Аутсорсинг

  Аутсорсінг, на сьогоднішній день, є самостійним  економічним поняттям, що реалізується як інструмент управління підприємством на різних рівнях. Його практичне застосування почалося відносно нещодавно, проте постійно поширюється, що пов’язано, в першу чергу з тим, що даний інструмент дозволяє комплексно та гнучко управляти підприємством, створює для нього ряд переваг, збільшує конкурентоспроможність, тощо.

   Так як  аутсорсінг – це інструмент  управління, що може використовуватися  у багатьох сферах діяльності  підприємства та на різних  рівнях управління, то доцільно розглянути залежність між можливими цілями використання аутсорсінгу на підприємстві та рівнем інтеграції аутсорсінгу в управління, при цьому не меншої уваги потребують питання очікуваного результату  та елементів його забезпечення.

    Аналізуючи  сучасну практику, можна виділити 8 основних цілей, які ставить перед собою фірма при впровадженні аутсорсінгу в процес управління:

1.             Використання аутсорсінгу для  фундаментальної трансформації  підприємства. Тобто, за даної  цілі використання аутсорсінгу підприємство націлене докорінно змінити організацію власної діяльності: змінити власні ключові компетенції, профіль діяльності, створити спільне підприємство або навпаки розформувати існуюче на декілька.

2.             Впровадження стратегічних змін  у компанії на основі використання аутсорсінгу.       Зміна умов співробітництва з основними партнерами, постачальниками, зокрема перехід на аутсорсінгове співробітництво, використання сторонніх організацій для представництва власних інтересів в ключових питаннях – такі зміни в організації слід вважати стратегічними, так як вони впливають на весь бізнес в цілому, на його можливості та потенціал.

3.             Співробітництво з конкурентами  на основі аутсорсінгу. Дана  ціль використання аутсорсінгу  доцільна в умовах жорсткої конкурентної боротьби для спільного, двома або більше підприємствами, протистояння лідеру ринку або завоювання лідируючої позиції за рахунок співпраці. Переважно, об’єктом такого співробітництва є профільні проміжні операції, якими конкуренти обмінюються для створення високоякісної продукції. На практиці, така співпраця дуже часто змінюється поглинанням або об’єднанням підприємств, проте не завжди.

4.             Збільшення кількості нових навичок  та швидкості реагування на  ринкову ситуацію. З посиленням конкуренції кожне підприємство стикається з необхідністю впроваджувати певні зміни, здобувати нові навички, удосконалювати усталені механізми та технології, проте вирішення цих завдань є досить складним і потребує значних коштів і часу. В даному випадку аутсорсінг може використовуватися на всіх рівнях управління (на рівні процесу, підрозділу, всього підприємства) при цьому буде задовольнятися один з найважливіших критеріїв – збереження гнучкості (як організаційної структури, управління так і господарської діяльності) для підприємства.

5.             Довгострокове зниження витрат  та контроль за ними. Однією  з найголовніших переваг аутсорсінгу  вважають зниження витрат внаслідок  його використання, при цьому  в різних джерелах можна зустріти  показники зниження від 20 до 50%. Таке можливе зниження витрат є дійсно бажаним та важливим для кожного підприємства, проте це не єдина перевага використання аутсорсінгу в аспекті управління витратами на підприємстві. Аутсорсінгові угоди майже завжди мають довгостроковий характер.

6.             Покращення організаційної ефективності  підрозділів. З розвитком підприємства, в переважній більшості ускладнюється  його організаційна структура,  збільшується кількість функціональних  підрозділів, виконується більша  кількість процесів – все це ускладнює систему управління підприємством, а отже і впливає на його організаційну ефективність. Для вирішення такої задачі найважливішим фактором успіху є залучення висококваліфікованого персоналу. Проте наявність спеціалізованих компаній, в першу чергу в сфері інформаційних технологій, аудиту, фінансового управління, створюють жорстку конкуренцію в попиті на талановиті кадри.

7.             Поточне зменшення суми витрат. Використання аутсорсінгу для  даних цілей створює систему  переваг, головними з яких є високоякісне виконання проекту та його впровадження спеціалізованими компаніями та їх працівниками; зникає потреба відчуження власних працівників від основної діяльності для впровадження даних проектів; зменшення часу впровадження за рахунок досвіду спеціалізованих компаній, тощо. Водночас, як свідчить практика, повні поточні витрати на впровадження таких проектів більші за плату підприємству аутсорсеру.

