Управленик коммуникациями в период кризиса

15

Введение

В современном мире, на пороге нового тысячелетия, бизнес становится глобальным занятием, а жизненная среда делового мира изменяется с лавинообразной скоростью: она сложна и подвижна. Каждое предприятие, как и любой биологический организм, растет, развивается, стареет и подвергается за период своего существования множеству опасностей.

Нестабильность социально-политического положения приводит к частым сбоям в работе как больших, так и малых предприятий, влечет за собой повышенную вероятность возникновения кризисов в той или иной сфере их деятельности.

Практика показывает, что с критическими периодами рано или поздно сталкивается каждая организация. Кризисы - обязательный компонент нашей жизни, в которой многое непредсказуемо, а главное - никто не застрахован от беды.

На Западе за последние годы изменился сам подход к логике кризисной ситуации. Эти изменения коснулись прежде всего коммуникативной стратегии в периоды трагедий и катастроф, что стало предметом специального изучения и анализа. Растет объем знаний и литературы в этой области.

Но надо признать, что в России быстрый прогресс многих фирм в большинстве случаев опережает рост квалификации их работников и руководителей. В результате выживают только самые талантливые из них, действующие оригинально, нестандартно, творчески используя потенциал западного менеджмента.

Актуальность обусловлена тем, что существования PR-службы необходимы в том или ином виде для многих российских организаций. В первую очередь, это обусловлено пониманием того, что любая компания функционирует не в вакууме, а в рамках сложной и многосоставной окружающей среды, в которую могут быть включены рынок определенных товаров и услуг, конкуренты, партнеры, инвесторы, все общество и определенные целевые аудитории, СМИ, государственные и общественные органы в масштабах конкретной местности, всей страны и даже мира.

Проблема заключается в том, что многие компании не умеют справляться с коммуникационным кризисом. Кроме названных внешних субъектов, на деятельность организации большое влияние оказывают и внутренние – а именно, ее сотрудники. Таким образом, для того, чтобы извлекать пользу и минимизировать ущерб от всевозможных связей и зависимостей, в условиях которых существует и функционирует компания, необходимо эффективное управление ими. Поскольку управление представляет собой сложный комплекс мер, то им должна заниматься команда специалистов, будь то отдельное подразделение компании, внешнее агентство или комбинация этих вариантов.

Цель данной работы – показать роль PR служб в решении кризисных ситуации.

Объект – функционирование отдела по связям с общественностью в кризисных ситуациях.

Предмет – формы и методы деятельности отдела по связям с общественностью в кризисных ситуациях.

Для реализации поставленной цели следует решить ряд задач:

1. Раскрыть понятие и сущность кризисной ситуации.

2. Выявить содержание и функции коммуникативного процесса.

3. Рассмотреть использование различных видов коммуникации в кризисный период.

4. Изучить работу компаний в период кризиса на примере.

Глава 1. Роль коммуникационных процессов в условиях кризиса. 

1.1 Содержание и основные функции коммуникативного процесса.

  Термин «коммуникация» употребляется в разных значениях. По этому поводу регулярно возникают недоразумения, приводящие к неправильному их толкованию и пониманию. Под коммуникацией в широком смысле понимают общение, передачу информации от человека к человеку. Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Говорят, если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно к задачам теории организации, наиважнейшим является коммуникационный процесс.

  Коммуникация  — это одно из важнейших условий жизни человека в социуме, а коммуникабельность — одна из важных системных характеристик, сопутствующих успеху. Под коммуникабельностью в социальных группах понимают способность к общению, общительность, способность к совместной работе. В информационных технологиях коммуникабельность — это совместимость разнотипных систем передачи информации.

Относительно  конкретной организации (компании) можно  говорить как о внешней коммуникации, так и о внутренней. Внешняя  коммуникация — это коммуникация с миром, находящимся за пределами вашей организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций — удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании. Внутренние, или внутриорганизационные, коммуникации (между подразделениями, коммуникация внутри подразделений по уровням производства и управления, межличностные коммуникации, неформальные коммуникации) предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реализации или ведомости складского учета и т.п

Важнейшей задачей руководства компании является создание условий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, подразделениями, между организацией и ее окружением. Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций основаны на эффективных технологиях информационного обмена, на культивировании неформального общения, на поддержке общения

Коммуникации  — жизненно важное звено между  руководителем и подчиненными, они  являются инструментом внутрисистемной  координации, помогают получать информацию на всех уровнях управления. Исследования различных организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и воли руководителя.

Коммуникационный  процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми, он может быть разделен на отдельные фрагменты, единицы коммуникации - коммуникативные акты. Разумеется, сам по себе коммуникативный процесс представляет собой непрерывное взаимодействие участников коммуникации.

В коммуникативном процессе можно выделить следующие элементы:

Источник. В организации источниками информации могут быть руководители и сотрудники, высказывающие различные идеи, намерения  или сообщающие какую-либо информацию.

