Автоматизация бухгалтерского учета – основа эффективного управления

    Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости  от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение  учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

    В функциональном аспекте бухгалтерские  системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных  и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос  данных из одной печатной формы в  другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение  к данным и отчетам за прошлые  периоды (вести архив).

    Для того чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему состоянию  бухгалтерского учета на предприятии  и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости  от особенностей учета на предприятии  базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке  должны соответствовать структуре  принятого плана счетов, задающего  основные параметры настройки системы  на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные  нормативы, которые приняты в  текущее время.

    Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский  учет, может пойти по одному из следующих  путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для  изготовления программ из сторонней  организации или купить готовый  программный продукт. В любом  варианте важно определить пути рационального  использования компьютеров или  сетей компьютеров для организации  автоматизированного учета на предприятии  в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы  учета для системы в целом  и для отдельных участков учета.

    Очень важно, чтобы фирма - разработчик  бухгалтерской программы имела  значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует  учитывать то обстоятельство, что  в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом  или консультацией, и за заменой  устаревшей версии на более свежую.

    Надежность  системы в компьютерном плане  означает защищенность ее от случайных  сбоев и в некоторых случаях  от умышленной порчи данных. Как  известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать  защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную  базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить  в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские  системы отвечают этим требованиям.

ГЛАВА 3.Технология применения персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства

    Переход России к рыночным отношениям выдвигает  на первый план проблемы коренной перестройки  учета. Если раньше учетная функция  управления сводилась к прямому  счетоводству и составлению отчетности, то в новых условиях бухгалтер  – это центральная фигура управленческого  персонала, он главный консультант  директора фирмы, аналитик, финансист. Для выполнения новых функций  и, прежде всего, создания учета как  средства управления и регулирования  использование компьютера, а также  современных средств связи и  коммуникаций жизненно необходимо. Неоценимую помощь в этом оказывают системы  автоматизированного учета, позволяющие  сократить время обработки учетных  данных, ликвидировать разрыв во времени  между хозяйственными процессами, получением первичной учетной информации, ее обработкой и выдачей результатной учетной информации, предоставить учетным  работникам компьютерный сервис при  осуществлении их профессиональной деятельности и т.д.

    Для создания учета как средства управления и регулирования жизненно необходимо использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

    В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации или купить готовый программный продукт. В любом варианте важно определить пути рационального использования компьютеров или сетей компьютеров для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков учета.

    Автоматизация управления деятельностью предприятия  невозможна без компьютеризированного  бухгалтерского учета. Именно с него как правило и начинается автоматизация  управления. Бухгалтерский учет необходимо автоматизировать – это понимает любой бухгалтер. Предпосылками  для этого являются:

• Наличие большого объема трудоемких и рутинных работ.
• Задачи бухгалтерского учета решаются по относительно несложным алгоритмам с преобладанием логических и арифметических операций.
• Бухгалтерский учет со времен Луки Пачоли существует как наука со строго определенными элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия.
• Бухгалтерский учет заключается в сплошном и непрерывном отражении хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия.
• Внешние пользователи, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме на машиночитаемых носителях. Приближение российского бухгалтерского учета к международным стандартам, принятый Государственной Думой закон об электронной цифровой подписи только усиливают эту тенденцию.
• В стране налажено обучение бухгалтеров на разных уровнях (техникумы, ВУЗы, институт профессиональных бухгалтеров и проч.), что создает необходимый кадровый потенциал для компьютеризации бухгалтерского учета.
• Наблюдается систематическое снижение стоимости персональных ЭВМ, что делает их применение достаточно эффективным в бухгалтерском учете. Если 20 лет назад необходимо было 100-200 окладов бухгалтера как эквивалент покупки одного компьютера, то в настоящее время достаточно 10-15 минимальных окладов.

    На  рынке существуют десятки тиражируемых бухгалтерских программ, доступных  большинству юридических лиц. Только выбирай!

    К бухгалтерским расчетам можно отнести  решение задач по преобразованию исходных данных в результатные по относительно несложным алгоритмам вычислений. Результатами таких вычислений являются создание периодических отчетов  в регламентном режиме и получении  ответов на текущие запросы в  запросном режиме (рис. 3.1). 

    Рис. 3.1 Основные компоненты информационной технологии обработки учетных данных

    В этой группе расчетов находятся все  информационные задачи бухгалтерского учета. Их особенностями, влияющими  на технологию обработки данных, являются:

1. Каждой фирме предписано законодательством отражение в учете хозяйственных операций. Это необходимо для контроля, анализа принимаемых решений, т.е. создана информационная система бухгалтерского учета и существующая информационная технология.
2. Решение только хорошо структурированных задач, где четко определяются входные и выходные данные, относительно простые алгоритмы решения.
3. Выполнение основного объем работ в автоматизированном режиме с минимальным участием человека.
4. Наличие очень детальных данных, которые подлежат обобщению и систематизации.
5. Акцент на хронологию событий, т.е. их систематизация по мере совершения операций.

