Содержание

Введение

     Управление - это вид деятельности человека, возникший в ее структуре по мере ее оформления в сознательную деятельность по производству необходимых человеку благ. Всякая деятельность человека нуждается в управлении. В понимании управления главную роль играет технология производства, которая лежит в основе организации производства, и, следовательно, управления производством. В этом случае управление определяется через понятие организация и, по существу, оно сводится к организации. Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.

     Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы.

     Переоценить важность коммуникаций в процессе управления практически невозможно. Актуальность данной темы в том, что едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. И это неудивительно, ведь если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют и работать вместе, формулируя цели и добиваясь их.

     Цель  курсовой работы заключается в рассмотрении коммуникации как средства, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели, т.е. осуществляется эффективное управление.

     В соответствии с целью необходимо осуществить следующие задачи:

     - рассмотреть понятия коммуникации и их необходимость в управлении,

     - изучить основные коммуникационные системы и их характеристику.

     - выявить основные организационные коммуникационные процессы и дать им характеристику,

     - проанализировать процесс управления  коммуникационными системами.

     Объектом  исследования являются коммуникационные процессы в управлении.

     Информационной  основой в работе послужили труды отечественных и зарубежных ученых и социологов, таких, как: И. Ансофф, О.С. Виханский, Е.В. Клюев, В.М. Матиашвили, М. Мескон и др.

     Структурно  работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы, содержащего 16 источников. Работа изложена на 31 листе машинописного текста.

1. Характеристика  коммуникации в  управлении

1.1. Коммуникации и  их необходимость  в управлении

     Внутриорганизационные процессы, это процессы, которые, с одной стороны, формируются и направляются менеджментом, а с другой — являются важной и неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. К ним, несомненно, относятся процессы коммуникации и принятия решений. Существующие в организации нормы и формы коммуникации (данный термин происходит от латинского «communis», «общий»): субъект, передающий информацию, пытается установить «общность» с субъектом, ее получающим; отсюда коммуникация может быть определена как передача с помощью общих символов не только информации, но и значений, и смысла. Кстати, общие символы могут быть вербальными и невербальными — поза, выражение лица, движение рук или глаз — наиболее интересный аспект которых состоит в том, что их невозможно подавить[3, с. 376].

     Было  установлено, что лишь 7% воздействия  сообщения определяется его вербальным содержанием; остальное воздействие  имеет невербальную природу — 38% определено модуляцией голоса, 55% —  выражением лица. Более того, когда  коммуникация противоречива, и невербальное сообщение противоречит вербальному, ее получатель придает большее значение невербальному сообщению. Существуют организации, в которых практикуется преимущественно или исключительно письменная форма коммуникаций. Есть организации, где все контакты осуществляются в виде разговора; многие применяют комбинацию этих форм. Важной характеристикой коммуникаций является наличие ограничений на них: подобные аспекты коммуникационных процессов составляют предмет особой заботы руководства организации в том случае, если оно стремится к созданию благоприятного организационного климата и рабочей атмосферы.

     Говоря  о коммуникации как о процессе, мы имеем в виду передачу информации от одного субъекта другому, при этом субъектами могут выступать как отдельные личности (и в этом случае коммуникация носит межличностный характер),  так и группы и даже целые организации. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается.

     Согласно  проведенным исследованиям, руководитель тратит на коммуникации от 50 до 90% своего рабочего времени. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря уж об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией буквально «встроен» во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации называют связующим процессом[15, с. 107].

     В дополнение к обмену информацией  по нисходящей или восходящей организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях, поскольку состоят из множества  подразделений, обмен информацией  между которыми необходим для  координации задач и действий. Горизонтальное общение — это общение, которое проходит через функции в организации; оно необходимо для координации и интеграции разнообразных организационных функций. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

     Кроме того, существует и так называемое «диагональное общение» — коммуникационный канал, пересекающий функции и уровни организации. В большинстве случаев этот канал используется тогда, когда члены организации не могут общаться эффективно, используя другие каналы.

     Процесс обмена информацией включает пять базовых  элементов: коммуникатор (лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и  передающее ее); сообщение (информация, закодированная с помощью символов); среда или канал (средство передачи информации); получатель (лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее) и обратная связь. Проще эти элементы можно пояснить следующим образом: кто говорит, что говорит, каким путем, кому и с каким эффектом. Общая схема процесса передачи информации представлена на рис. 1[11, с. 470].

     Рис. 1. Процесс передачи информации

     Базовые элементы процесса общения включает зарождение идеи, кодирование и выбор канала, сообщение, передачу, среду, декодирование (расшифровку, перевод символов отправителя в мысли получателя), обратную связь (опорную реакцию на то, что услышано, прочитано или увидено, при которой информация буквально «отсылается» назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением) и помехи. Не останавливаясь подробно на различных помехах, шумах, барьерах, стоящих на пути эффективных коммуникативных процессов, отметим лишь, что они могут возникать в каждом из элементов общения. С целью их устранения менеджеры должны разъяснять смысл своих сообщений, регулировать поток информации, использовать обратную связь, развивать сопереживание, поощрять взаимное доверие, упрощать свой язык и быть эффективными слушателями, т. е. стремиться не только к тому, чтобы быть понятыми, но и к тому, чтобы понять[11, с. 471].

