Управление коммуникациями проекта

 

2.3 Планирование коммуникаций: выходы

1 План управления  коммуникациями

      План  управления коммуникациями является составной  частью плана управления проектом или  включается в него в виде вспомогательного плана. План управления коммуникациями содержит:

• Требования к коммуникациям со стороны участников проекта
• Сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации
• Имя сотрудника, ответственного за передачу информации
• Имя сотрудника или группы – получателей данной информации
• Методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы)
• Частота коммуникации (например, еженедельно)
• Схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне
• Метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта
• Глоссарий общепринятой терминологии.

      В план управления коммуникациями могут  также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию  проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылкам  электронной почты. План управления взаимодействием может быть официальным  или неофициальным, подробным или  обобщенным в зависимости от потребностей проекта. План управления коммуникациями является частью общего плана управления проектом или включается в него как  вспомогательный план. Ниже приводятся примеры разделов плана управления коммуникациями:

• Предмет коммуникации. Информация, предназначенная для распространения среди участников проекта.
• Цель. С какой целью распространяется данная информация.
• Частота. Как часто предполагается распространять данную информацию.
• Даты начала/завершения. Временные рамки распространения данной информации.
• Формат/средство связи. Представление информации и способ передачи.
• Ответственное лицо. Член команды, в обязанности которого входит распространение данной информации.

      Планирование  коммуникаций часто приводит к созданию дополнительных результатов поставки, которые, в свою очередь, требуют  дополнительного времени и усилий. Вследствие этого иерархическая  структура работ проекта, расписание проекта и бюджет проекта соответствующим  образом корректируются.

2 Распространение  информации

      Под распространением информации подразумевается  обеспечение своевременного доступа  участников проекта к нужной им информации. Распространение информации также  включает в себя исполнение плана  управления коммуникациями и реагирование на неожиданные запросы информации. 

Рисунок 5. Распространение  информации: входы, инструменты  и методы, выходы. 

2.1 Распространение  информации: входы

1 План управления  коммуникациями

2.2 Распространение  информации: инструменты  и методы

1 Навыки коммуникации

      Навыки  коммуникации являются частью навыков  в области общего менеджмента  и используются для обмена информацией. Навыки в области общего менеджмента, относящиеся к коммуникациям, включают обеспечение того, что тот, кому следовало, получил ту информацию, которая ему  предназначалась, согласно плану управления коммуникациями. Навыки в области  общего менеджмента также включают в себя искусство управления требованиями участников проекта.

В рамках процесса коммуникации отправитель  отвечает за ясность и полноту  информации (так, чтобы получатель мог  правильно ее воспринять) и за обеспечение  ее понимания получателем. Получатель отвечает за правильное получение всей информация и за ее правильное понимание. Коммуникации могут принимать различные  формы, например:

• Письменное и устное, слушать и говорить
• Внутреннее (в пределах проекта) и внешнее (с заказчиком, СМИ, общественностью)
• Официальное (отчеты, брифинги) и неофициальное (записки, спонтанные беседы)
• Вертикальное (вниз и вверх по иерархии организационной структуры) и горизонтальное (на одном уровне).

2 Системы сбора  и выборки информации

      Сбор  и выборка информации может производиться  различными средствами, включая картотеки, заполняемые вручную, электронные  базы данных, программное обеспечение  для управления проектами и системы, обеспечивающие доступ к технической  документации (например, к чертежам, проектным спецификациям или  планам испытаний).

3 Способы распространения  информации

      Распространение информации включает в себя своевременный  сбор информации, обеспечение доступа  к ней для совместного использования  и ее распространение среди участников проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта. Распространение  информации проекта может производиться  различными способами, например:

• Собрания по проекту, распространение печатных документов, картотеки и сетевые электронные базы данных
• Электронное оборудование для коммуникации и проведения конференций (например, электронная почта, факсимильная связь, голосовая почта, телефон, видео и веб-конференции, а также публикация в Интернете).
• Электронные инструменты для управления проектом (например, веб- интерфейсы программного обеспечения для управления проектом и расписанием проекта), программное обеспечение для работы виртуального офиса и виртуального собрания, порталы и инструментальные средства управления совместной работой.

4 Анализ накопленных  знаний

      Каждая  встреча по анализу накопленных  знаний включает в себя определение  успехов и неудач проекта, а также  выработку рекомендаций, направленных на улучшение выполнения проектов в  будущем. На протяжении всего жизненного цикла проекта основные участники  проекта должны выявлять накопленные  знания, относящиеся к техническим, управленческим и процедурным аспектам проекта. На всем протяжении проекта  накопленные знания собираются, формализуются  и размещаются в определенном месте.