    Учетная информация, возникающая в результате деятельности какого - либо объекта, подвергается различным операциям или процедурам. В состав основных информационных процедур входят: сбор и регистрация информации, передача ее, хранение, обработка и  выдача. Для сбора фактической  информации на предприятии производится фактический подсчет материальных объектов (деталей, товаров и др.), получение временных и количественных характеристик работы отдельных  исполнителей. Сбор информации, как  правило, предшествует регистрации  на материальном носителе (бумаге или  диске). Первичные документы заполняются  на бумаге, формируются непосредственно  на персональных ЭВМ, сканируются, передаются по каналам связи и пр. Собранная  и зарегистрированная в подразделениях предприятия информация передается разными способами: посредством  курьера, доставкой с помощью  транспортных средств, дистанционной  передачей по каналам связи. Хранение учетной информации на носителях  вызвано, в основном, накоплением  сообщений до их обработки. Обработка  экономических операций ведется  на ЭВМ и включает выполнение ряда арифметических и логических операций. Результатная информация выдается на печать в виде машинограмм и (или) видеограмм для внешнего и внутреннего  пользователя.

    Группировка и обобщение документальных бухгалтерских  данных осуществляется в учетных  регистрах: карточках, книгах и т.п. В зависимости от видов и порядка  их заполнения образуются формы бухгалтерского учета. Это процесс обработки  учетной информации при различном  сочетании регистров, их взаимосвязи  и последовательность записей в  них.

    Особенности формы бухгалтерского учета зависят  от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа  ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

    На  практике используются различные формы  счетоводства: журнально-ордерная, мемориально-ордерная, журнал-главная (упрощенная форма), автоматизированная (она же таблично-автоматизированная, таблично-матричная, электронная и  т.д.).

    Не  нарушая основные принципы ведения  учета при журнально-ордерной форме  счетоводства возможно получение на компьютерах привычных для бухгалтера регистров аналитического и синтетического учета с небольшими изменениями  их внешней формы. В частности, вместо пронумерованных и прошнурованных книг печатаются отдельные пронумерованные листы, собираемые в конце месяца или года в книги, переставляются отдельные графы в ведомостях, совмещаются два регистра в одном печатном бланке и пр. Определенные изменения происходят и в технологии компьютерной обработки учетных данных – совокупности периодически повторяющихся взаимосвязанных человеко-машинных операций, начиная от создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением накопительных и группировочных регистров синтетического и бухгалтерского учета.

    Характерными  особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы счетоводства являются:

• Децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМах);
• Использование привычной для бухгалтера терминологии, сложившегося в бухгалтерии разделения труда, существовавшего до применения компьютеров аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам и т.п.); журналов-ордеров, листков-расшифровок, вспомогательных ведомостей по дебету счетов, накопительных и группировочных регистров;
• Сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущими журнально-ордерной форме счетоводства.

    Учетные данные в регистры журнально-ордерной формы попадают двумя путями. По массовым и трудоемким учетным операциям (по учету расчетов с рабочими и  служащими, готовой продукции, учету  движения материалов) вначале разрабатываются  вспомогательные разработочные  таблицы (накопительные и группировочные ведомости) по шифрам аналитического учета, а затем формируются из подсчитанных и взаимопроверенных файлов данных сводные массивы итоговых проводок. По первичным документам, не имеющим  массового характера (учет кредитов, фондов, капиталов и т.д.), можно  не разрабатывать вспомогательные  регистры, а периодически формировать  массив аналитических записей (проводок) по любому такому счету с добавлением  записей из листков-расшифровок. На основе сформированных файлов на компьютере ведется сверка данных аналитического и синтетического учета, заполняются  журналы-ордера по дебету счетов синтетического учета, Главная книга, баланс и другие отчетные таблицы (рис. 3.2). 
 
 
 
 
 
 
 

    Рис. 3.2 Принципиальная схема журнально-ордерной формы счетоводства с применением ПЭВМ

    При децентрализации обработки учетных  данных на персональных компьютерах  бухгалтер, не обладая профессиональными  знаниями в области компьютеризации  и программирования, контролирует ход  решения задачи и направляет его, несет персональную ответственность  за качественное решение функциональных задач в полном объеме.

    Наиболее  рациональной формой общения бухгалтера с ПЭВМ является ведение диалога  с помощью "меню", т.е. пакет  программных средств предполагает перечень блоков (модулей) программы, где  каждый модуль выполняет определенные этапы технологического процесса, начиная  от ввода первичных данных и заканчивая составлением различных форм отчетности. В случае каких-либо трудностей в  работе можно воспользоваться справочной и инструктивной информацией. Персональная ЭВМ, выполняя бухгалтерские работы информационного характера, контролирует поступающую на обработку учетную  информацию, выдает на дисплее "подсказки" в виде инструкций, пояснений по выполнению конкретных работ.