Телефонная связь в жизни делового человека

План:

Введение

1. Роль телефонной связи в жизни делового человека. Этика телефонного разговора.

2.Офисная техника и ее роль в современном бизнесе.

3. Интернете и применение его в бизнесе.

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В данной работе я рассматриваю влияние  и применение в бизнесе одних  из самых популярных изобретений  технического прогресса.

В арсенал современного делового человека входит целый ряд устройств, которые  позволяют ему быть эффективнее  и оперативнее в своей работе, оставаться на связи, обмениваться информацией, а также развлекаться и подчеркивать свой статус. Одной из целей данной работы является изучение литературы по теме «Роль телефонной связи в жизни делового человека. Этика телефонного разговора». Многие хорошо помнят времена, когда отличительной чертой бизнесмена было наличие пейджера или крупного мобильного телефона. Мобильные телефоны постепенно становились изящнее, в них добавлялись новые функции и возможности. В 90-е годы на рынке появились первые КПК (карманные персональные компьютеры, так называемые наладонники) - портативные устройства, которые выполняли функции органайзера, позволяли читать книги, от руки записывать информацию. За прошедшие годы их внешний вид значительно улучшился, а функциональность существенно возросла.

Заниматься бизнесом не имея под  руками электронного помощника в  наше время практически не возможно, не зависимо от рода деятельности. Если рассмотреть развитие рынка мобильных  телефонов то стразу видно, что телефон 21 века это не просто аппарат для совершения звонка это целый компьютер у вас в кармане. Выполняющий много задач: выходить в интернет, проверять почту, вести деловую переписку, быть в курсе дел независимо от вашего места нахождения.

Так же не маловажную роль в бизнесе играет оргтехника. Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.

В данной работе также будет рассмотрена  тема, касающаяся особенностей общения в Интернете и применение его в бизнесе. Актуальность выбранной темы объясняется необходимостью изучения общения в сети Интернет, потому как данный вид виртуального общения приобретает большую значимость и становится одним из основных видов коммуникации людей в современном мире.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Роль телефонной связи в жизни делового человека. Этика телефонного разговора.

Телефонные средства связи прочно вошли в нашу жизнь, и прежде всего  в деловую сферу. Разговаривать  по телефону - искусство. Один телефонный звонок может сделать больше, чем несколько представительных бесед. Очень важно правильно общаться по телефону, используя это эффективное средство связи людей. Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря нему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другой город для выяснения каких-либо обстоятельств.

Иногда можно неправильно использовать такой удобный и привычный способ связи, как телефон. Многие люди в иных ситуациях неоднократно совершает базовые и серьезные ошибки при пользовании телефоном, даже, несмотря на тот факт, что по оценкам специалистов, более 75% деловых вопросов решается по телефону. То есть это означает, что по телефону может быть уничтожена существенная часть бизнеса.

Искусством общения по телефону овладевает не каждый. Чтобы научиться  правильно, говорить по телефону можно  ходить на специальные курсы, изучать  различные методические пособия, такие как этика телефонных переговоров и т.д.

У телефонного разговора по сравнению  с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией независимо от расстояния. Но к деловому телефонному  разговору надо тоже тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20-30%). Так утверждает американский менеджер А. Макензи. Среди 15 главных причин потерь времени бизнесменом, менеджером он поставил на первое место телефонные разговоры. Психологи отмечают, что продолжительность телефонных разговоров зависит от их эмоциональной окраски.

Известно также, что при телефонном разговоре наблюдается такое  явление, как пресыщение общением. Оно может явиться источником напряженности между сторонами. Во время разговора нужно соблюдать меру. Иначе может потеряться смысл общения и возникнуть конфликт. Признаки пресыщения общением: возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость.

Как показывает анализ, в телефонном разговоре 30-40% занимают повторения слов, фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, к телефонному разговору  надо тщательно готовиться: заранее  подобрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу.

Основа успешного проведения делового телефонного разговора - компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. По мнению психологов, положительные эмоции тонизируют деятельность головного мозга, способствуют четкому рациональному мышлению. Отрицательные эмоции приводят к нарушению логических связей в словах, аргументации, создают условия для неверной оценки партнера, его предложений. Поэтому можно сделать выводы о том, что эффективность делового телефонного общения зависит от эмоционального состояния человека, от его настроения.

Этические нормы телефонного разговора.

