Порядок, процедуры и этапы экологического аудита (методика работ)

возможности привлечения технических экспертов;

степень подготовленности персонала к проведению аудита;

время на переезд аудиторов, их обустройство и необходимые условия обеспечения их деятельности.

Внедрение программы экоаудита состоит  в следующем:

подготовка  проекта распоряжения руководства  проверяемой организации о сроках проведения, цели, объеме и области  аудита, предполагаемом руководителе и составе аудиторской группы;

рассылка  копий плана, программы, планов-графиков, рекомендованных перечней критериев  и документации, представляемой аудируемыми  подразделениями;

установление  сроков подготовки организации к  проведению планового аудита;

подготовка необходимых ресурсов для проведения аудита. 

Ответственность за управление программой экоаудита. 

Ответственность за управление программой аудита возлагается  на:

представителя высшего руководства организации - за несвоевременное утверждение  программы, не обеспеченность необходимыми ресурсами (финансовыми, техническими, кадровыми и т.д.);

аудиторов - за некачественное выполнение ими  процедур аудита вследствие недостаточности  записей для подготовки обоснованных отчета и экоаудиторского заключения;

руководителя аудиторской группы - за отсутствие надлежащего руководства аудиторской группой и недостаточную обоснованность выводов по результатам аудита;

персонала аудируемой организации - за несвоевременное  представление и недостоверность  документации о деятельности организации в области природопользования, охраны окружающей среды, обеспечения техногенной и экологической безопасности и защиты от чрезвычайных ситуаций;

наблюдателя - за «невскрытие» отступлений участников аудита от установленных процедур аудита, программы, плана;

технических экспертов - за недостаточно обоснованные заключения по специальным вопросам, возникающим в ходе аудита;

сопровождающих  лиц - за необеспеченность аудиторской  группы необходимыми условиями для  проведения аудита (контактов с персоналом, посещения рабочих мест, оказания помощи при сборе информации). 

Проведение  экоаудита 

Установление  первоначального контакта с аудируемой организацией.

При проведении внешнего аудита первоначальный контакт  с организацией устанавливает руководитель аудиторской группы в процессе вводного (вступительного) совещания с руководством организации.

Вводное совещание проводит руководитель экоаудиторской группы.

Цель  вводного (вступительного) совещания:

подтверждение полномочий проведения экоаудита;

определение правил обеспечения безопасности аудиторами при посещении производственных подразделений;

определение каналов обмена информации и объема информации, которую следует сообщать руководству аудируемой организации, включая:

    а) организационно-методический подход аудитора к проведению аудита; обеспокоенность аудитора по поводу любых ограничений объема аудита, комментарии по поводу уместности любых дополнительных требований руководства аудируемой организации;

    б) выбор или изменение руководством  аудируемой организации технологических операций, состава оборудования и т.д., которые могут оказать существенное влияние на соответствие деятельности организации законодательству;

    в) возможное влияние на документацию  и отчетность аудируемой организации  каких-либо значимых рисков и внешних факторов, (например, судебных разбирательств);

    г) существенные неопределенности, касающиеся событий или условий,  которые могут в значительной  мере поставить под сомнение  способность аудируемой организации  обеспечить соответствие деятельности требованиям законодательства;

    д) разногласия аудитора с руководством  аудируемых подразделений по  вопросам, которые по отдельности  или в совокупности могут являться  значимыми для аудиторского заключения. Сообщаемая в этой связи информация должна включать пояснения важности этого вопроса и сведения о том, был ли данный вопрос разрешен или нет;

    е) предполагаемые модификации  аудиторского заключения;

установление  порядка доступа к информации, в том числе, содержащей сведения конфиденциального характера;

согласование  присутствия наблюдателей и сопровождающих;

согласование  критериев принятия решения о  значимости выявленных отклонений, об оценке эффективности аудита, о форме  заключения по результатам аудита;

определение регулярности и целесообразности встреч руководства с экоаудиторской группой;

согласование  даты заключительного совещания. 
 

Анализ  документации, представляемой аудируемой организацией. 

Цель  анализа: подтвердить наличие документации, необходимой для проведения аудита, оценить ее полноту, достоверность и правильность оформления.  

Анализ  документации проводится в соответствии с учетом вида и масштаба деятельности организации (подразделения), целей  и области аудита, отчетов по предыдущим аудитам.

Результаты  анализа документации могут быть представлены в виде раздела отчета.

Если  документация признана неадекватной требованиям  по ее содержанию и оформлению, то руководитель аудиторской группы информирует  об этом представителя высшего руководства  организации.

