Автоматизация бухгалтерского учета – основа эффективного управления

    Создаются предпосылки для использования  ресурсов ПЭВМ на всех этапах учетного процесса: при документировании, систематизации и обобщении информации, а также  ее анализе и использовании. При использовании ПЭВМ появляется возможность выписки документов на компьютере. Файлы условно-постоянной информации (карточки со справочными данными о сотрудниках, нормативы, реквизиты клиентов и пр.) создаются однократно при внедрении проекта, периодически корректируются и совместно с переменной информацией, используемой однократно, формируют базу данных в памяти ПЭВМ.

    При применении мемориально-ордерной или  упрощенной ("Журнал-Главная") форм в условиях применения ПЭВМ предусматривается  изготовление группировочных ведомостей, оборотных ведомостей по аналитическим  счетам, Журнала регистрации хронологических  записей, Главной книги, баланса  и других необходимых регистров. Особенность мемориально-ордерной формы учета состоит в изготовлении мемориальных ордеров на группу однотипных документов с последующим заполнением  печатных форм аналитического и синтетического учета, соответствующих в основном регистрам ручных форм счетоводства.

    При применении упрощенной формы учета  записи ведутся в регистре "Журнал-Главная", левая часть которого предназначена  для хронологических записей, а  правая – для записей операций по дебету и кредиту корреспондирующих  счетов.

    Большинство популярных в настоящее время  программ автоматизации бухгалтерского учета, ориентированных на традиционные формы счетоводства, относятся к  группе программных средств "Проводки – Главная книга – Баланс" (ПГиБ).

    Так как эти работы проводятся по единым правилам на предприятиях всех форм собственности  и любых размеров, то и сами программы  достаточно универсальны и логически  завершены. Создаются они для  реализации, прежде всего, функций синтетического и суммового аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять  небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. В основном, эти программы предназначены  для малого бизнеса, для бухгалтерий  с малой численностью без ярко выраженной специализации сотрудников  по конкретным разделам учета. Отличаются они, главным образом, "глубиной" ведения аналитического учета. Для  ведения сводного учета на крупных  предприятиях либо в небольших организациях с собственным производством  разработчики программных продуктов  ПГиБ предусматривают возможность  ведения аналитического учета, в  отдельных случаях доводя его  до номенклатуры товарно-материальных ценностей. Для малого бизнеса с  упрощенной формой учета полезны  программы, которые в дополнение к синтетическому учету позволяют  вести одно- иногда двухуровневый  аналитический учет. Общим для  этого уровня программных продуктов  является ограниченность программ, специализированных для ведения учета по конкретному  участку как с точки зрения функциональной полноты, так и с  позиций регламентированных инструкциями правил отражения соответствующих  операций и ведения документооборота. Действительно, решая задачи сводного учета, бухгалтер среднего и крупного предприятия не может удовлетвориться  вводом, например, хозяйственной операции: "Начислена заработная плата в  сумме…" За ней стоит множество  трудоемких расчетов, которые нецелесообразно  делать вручную при наличии компьютера.

ГЛАВА 4. Организационно-экономическая сущность и задачи автоматизированной формы бухгалтерского учета 

    Сущность  большинства автоматизированных форм учета заключается в последовательной реализации принципа переноса данных от ввода данных и формирования проводок до выдачи Главной книги и баланса (Пакеты этого класса: “БЭСТ-4”, “1С:Бухгалтерия-7.7”, “1С:Бухгалтерия-8.1”, “1С:Бухгалтерия-8.2”,“Турбо-Бухгалтер” и пр.).

      Все они отличаются в деталях, но имеют общие основные принципы:

• одноразовый и минимальный ввод — многоразовый и максимальный вывод.
• один журнал хронологической записи — множество регистров систематической записи.
• один счет синтетический — множество счетов аналитических.
• отчетная информация в срок — рабочая по запросу.
• автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.
• наличие типовых проводок.
• возможность автоматизированного формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.
• организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.
• Связь оперативного и бухгалтерского учета.
• Систематизация данных первичного учета с целью получения всей необходимой пользователю сводной отчетной информации.
• Обеспечение целостности базы данных.
• Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.

    При выборе программных продуктов для  решения задач бухгалтерского учета  следует принимать экономические  и организационные особенности  предприятия, а также требования, предъявляемые к ППП.

    Основные  из них следующие:

• прохождение тестирования и соответствующей сертификации;
• наличие товарного вида и надежного сопровождения;
• право на получение консультаций (так называемая “горячая линия”);
• модульный принцип построения системы, позволяющей выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;
• одновалютное и многовалютное исполнение;
• органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;
• необходимый уровень детализации аналитического учета;
• простота освоения и удобство системы в работе;
• цена и пр.

    Наиболее  известной программой класса мини-бухгалтерия  является “1С:Бухгалтерия”.

    Программа «1С:Бухгалтерия» является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

    Программа предоставляет возможность ручного  и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным  параметрам проводок.

    Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

    1. план счетов;

    2. список видов объектов аналитического  учета;

    3. списки объектов аналитического  учета (субконто);

    4. констант и т.д.

    На  основании введенных проводок может  быть выполнен расчет итогов. Итоги  могут выводиться за квартал, год, месяц  и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может  выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем  случае не требуется пересчет).

    После расчета итогов программа формирует  различные ведомости:

    1. сводные проводки;

    2. оборотно-сальдовую ведомость;

    3. оборотно-сальдовую ведомость по  объектам аналитического учета; 

    4. карточка счета;

    5. карточка счета по одному объекту  аналитического учета;

    6. анализ счета (аналог главной  книги);

    7. анализ счета по датам;

    8. анализ счета по объектам аналитического  учета;

    9. анализ объекта аналитического  учета по всем счетам;

    10. карточка объекта аналитического  учета по всем счетам;

    11. журнальный ордер.

    В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты  по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме, т. е. не только в виде ведомостей, но и в виде схем, графиков (рис.4.1)

    

    Рис.4.1. Режим формирования произвольных отчетов

    Многооконный  принцип работы позволяет каждый документ открываться в отдельном  экранном окне. Это позволяет бухгалтеру одновременно работать с несколькими  документами, манипулируя ими в  естественной форме, подобно тому, как  он это делает с традиционными  документами, передавая, накладывая, их друг на друга, просматривая параллельно  несколько документов, проводя сверку показателей. Но, что очень важно, бухгалтерские документы информационно  взаимосвязаны, а многооконный режим Windows дает возможность видеть, как  изменение показателей одного документа  отражается на информации других, связанных  с ним документов.

    Графический интерфейс предполагает принципиально  новый уровень общения пользователя с программой. Необходимая функция  или режим работ могут быть выбраны только через традиционные компьютерные меню, но и их графические  образы - пиктограммы или экранные кнопки. Это очень удобно для людей, далеких от компьютерной техники. Кроме  того, при работе с большим числом взаимосвязанных документов чрезвычайно  полезна технология навигации по данным, позволяющая работать, не прибегая к меню или пиктограммам, т.е. дает возможность в процессе просмотра  некоторого бухгалтерского документа, отчета выяснить происхождение любого представленного в нем показателя. Достаточно подвести курсор мыши на заинтересовавший показатель и щелкнуть кнопкой мыши — на экране немедленно развернется  новая форма, поясняющая, из каких  сумм сложился этот показатель. Аналогичным  образом могут быть проанализированы и эти данные, и так до тех  пор, пока не будет достигнут документ источник первичных данных, породивший эту цепочку. Очевидно, нет надобности доказывать бухгалтеру преимущества этой поистине прогрессивной компьютерной технологии. С ее помощью выверка документов превращается в очень удобный и естественный процесс. Не надо рыться в программных меню выбирать в них документы, в которых предположительно содержится ответ на возникший вопрос. Компьютер сам ведет бухгалтера от результатных данных к источникам их возникновения.

ГЛАВА 5. Входная информация 

    Обработка приходящих документов. Выполнение данной функции обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных  документов, приложенных к ним (приходные  и расходные кассовые ордера и  другие документы по счету 50).

    Работа  начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня  по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код  вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов. (рис.11). [4, стр. 358]. После ввода данных и  разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных.

                 Структура входной информации (ввод хозяйствующего факта)

    

    Особенностью  ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование  информации справочников: информация справочников вводится в рабочее  окно с использованием функциональных клавиш.

    После ввода данных по одному кассовому  отчете с его первичных документов перед началом ввода данных следующих  кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной  в первичных документах. 

    Структура входной операции (выписка  из журнала операций)

    

    

      Есть и некоторые особенности разноса информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим счетам позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если же сумма по документу отнесена на разные счета, то после ввода первого номера счета и вида назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную, после вода данной записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу и сумма по счетам должны совпадать. При выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно окно обработки платежных документов. Таким образом, производится автоматизация учета кассовых операций на предприятии.