Отчёт по преддипломной практике

6) ксерокопии  документов, принятых по расписке от граждан и прошедших проверку на предмет действующего законодательства.

    В ходе государственной регистрации  прав регистрирующий орган обязан провести проверку условий законности сделки приватизации (возникшего права и (или) перехода права собственности к  гражданам.

     Третий этап - удостоверение подлинности копий документов, предъявляемых гражданами для участия в приватизации, свидетельствование верности подписи на заявлениях граждан об отказе от участия в приватизации жилых помещений.

     В ходе приватизации исполнительно-распорядительный  орган обязан провести проверку условий законности выдачи договора приватизации:

1) условия законности выдачи договора приватизации;

2) принадлежность жилого помещения государственному или муниципальному жилому фонду; 

3) факт пользования жильем на основании  ордера или договора социального найма; 

4)   полномочия передающих жилье органа или   организации, а также должностного лица,  подписавшего договор ;                               

5)    наличие у лиц, приватизирующих жилье, гражданства РФ ;  

6) соблюдение прав несовершеннолетних, недееспособных и других лиц, имеющих по закону право пользования жилым помещением;  

7) соблюдение принципа однократности приватизации;  

8)соответствие формы и содержания договора  приватизации         требованиям действующего законодательства.        

Четвертый этап- осуществление хранение документации по приватизации жилых помещений.

    Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

   Форма делопроизводства в администрации  централизованная.  Она предполагает, что виды работ с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, у секретаря), то есть централизованно. Все документы в администрации делятся на три вида :

1. входящие – документы несут исходную перинную информацию для выполнения управленческих действий.
2. исходящие – документы несут информацию, выработанную при функционирования органа управления.
3. внутренние – документы обеспечивающие решение задач в пределах данного управления без направления информации за его пределами.

    Движение документов с момента  их получения или создания  до завершения исполнения решений  по ним, отправки или сдачи  в дело образуют документооборот  организации. Организация документооборота  в условиях применения средств  вычислительной техники должна  обеспечивать совместимость ручной  и автоматизированной обработки  документов.

     Существует журнал регистрирующий входящие документы. Кратко описывается текст документа, наименование вида документа. Им присваивается следующий порядковый номер, после чего секретарь – делопроизводитель отдает документы руководителю.

     Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации.

    После исполнения документы определенное время хранятся в администрации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать,  введена определенная систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

    Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

    Номенклатура  дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

    •   номенклатура используется как схема  классификации при распределении  и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

    •   каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

    •   номенклатура дел используется при  построении информационно-поисковой системы по документам организации.

    •   номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры организации.

    Общие требования к номенклатуре.

    •   охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

    •   раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

    •   конкретная и четкая формулировка заголовка  дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в  нем и исключает возможность  включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

    •   систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

    Для быстрого поиска документа сначала  находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами.

    Внутренняя  опись документов дела - это учетный  документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ документов дела №

 

    Внутренняя  опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы  ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и вложенных  по содержанию.      Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи: 
 

Документы хранятся в администрации в архиве.. На специальных стеллажах занимаемых одну комнату стоят папки, пронумерованные по соответственной номенклатуре дел.

   Предархивная  подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

   Оформление  дел производится лицом, ответственным  за работу с документами (секретарь). Полное или частичное оформление дел производится в зависимости  от сроков хранения документов. Дела постоянного  хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает:

   - перегруппировку документов дела  в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

- нумерацию  листов в деле черным графитным  карандашом в верхнем правом  углу арабскими цифрами;

- составление  для наиболее ценных дел внутренней  описи документов дела;

- составление  заверительной надписи дела;

- внесение  необходимых уточнений в реквизиты  обложки дела.

   С целью систематизации и закрепления  перечня заголовков дел составляется опись дел. Опись является учетным  документом и основной частью научно-справочного  аппарата архива, обеспечивающей оперативный  поиск документов. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись  составляется в двух экземплярах.  Первый - прилагается в качестве основания к протоколу заседания  экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в организации.

   На  дела постоянного, долговременного  сроков хранения и по личному составу  составляются отдельные описи.

    В администрации существует электронное хранение документов. Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

    База  данных о документах формируется  в процессе их регистрации.

    Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными

    По  окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах общества, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации  за истекший год используются для  составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Заключение

     В процессе производственной  преддипломной  практики я   более детально  и подробно  ознакомилась  с приватизацией жилых помещений (квартир) передаваемых  по договору передачи квартиры в собственность граждан. Для себя я сделала вывод, что каждый человек впервые получает право на свободный выбор способа удовлетворения своей потребности в жилье. Никогда прежде мы не имели такой возможности.

      Кроме того, становясь собственником дома или квартиры, гражданин или семья  получают в собственность недвижимость, стоимость которой с годами увеличивается. В дальнейшем, если будет такая  необходимость, эту недвижимость можно  продать с выгодой для себя. Например, если пожилой человек остался  один в большой квартире, он может  продать ее на рынке жилья по рыночной цене, а на вырученные деньги купить меньшую квартиру и дачу или дом  в деревне. Иными словами, приобретая в собственность жилье, гражданин  практически становится обладателем  определенного капитала. Причем, судя по мировому опыту, именно этот вид  капитала – недвижимость – является самым надежным.

     Как показала практика, система централизованного финансирования  отрасли себя не оправдывает из-за несовершенства контроля за расходованием средств, направленных в централизованном порядке из бюджета на содержание и ремонт жилищного фонда.

      Приватизация  позволит поднять на более качественный уровень обслуживание и ремонт жилых  домов, так как собственник жилья, оплачивая по договору работу жилищно-коммунальных служб, будет требовать и соответствующего качества оказываемых услуг.