Принимается решение о продолжении экоаудита или о приостановлении его до устранения выявленных отклонений (несоответствий).

Подготовка  к проведению аудита «на месте» (в  структурном подразделении).

Подготовка  состоит:

в корректировке  планов-графиков аудита с руководителями аудируемых подразделений;

в уточнении  разграничения ответственности  аудиторов за аудит подразделений, технологических участков или технологических  процессов;

в подготовке рабочих документов для регистрации  материалов аудита. Использование ранее  подготовленных рабочих документов не должно ограничивать объем проверок, которые могут быть скорректированы по результатам анализа собранных во время аудита данных. 

Проведение  аудита «на месте» (экспертиза документации). 

Основные  элементы аудита:

-предварительное совещание с руководством проверяемого подразделения в целях: обсуждения и подтверждения скорректированного плана-графика аудита; времени проведения опросов; ознакомления с методами и процедурами аудита, включая классификацию отклонений (несоответствий); информирования о порядке рассмотрения апелляций по процедурам проведения аудита или выводов по его результатам;

-в случаях проведения анализа документации и экспертизы документации на месте без длительного перерыва между ними допустимо не проводить предварительного совещания с руководством подразделений при условии, что соответствующие вопросы обсуждены в процессе вводного совещания;

-обмен информацией в ходе аудита (относительно рисков, связанных с безопасностью и охраной окружающей среды, о выходе из области аудита, об обстоятельствах, затрудняющих проведение аудита, о невыполнимости плана аудита и т.д.) в целях корректировки плана аудита или прекращения аудита;

уточнение роли и обязанностей сопровождающих лиц, наблюдателей и технических  экспертов;

-сбор и верификация информации в соответствии с планом-графиком и анализ соответствия показателей деятельности подразделения критериям экоаудита, подтверждаемого представленной документацией. 
 

Документирование  и поддержание  записей по программе  экоаудита. 

В целях обоснованности результатов экоаудита аудитор обязан иметь достаточно представительные свидетельства экоаудита - ссылки на информацию, содержащуюся в документации организации, характеризующую ее деятельность в перечисленных выше областях и имеющую отношение к критериям аудита.

Аудитор должен документально оформлять  записи, которые важны с точки  зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что  аудиторская проверка проводилась  в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности и корпоративным стандартом.  

Под документацией  понимаются рабочие документы и  материалы, подготавливаемые аудитором  и для аудитора, получаемые и хранимые аудитором на бумаге, фотопленке, в  электронном виде или в другой форме.

Документация  экоаудиторской группы должна содержать:

-план аудита;

-программу аудита;

-план-график аудита;

-результаты проверки документации и отчетности аудируемой организации (рабочие записи аудитора);

-протоколы выявленных отклонений (несоответствий);

-статус мероприятий по устранению отклонений (срочность их выполнения);

-протоколы вводного и заключительного совещания аудиторской группы с руководством аудируемых подразделений.

Рабочие записи используются аудитором:

-при осуществлении текущего контроля выполненной работы (итоги которой обычно подводятся в конце рабочего дня на совещании аудиторов);

-для фиксирования аудиторских доказательств, подтверждающих выводы аудитора.

Аудитор должен составлять рабочую документацию в форме и объеме, необходимых и достаточных для понимания выполненных им аудиторских процедур, их результатов и сделанных выводов.

В случаях, когда аудитор оценивал сложные  принципиально важные вопросы деятельности или высказывал по ним профессиональное суждение, в рабочую документацию следует включать факты, которые были известны аудитору на момент формулирования выводов, и необходимую аргументацию.

Аудитор вправе определять состав и объем  документации, руководствуясь своим  профессиональным мнением. Вместе с  тем объем документации должен быть таков, чтобы в случае передачи работы другому аудитору он смог бы исключительно на основе данной документации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке с прежним аудитором) понять результаты проделанной работы и обоснованность решений и выводов прежнего аудитора.

Допускается использовать графики, аналитическую  и иную документацию, подготовленные аудируемой организацией. В этих случаях  аудитор обязан убедиться в том, что такие материалы оформлены  надлежащим образом.

Рабочие документы обычно содержат:

-информацию, касающуюся организационно правовой формы деятельности и административной структуры аудируемой организации;

-копии юридических документов, соглашений и протоколов или извлечения из них;

информацию  об отрасли, экономической и правовой среде, в которой аудируемая организация  осуществляет свою деятельность;

-информацию, отражающую процесс корректировки плана-графика аудита;

-доказательства понимания аудитором документации госстатотчетности и результатов -производственного экологического контроля;

-иллюстрацию наиболее важных экологических показателей деятельности организации и тенденций их изменения;