      Тематика  совещаний, посвященных накопленным  знаниям, может различаться. Иногда основное внимание уделяется основным техническим процессам или процессам  разработки продукта, в других случаях  – процессам, которые способствовали или препятствовали успешному выполнению работ. Команды проектов могут собирать информацию чаще, если они считают, что большее количество данных заслуживает  дополнительного вложения времени  и средств. Накопленные знания могут  оказаться весьма полезным источником информации для будущих команд проектов, и могут способствовать повышению  действенности и эффективности  управления проектами. К тому же проведение совещаний по анализу накопленных  знаний в конце каждой фазы является хорошим средством укрепления команды. Менеджеры проектов обязаны проводить  совещания по анализу накопленных  знаний по всем проектам совместно  с участием ключевых внешних и  внутренних участников проекта, особенно если результаты проекта оказываются  ниже запланированных. Конкретными  результатами анализа накопленных  знаний могут являться:

• Обновление базы накопленных знаний
• Вход для системы управления знаниями
• Обновление правил, процедур и процессов, принятых в компании
• Приобретение дополнительных навыков ведения бизнеса
• Общее улучшение продукта или услуги
• Обновление плана управления рисками.

2.3 Распространение  информации: выходы

1 Активы организационного  процесса (обновления)

      Документация  о накопленных  знаниях. Эта документация содержит информацию о причинах возникновения проблем, обоснование предпринятых корректирующих действий, а также иные накопленные знания, относящиеся к распространению информации. Накопленные знания документально оформляются, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных, как для данного проекта, так и для исполняющей организации в целом. 

• Документация проекта. К документации проекта могут относиться корреспонденция, записки и документы, содержащие описание проекта. Эта информация должна содержаться, насколько это возможно и уместно, в систематизированном виде. Члены команды проекта могут также вести персональные записи в книге записей по проекту.
• Отчеты по проекту. Официальные и неофициальные отчеты по проекту содержат подробную информацию о состоянии проекта и включают в себя накопленные знания, журналы регистрации проблем, отчеты о завершении проекта и выходы других областей знаний .
• Презентации проекта. Команда проекта предоставляет информацию официально или неофициально любому или всем участникам проекта. Информация должна соответствовать потребностям получателей и должна быть представлена в соответствующем виде.
• Обратная связь с участниками проекта. Информация относительно выполнения операций проекта, получаемая от участников проекта, может распространяться и использоваться для улучшения будущих операций проекта.
• Уведомление участников проекта. Участники проекта могут получать уведомления о решенных проблемах, одобренных изменениях и об общем состоянии проекта.

2 Запрошенные изменения

      Если  в процесс распространения информации вносятся изменения, то соответствующие  изменения должны быть внесены в  план управления проектом и в план управления коммуникациями. Запрошенные  изменения (добавления, изменения, уточнения) плана управления проектом и входящих в него вспомогательных планов соответствующим  образом рассматриваются; общее  управление осуществляется с помощью  процесса общего управления изменениями (раздел 4.6).

3 Отчетность по  исполнению

      Отчетность  по исполнению предусматривает сбор всех данных базового плана и предоставление участникам проекта информации о  выполнении работ. Обычно такая информация относится к текущему использованию  ресурсов для достижения целей проекта. Отчетность по исполнению обычно должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве. Во многих проектах требуется также  предоставление информации о рисках и поставках. Отчеты могут быть либо полными, либо касаться только отклонений.  

Рисунок 10-6. Отчетность по исполнению: входы, инструменты  и методы, выходы

3.1 Отчетность по  исполнению: входы

1 Информация  об исполнении работ

2 Измерение  эффективности

3 Прогнозируемое  завершение

4 Результаты  контроля качества

5 План  управления проектом

План  управления проектом содержит информацию базового плана проекта (раздел 4.3).

• Базовый план исполнения Представляет собой одобренный план работ проекта, с которым сравнивается текущее исполнение проекта, и на основании которого определяются отклонения при анализе управления. Базовый план исполнения обычно включает параметры содержания, расписания и стоимости проекта, но также может включать технические параметры и параметры качества.

6 Одобренные  запросы на изменения

      Одобренные  запросы на изменения представляют собой запрошенные изменения  на расширение или на сокращение содержания проекта, на изменение оценки стоимости  или пересмотр оценок длительности операций, одобренных и подготовленных к исполнению командой проекта.

7 Результаты  поставки

      Результаты  поставки представляют собой любой  уникальный и проверяемый продукт, результат или способность оказывать  услугу, которые необходимо произвести для завершения процесса, фазы или  проекта. Этот термин часто используется в более узком значении, для  обозначения внешнего результата поставки, требующего утверждения со стороны  спонсора или заказчика проекта. 

3.2 Отчетность по  исполнению: инструменты  и методы