Отправитель. Отправителем является индивид, который  хотел бы донести свои идеи до окружающих. Для этого он должен найти информацию и выразить свои мысли и эмоции.

Сообщение. Это формулировка отправляемой идеи, закодированной в виде символов. Именно кодирование превращает идею в сообщение.

Канал. В коммуникационном процессе каналом  называется средство, с помощью которого передается сообщение получателю. В  качестве передаточного средства могут  выступать устные выступления, обращения, телефонные разговоры, различные встречи и собрания, письменные отчеты, средства массовой информации.

  Получатель. Получатель - лицо, которому адресовано сообщение, декодирует содержащиеся в  послании символы, интерпретирует для  себя их значение, используя свой опыт или предлагаемые рекомендации.

  Обратная  связь. В том случае, когда получатель реагирует на коммуникации отправителя  обратным сообщением, возникает обратная связь.

  Помехи, барьеры. Помехи и барьеры искажают смысл передаваемой информации и  нарушают качество сигнала. В теории передачи информации их называют шумами. Определенные шумы существуют в коммуникационном процессе всегда. Их невысокий уровень  позволяет передавать сообщения. Высокий  уровень шума может полностью  исказить смысл сообщения.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это  трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может  быть искажен или полностью утрачен.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение наиболее полного понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.

1.2 Понятие и сущность кризисной ситуации.

У понятия  «кризис» не существует точного определения. Стоит привести несколько определений для того, чтобы более конкретно разобраться в нем.

С точки зрения антикризисного управления (“crisis management”) кризис – это и прекращение нормального процесса, и непредвиденное событие, ставящее под угрозу стабильность предприятия, и внезапное серьезное происшествие, обладающее потенциалом повредить или даже разрушить репутацию кампании.

Кризис  возникает тогда, когда он меньше всего ожидаем. Важно при возникновении  кризиса определить его величину. Это могут быть рутинные жалобы; жалобы, требуемые быстрого реагирования; возможный кризис (риск того, что положение выйдет из-под контроля); большой кризис (положение, вышедшее из-под контроля; необходимо достичь контроля и уменьшить ущерб).

Когда кризис уже наступил - поздно браться за голову и начинать читать книги в данной области или заниматься планированием кризисной ситуацией. Все необходимые модели и рутину следует разработать ранее, определить реакцию людей в различных ситуациях, а также составить, например, дежурное послание для важных целевых групп.

В кризисной ситуации поведение персонала организации и отличается от обычного поведения. Если отсутствуют цели ближайшего будущего, люди начинают искать наиболее удобный для себя путь. Так часто дается ложная информация или берется на себя вина. Слова могут иметь различную эмоциональную окраску. Важно помнить, что пресса хочет получить информацию сразу и ее следует дать, также как своим людям, нельзя бесконтрольно кого-либо обвинять.

Следует отметить основные аспекты кризисной ситуации:

      событие произошло, его уже не изменить;

      следует немедленно заняться лечением информационного представления события;

      информационное представление события в сильной степени начинает развиваться в самостоятельно.

Существует  несколько типов кризисов и возможных сценариев их развития:

Возникающий кризис дает время для исследования и планирования, где задачей становиться проведение коррекции, до того, как кризис перейдет в критическую фазу.

Внезапные кризисы, когда нет времени для подготовки и планирования. Сюда подпадает крушение самолета, землетрясение, пожар, гибель первого лица, что требует заранее согласованных между ведущими управленцами действий, чтобы не дать развиться непониманию, конфликту, задержке в реакции.

Постоянные кризисы, которые могут длиться месяцами или годами, несмотря на усилия по их приостановке. Сюда, к примеру, подпадают слухи.

Подведя итог всему вышесказанному, можно  сделать вывод, что кризисом может являться любое событие или действие, которое может негативно сказаться на репутации бизнеса, или подорвать доверие к нему рынка, клиентов и партнеров. Как правило, это ситуация, которая уже вышла (или скоро может выйти) из-под контроля. 

Глава 2. Использование  различных видов  коммуникации в кризисный  период.

2.1 Внутренние кризисные  коммуникации

Внутренние  коммуникации являются весьма важным инструментом менеджмента организации и вовлечения сотрудников в реализацию стратегии компании. Балансируя между необходимостью сократить издержки и сохранить при этом управляемость своих компаний, менеджеры сегодня должны более четко понимать возможности внутренних коммуникаций как управленческой подсистемы в решении этих задач.

Коммуникация внутри организации  включает в себя инструктирование, информацию, обучение, менеджмент методом разговоров. Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации - создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, коммуникация внутри кампании — это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.

Коммуникативный поток может перемешаться в горизонтальном и вертикальном направлениях. Внутриорганизационные  коммуникации включают в себя: