Информационная система управления представляет собой структуру взаимодействующих информационных потоков изображенную на рисунке 4.

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Рис. 4. Структура информационных потоков в системе управления ЗАО «ВКСМ»

      Цифрами на рисунке обозначены циркулирующие  в системе управления информационные потоки. Содержание и периодичность  сбора информации по потокам представлены в таблице 3.

Таблица 3

Информационные потоки в системе управления ЗАО «ВКСМ»

 

     Как видно из приведенной схемы участками сбора информации являются производственный отдел и отдел маркетинга. Участками аккумулирования и анализа информации - финансовый отдел, планово-экономический отдел, бухгалтерия.

     Таким образом, в системе управления предприятием циркулирует управленческая информация, включающая:

1. Информацию об управляемом объекте - производстве;
2. Информацию о состоянии производстве по выбранным критерию и показателям;
3. Информацию о решении принятом руководством предприятия;
4. Информацию о составе мероприятий по управлению производством.

     Управленческая информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности:

1. По назначению (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких самых разнообразных задач);
2. По возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению; не фиксируемая информация используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);
3. По степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);
4. По полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);
5. По степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).

     Обмен информацией в ЗАО «ВКСМ» осуществляется в письменной форме.

     Обмен письменной информацией осуществляется путем издания и распространения различного рода документов — приказов, инструкций, служебных записок и т. п. Положительными свойствами такой информации являются: закрепленность на материальных официальная лучшее усвоение людьми по сравнению с устной. В то же время, ее бывает сложно уточнять и дополнять и в целом она обходится весьма дорого.

     Поэтому к составлению документов организуется тщательный подход в первую очередь с точки зрения их цели. В качестве таковой могут выступать: информирование сотрудников, оказание на них необходимого управленческого воздействия, инструктаж в связи с осуществлением той или иной работы, контроль за ее результатами, отчет о сделанном за определенный период, сообщения о каких-либо событиях и т. п.

     В соответствии с целью создания существуют следующие документы: распорядительные (приказ, указание); организационные (положение, устав, инструкция, протокол); информационно-справочные (справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, - телефонограмма, командировочное удостоверение); личные (автобиография, заявление, доверенность).

     Другим требованием к документу является четкое определение его содержания и объема. Объем документа обычно связан с характером и интерпретацией содержащихся в нем сведений. Это могут быть отобранные и классифицированные по тому или иному принципу факты; обоснованные суждения; выводы и рекомендации, побуждающие людей (исполнителей и руководителей) к необходимым действиям.

     Вся имеющаяся информация в документ обычно не включается, ибо он не должен быть слишком большим; при необходимости она отражается в приложении или запрашивается дополнительно. Сами вопросы освещаются в тексте в порядке убывания относительной важности, а малозначительные не включаются вовсе. В то же время документ должен быть достаточно полным и содержать всю основную информацию, необходимую для понимания сути проблемы.

     Информация, помещаемая в документе, состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами. Действующими в настоящее время стандартами предусмотрен 31 реквизит; часть реквизитов является обязательными, и на их основе происходит идентификация документов. К обязательным реквизитам относится, например текст название, заголовок к тексту, подпись, печать, индекс, наименование автора (организации или физического лица) и т. п.

     Информация об управляемом объекте - производстве поступает в планово-экономический отдел, где обрабатывается. В результате обработки рассчитывается система показателей эффективности производства.

     В эту систему входят показатели по ликвидности, платежеспособности и рентабельности предприятия.

     По рассчитанным показателям планово-экономический отдел составляет предложения по управлению производством.

     После принятия решения директором, производственный отдел разрабатывает систему мероприятий реализующих управление производством.

     Следовательно, ключевыми точками информационного обеспечения системы управления предприятия являются:

• сбор и обработка информации о состоянии производства планово-экономическим отделом;
• выработка управляющих воздействий - производственным отделом.

     К наиболее существенным недостаткам информационного механизма менеджмента в ЗАО «ВКСМ» относится, то, что сбор и обработка информации о состоянии производства производится преимущественно вручную, персональный компьютер имеется лишь у начальника планово-экономического отдела, используемый для ведения различного рода отчетностей. 
 
 

2.3. Анализ влияния коммуникаций на конечный результат деятельности ЗАО «ВКСМ»

 

     Проведем  анализ эффективности коммуникаций в системе управления ЗАО «ВКСМ» путем расчета коэффициента управления в подразделениях и сравнения его с нормативными данными.

     Коэффициент управления рассчитывается как отношение  количества подчиненных к количеству руководителей в подразделении:

     

     где К_У – коэффициент управления;

     N_П - количество подчиненных;

     N_Р – количество руководителей.

     Значения  рассчитанных коэффициентов сведены  в таблицу 4.

Таблица 4

Расчет  коэффициентов управления в подразделениях ЗАО «ВКСМ»

 

     Отклонение  от норматива в положительную  сторону свидетельствует о превышении норматива управления и перегрузке руководителей.

     Отклонение  от норматива в отрицательную  сторону свидетельствует о неэффективной системе управления в подразделении и недостаточной загрузки руководителей.

     Наибольшее  отрицательное отклонение от норматива  наблюдается в ремонтно-механическом цехе, бюро механизации и автоматизации производственных процессов, бюро маркетинга и продаж.

     Наибольшая перегрузка руководителей в службе эксплуатации оборудования РЭМПРИ и планово-экономическом отделе.

Глава 3. Совершенствование  организации и межличностных коммуникаций в ЗАО «ВКСМ»

 

      При совершенствовании коммуникационного  процесса в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации.

      Первая  концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов, работы. коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками и специалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура  фирмы не меняется.

      Основной  недостаток: такой стратегии - необходимость  непрерывных изменений формы; представления  информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение "вязнет" на различных этапах информационной технологии.

      К достоинствам стратегии можно отнести  минимальные степень риска и  затраты.

      Вторая  концепция - ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

      Такая стратегия, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры  фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между- решаемыми задачами.