8.             Покращення ефективності виконання  конкретної бізнес-функції або процесу. Використання аутсорсінгу в даних цілях має дещо спільне з цілями поточного зменшення поточних витрат, проте в даному випадку зменшення поточних витрат може вступати як ефект отримання якого не є основною метою[5].

     Ведення  бізнесу потребує певного забезпечення та використання сучасних технологій, проте не кожне підприємство може собі дозволити постійне удосконалення бізнес-процесів «в ногу» з розвитком технологій та концепцій. Водночас, спеціалізовані компанії, що виступають аутсорсерами, навпаки, зацікавлені в постійному відслідковуванні нових тенденцій та засобів, створенні пропозиції по наданню послуг по їх впровадженню. Таким чином, на основі аутсорсінгу підприємство забезпечує собі можливість постійного розвитку конкретного бізнес-процесу або функції та покращення ефективності його функціонування. 

3. Застосування аутсорсінгу  на прикладах підприємств 

  Практично кожна вітчизняна компанія використовує маркетинговий аутсорсінг в своїй діяльності. Самостійне виконання всіх маркетингових функцій під силу лише великим підприємствам із-за високих витрат на утримання відповідних служб. Аутсорсінг доступний всім. При цьому необхідно враховувати той факт, що у випадку передачі більшості функцій на аутсорсінг істотно змінюється роль маркетингової служби на підприємстві . Вона трансформується , по суті, в орган, що здійснює координацію між зовнішніми постачальниками і підприємством. Відповідно, змінюються і вимоги до персоналу. Сам відділ стає істотно менше.

  Приймати рішення про передачу тих чи інших функцій на аутсорсінг сьогодні вимушена кожна компанія. У міру посилення конкуренції все більше переваг будуть отримувати ті організації, які концентруються на ключових компетенціях і позбавляються від всього зайвого. В любому випадку жодна компанія не може робити все краще за всіх. А на розвиток неосновних видів діяльності витрачаються дорогоцінні ресурси.

   Передавати на аутсорсінг слідує, перш за все:

• рутинні функції;
• функції, пов’язані з виконанням разових заходів;
• функції, які підприємство не в змозі самостійно виконати якісно;
• функції, які сторонні організації можуть виконати з меншими витратами[5].

   Більшість компаній вже оцінили переваги аутсорсінга із-за високої вартості хороших спеціалістів і активно залучають спеціалізовані фірми для виконання окремих завдань, головним чином, на проведення досліджень і прямих продаж.

     Розглянемо  потреба в аутсорсінгу бухгалтерських послуг. Вона виникає з того, що ведення бухгалтерського обліку вимагає знань усіх особливостей бухгалтерського обліку, податкового законодавства, комп’ютерних систем обліку. Дуже важливо знайти спеціаліста, який би  поєднував всі необхідні якості для адекватного ведення бухгалтерського обліку і контролю грошових потоків на підприємстві. А це – необхідна умова для прийняття ефективних рішень, пов’язаних із оподаткуванням та якісним веденням обліку діяльності підприємства[4].

  Мінлива і недосконала податкова система України, нормативні акти, що важко і неоднозначно трактуються, - усе це утруднює роботу не тільки нових підприємств, але і фірм, що давно працюють на ринку і мають багаторічний досвід роботи. Це може призвести до фінансових втрат, пов’язаних із завищеною сумою податків, що необхідно сплатити, чи до бухгалтерської помилки, і як наслідок, штрафних санкцій.  Щоб цього не трапилось, підприємства вимушені витрачати значні кошти на додаткові консультації, семінари, бухгалтерську літературу, оновлення правових баз. Але і це не надає гарантії того, що бухгалтер професійно підходить до вирішення проблем підприємства.    

  Сторонні  українські організації, які надають  послуги аутсорсингу, забезпечують:

• поточне ведення бухгалтерського обліку по всіх регістрах з використанням автоматизованої системи бухгалтерського обліку;
• розробку облікової політики організації;
• кадровий облік, розрахунок заробітної плати;
• складання внутрішньої документації і звітності;
• складання зовнішньої бухгалтерської звітності: звітів в податкову інспекцію, позабюджетні фонди, органи статистики;
• подачу звітності в податкову інспекцію, позабюджетні фонди, органи статистики;
• вирішення податкових спорів;
• супровід бізнесу.

  Спеціалізована  компанія має достатньо ресурсів, щоб відстежувати всі законодавчі нюанси. Аутсорсінгова компанія має увесь найсучасніший інструментарій. Тобто звіти завжди будуть зроблені вчасно, а працедавцю не потрібно витрачатися на технічне забезпечення бухгалтерії. Крім того, аутсорсінгова компанія бере на себе відповідальність, у тому числі і матеріальну.

   Компанія «Поллі-Сервіс», учасник Консорціуму  «Едапс», повідомила про впровадження на фінансовому ринку України нової унікальної послуги: аутсорсінг персоналізації платіжних карток для банків. Компанія «Поллі-Сервіс» створила самий технологічний в Східній Європі виробничий комплекс – міжбанківське Бюро Персоналізації.

  Один із  перших реалізованих проектів  компанії «Поллі-Сервіс» в даній  сфері оформлення в індивідуальний  подарунковий конверт на автоматизованій упаковочній лінії платіжних карт Ощадбанку для нагородження олімпійських чемпіонів України. Раніше, в цьому році компанія «Поллі-Сервіс» перемогла в тендері на постачання в Ощадбанк 1,3 млн. платіжних карт.

   Розміщуючи  замовлення в Бюро Персоналізації, банк передає його спеціалістам турботу про всі етапи проекту: від розробки карткового дизайну і виготовлення карток до доставки персональних карт з персональними вкладеннями маркетингового змісту. При цьому в пакет гарантій входить і абсолютна безпека даних.  

   Виробничі  потужності Бюро в першу чергу  дозволяють персоналізувати   і упаковувати близько мільйона  карт в місяць (що перевищує  сукупну потребу українських  банків), з можливістю збільшення  виробництва і розширення переліку  послуг. Створення бюро і впровадження послуги аутсорсінгу персоналізації  платіжних карт буде сприяти зростанню кількості банківських карт в Україні і переходу на нові технології – збільшення випуску більш захищених платіжних карт з використанням мікропроцесорних технологій[8].

   Наприклад, в мережі «Приватбанк» використовується нова послуга Contact Center – аутсорсінг чату. Вона застосовується в бізнесі, де нема цілодобового Cale Center, тому важко завжди бути он-лайн й відповідати на запити клієнтів. Для того, хто не хоче втрачати клієнтів і цінить кожний контакт, і  пропонується послуга аутсорсінгу[10].

   Як і в інших компаніях, в компанії «Вересень+» визначальним фактором при застосуванні аутсорсінгу на практиці став людський фактор. Потрібні були люди, які зрозуміють головну ідею Теорії Обмежень та будуть здатні її реалізувати. Саме тому до процесу реорганізації були залучені зовнішні консультанти і застосований так званий управлінський аутсорсінг.

   Навчання новій методиці рідко дає очікувані результати в потрібний час, а цього часу не було. Тут були конкретні задачі та терміни, а гарантувати, що за цей період зміниться свідомість людей, не можливо.

   З досвіду керівника, співробітники зазвичай швидко вивчають, що таке «червона зона», що таке «зелена зона», що таке «динамічний буфер». Проте продовжують працювати по-старому. В таких умовах керівнику важко розібратися, не працює спеціаліст чи не працює методика.

   «Ну, і не треба забувати про закони Мерфі. Бутерброд завжди падає маслом донизу». При впроваджуванні будь-яких новацій завжди виникають якісь несподіванки. А для того, щоб зрозуміти, де виник збій, потрібен досвід.

   Проект мав наступні етапи:

 Серпень - вересень 2008 року. Відбулося поєднання старої на нової системи, налаштування обміну даними. «Керівництво переконалося, що дійсно в систему входять справжні дані. Бо якщо ви візьмете навіть найорганізованішу мережу, то внесення даних заднім числом – стандартне явище. Через це на систему не можна покластися, оскільки завжди має місце збій, на який не можна вплинути. Це явище побороли»,  - пояснює спеціаліст.

 Жовтень – листопад 2008 року. Період проведення переговорів з постачальниками та отримання від них договірних умов. «Договірні умови – це насправді великий секрет постачальників. Ніхто в компанії не міг розказати, за якими правилами веде гру дистриб’ютор. А він же може грати так, що компанія суттєво недоотримуватиме! Тому пішло дійсно багато часу на те, щоб зв’язатися з партнерами та пояснити їм, як тепер відбуватиметься робота», - розказує консультант.

 Листопад – грудень 2008 року. Це – період внутрішніх змін, коли після декількох спроб домовитися та пояснити нові умови праці усе ж таки довелося звільнити людину, що відповідала за закупки.