1.2. Коммуникационные  системы и их  характеристика

     Специфика коммуникативных систем определяется тремя критериями:

     1) целевым назначением системы  (какая информация сообщается  и кому предназначается),

     2) выбором коммуникативных средств, 

     3) каналами передачи и восприятия  информации (аудитивным, визуальным, аудитивно-визуальным, тактильным, возможно, экстрасенсорным)  и способами обмена информацией  (естественными и искусственными)[4, с. 96].

     В обобщенной форме можно сказать, что коммуникативные системы различаются по целевому назначению, мотивированности коммуникативных единиц и технике актуализации.

     На  основе этих критериев различают  естественные и искусственные коммуникативные  системы. К естественным системам относятся те, в которых используются коммуникативные средства естественного языка слова, словосочетания, жесты, мимика, телодвижения. Они имеют национальную специфику. К искусственным системам относятся те, в которых используются сконструированные (часто на базе вербального языка) или заимствованные из разных областей знаний символы, формулы, графы, знаки для обозначения связей и отношений элементов. Искусственные системы ориентированы на задачи общения на международном уровне, поэтому национальная специфика для них не характерна.

     Чаще, правда, говорят о естественном и  искусственных языках, а не о коммуникативных  системах. В данном случае происходит не просто свободное варьирование терминов, а молчаливое признание того факта, что коммуникативная система предполагает соотнесенность с конкретным языком как средством общения. Однако условия выделения естественных и искусственных коммуникативных систем различны. Если естественные коммуникативные системы выделяются из потока речевого общения, в котором актуализируется естественный язык, то искусственно созданные коммуникативные системы строятся на основе функционального аналога естественного языка, то есть конструкта, не обладающего всеми свойствами и функциями естественного языка. Вот почему, говоря об «искусственных языках» (традиция сильна), следует помнить, что этот термин используется условно.

     Естественные  системы характеризуются многофункциональностью, социальной дифференциацией, высокой  степенью вариативности, динамикой  развития и представляют различные уровни коммуникации. Одной из сильных сторон естественных вербальных коммуникативных систем является их широкий коммуникативный диапазон - некоторые языки содержат более полумиллиона лексических единиц и функционируют во всех сферах общения. Будучи неоднородными по своим функционально-стилистическим свойствам, они изучаются (коммуникативной) лингвистикой и стилистикой. Непосредственным предметом изучения социолингвистики и социокоммуникации является их социальная дифференциация. Невербальные средства коммуникации и их функционирование изучаются специальной дисциплиной - паралингвистикой (греч. para «около» + фр. linguistique. лат. lingua «язык»)[12, с. 372].

     Искусственные коммуникативные системы подразделяются на априорные, апостериорные и смешанные. Априорные (лат. a priori «изначально») системы создаются как независимые, без опоры на естественный язык.

     Апостериорные (лат. a posteriori «из последующего») системы создаются на базе естественных языков, из которых обычно заимствуются коммуникативные средства и структура. Лексические единицы - слова и их составляющие - суффиксы, префиксы, окончания ориентированы на интернациональную лексику довольно широкого ареала, например, европейского, структура основана на базе упрощенной грамматики того или другого естественного языка[7, с. 133].

     К смешанному виду коммуникативных систем относятся такие, в которых используются элементы естественного языка и  искусственно созданные элементы и  связи между ними. В смешанном  виде довольно четко различаются  неспециализированные и специализированные коммуникативные системы.

     Смешанный вид коммуникативных систем не эффективен для неспециализированных целей общения, но может служить хорошей основой для создания специализированных коммуникативных систем.

     Итак, коммуникация как целенаправленное общение людей расширила свои возможности и функции, включив в процесс общения технические информационные, поисковые и передающие средства, новые коммуникативные элементы. Это обусловило множественность коммуникативных систем, которые по своему назначению стали различаться как специализированные и неспециализированные, а по своей природе - как искусственные и естественные. В них можно отметить ряд общих и отличительных черт.

     К общим чертам относятся:

     1) наличие трех системообразующих  факторов - элементов, структуры и относительной целостности,

     2) социально обусловленное функционирование, хотя и в разных по масштабам  коммуникативных сферах,

     3) функции коммуникации, репрезентации  и кумуляции, 

     4) динамический характер.

     К отличительным чертам относятся:

     1) вариативность естественных систем  как обязательное условие их  развития и функционирования, невариативность  (жесткость) искусственных систем  как условие их устойчивости  и эффективного функционирования,