денежных средств в кассе на начало для проведения расчетов, здесь также  проставляются номера журналов-ордеров  и дата начала расчетов. В справочнике  организаций заполняется наименование организации, программно - ее код, если же предполагается печатание платежных  документов на принтере по данной программе, то по каждой организации проставляются  ее реквизиты. Остальные же справочники  заполняются обычно - в диалоговом окне. 

2.   Алгоритм процедуры оформления хозяйственного факта

 

    Учет  кассовых операций осуществляется в  «1С: Предприятии» в конфигурациях: Комплексная, Бухгалтерия, Торговля + Склад  с помощью двух документов - приходный  и расходный кассовые ордера. Вызов  обоих документов можно осуществить  из журнала «Кассовые», который вызывается с помощью меню Операции/Журналы  операций. Затем выбирается нужный документ (приходный или расходный  кассовые ордера) После создания документа  его нужно заполнить здесь  указываются следующие параметры: сумма (от кого получено, кому выдано), корреспондирующий с 50-м счетом.

    При проведении кассовых документов автоматически  создаются проводки. После этого  движение денежных средств по кассе  отражается в стандартных отчетах, предусмотренных в программе. Приходный  кассовый ордер предназначен для  оформления поступления наличных денег  в кассу. Для заполнения поля «Принято от» может использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов для выбора частного лица. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма приходного кассового ордера) (рис.8). При проведении документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском учете. По дебету выступает 50-й счет. 

     

    Рис.8 Печатная форма приходного кассового  ордера в системе программы 1:С  Бухгалтерия

    Расходный кассовый ордер предназначен для  оформления выдачи денег из кассы. При  вводе документа указываются  данные о лице, которому выдаются деньги из кассы, сумма и необходимые  для отражения документа в  бухгалтерском учете данные. Для  заполнения поля «Выдать» может использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный  табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма расходного кассового ордера) (рис.9).

    При проведении документа автоматически  формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском  учете. По дебету выступает указанный  пользователем в накладной корреспондирующий  счет, а по кредиту - 50-й. 

     

     Рис.9 Печатная форма расходного ордера в  системе программы 1:С Бухгалтерия

 

      

     Алгоритм  обработки каждого из хозяйственного факта, поступивших на счета организации (рис.10)

 

     ГЛАВА 7. Выходная информация

    Выходная  информация - это информация, полученная на основе входной информации. Выходная документация включает сводные данные, полученные в результате автоматизированной обработки. Третий этап технологического процесса обработки информации - Основной этап - является завершающим этапом работы с программой и связан с получением полной достоверно сформированной информацией.

    В результате автоматизированной обработки  информации по учету кассовых операций можно получить следующие машинограммы журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки  к журналам-ордерам, расшифровки  к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др. 

    

    

    

 

    

      

    Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения  справки - № счета, вид операции и  период. Для получения справки  по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника. (Рис.12)

    

    Рис.12 Выходная информация по субсчету «Касса организации»

    Подготовка  платежных документов. В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие  документы: платежные поручения, платежные  требования, инкассовое поручение. При  этом реквизиты по организациям в  полном объеме должны быть заполнены  в справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника  и заносится в платежный документ. При формировании платежного документа  сумма платежа прописью заполняется  автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются  сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход  в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши  «Enter». На стандартный лист бумаги можно  вывести два документа.

 

     Глава 8. Обеспечение безопасности учетной информации 

    Бухгалтер должен принимать непосредственное участие в создании компьютерной информационной системы бухгалтерского учета, ставить задачи и контролировать достоверность данных, их соответствие реальным хозяйственным операциям, анализировать бухгалтерскую информацию и исправлять неблагоприятные ситуации.

    Понятие информационной безопасности учетных  данных в узком смысле этого слова  подразумевает:

• надежность работы компьютера;
• сохранность ценных учетных данных;
• защиту учетной информации от внесения в нее изменений неуполномоченными лицами;
• сохранение документированных учетных сведений в электронной связи.

    К объектам информационной безопасности в учете относятся:

    информационные  ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к коммерческой тайне, и конфиденциальную информацию, представленную в виде баз учетных данных^**;

    средства  и системы информатизации – технические  средства, используемые в информационных процессах (средства вычислительной и  организационной техники, информативные  и физические поля компьютеров, общесистемное  и прикладное программное обеспечение, в целом автоматизированные системы  учетных данных предприятий).^*

    Угроза  информационной безопасности бухгалтерского учета заключается в потенциально возможном действии, которое посредством  воздействия на компоненты учетной  системы может привести к нанесению  ущерба владельцам информационных ресурсов или пользователям системы.

    Правовой  режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

1. порядок документирования информации;
2. право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах^**; категорию информации по уровню доступа к ней;
3. порядок правовой защиты информации.

    Основный  принцип, нарушаемый при реализации информационной угрозы в бухгалтерском  учете, - это принцип документирования информации^***. Учетный документ, полученный из автоматизированной информационной системы учета, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.