Телефонный звонок является одним  из инструментов делового общения, поэтому  необходимо помнить обо всех его  характеристиках упомянутых выше. Кроме  того, особенности общения по телефону вызывают ряд часто встречающихся ошибок, снижающих эффективность делового контакта, и налагают дополнительные требования его участников.

Главные требования культуры общения  по телефону - краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в  мыслях, но и в их изложении. Разговор должен проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.

Ваш собеседник, говорящий с вами по телефону не может оценить, ни во что вы одеты, ни выражения вашего лица, ни интерьера помещения, где  вы находитесь, ни других невербальных аспектов, которые помогают судить о характере общения. Однако есть невербальные стимулы, которыми можно манипулировать в общении по телефону, к ним относятся: момент, выбранный для паузы, и ее продолжительность молчания, интонация, выражающая энтузиазм и согласие. Джон Югер выделил такие наиболее важные принципы этики общения по телефону:

• если там, куда вы звоните, вас не знают, уместно со стороны секретаря, попросить вас представиться  и узнать по какому поводу (вопросу) вы звоните. Нужно назвать себя и кратко изложить причину звонка.

• если вы звоните человеку, который  просил вас перезвонить, а его  не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили. Потом нужно позвонить  еще раз или сказать когда  и где вас можно будет  найти.

• когда разговор предстоит длительный, назначьте его на такое то время, когда можно быть уверенным, что  у вашего собеседника достаточно времени на беседу.

• никогда нельзя говорить с набитым  ртом по телефону с деловым человеком  или вообще.

• если звонит телефон, а вы в это время говорите по другому аппарату, то нужно постараться закончить первый разговор, а уж потом обстоятельно поговорить со вторым собеседником. Обычно нужно спросить у второго собеседника, по какому вопросу он звонит и кого позвать.

Существуют и другие правила  общения по телефону:

• Отвечая на телефонный звонок, обязательно  назовите свою фамилию, должность и  организацию, которую вы представляете;

• Нужно говорить коротко и четко  так чтобы вас могли слышать  и понимать;

• Внимательно слушать и стараться не перебивать сказанное, не прерывайте собеседника в середине фразы, не проявляйте нетерпение в разговоре с ним;

• Имейте под рукой все необходимое, чтобы записать важную информацию.

Следующие наиболее распространенные ошибки телефонных переговоров:

• Расплывчатая цепь разговора;

• Отступление от главной темы и затрагивание переговоров;

• Не устанавливается наиболее благоприятное  для звонка время;

• Агрессивный звонок без извинений, не подготовленный заранее;

• Отсутствует правильное интонирование речи;

• Слишком быстрый темп разговора (собеседник может быть уверен, что  вы торопитесь);

• монолог вместо диалога, отсутствие обратной связи;

• Отсутствие финала выводов.

2.Офисная техника и  ее роль в современном бизнесе.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под  оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Любой бизнес и деятельность любой  фирмы начинается с деловых бумаг. Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной  на «бумажную информатику» техники остается весьма высокой.

Средства оргтехники для офиса  солидной фирмы могут включать в  свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

Средства копирования и размножение бумаг.Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. Для получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии).

Принципиальное отличие средств  копирования от средств малой  полиграфии заключается в том, что  при копировании копия снимается  непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной  печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.

Средства копирования документов:

а) Электрографическое копирование  является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Более 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрографические копировальные аппараты, посредством которых изготавливается свыше 50% всех копий, получаемых в мире.

Основные достоинства электрографического  копирования:

* высокие оперативность, производительность  и качество копирования;

* возможность масштабирования  и редактирования документа при копировании;

* получение копий с листовых  и сброшюрованных документов;

* получение копий с различных  штриховых, полутоновых, одно- и  многоцветных оригиналов;

* получение копий на обычной  бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге и др.;

* сравнительно невысокая стоимость  аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.

Электрографическое копирование  включает в себя следующие процедуры:

1) светоэкспозиция: проектирование  документа на поверхность предварительно  наряженного фотополупроводникового покрытия барабана или пластины, вызывающее стекание заряда с освещенных участков полупроводникового (на свету проводящего) покрытия и формирование невидимого электростатического изображения документа;

2) проявление изображения: превращение скрытого электростатического изображения в видимое в процессе налипания красящего порошка (тонера) на заряженные участки;

3) печать: перенос красящего порошка  с барабана или пластины на  бумагу или иную основу копии;

4) закрепление: растворение красящего порошка на копии в парах ацетона.

б) Термографическое копирование.

Это самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий  получать копию на специальной достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу.