Структура и основные задачи пресс-службы

     В отличие от совокупного рейтинга, Impressions имеет определенный физический смысл, позволяя оценить общий вес  кампании с точки зрения количества контактов с аудиторией. Важно понимать, что если, например, Impressions составляет 200 000 человек, то это не 200 000 разных человек - одни и те же люди могут быть засчитаны неоднократно.

     При составлении медиаплана важно не забывать, что охват, частота, вес - это параметры возможного, а не реального воздействия на потребителей, как с количественной, так и с качественной точки зрения. Рейтинги передач больше рейтингов рекламных роликов, эффективная частота зависит от творческой составляющей рекламного материала.  

     2.2 Разработка медиаплана 

     Медиаплан - это план размещения ваших рекламных обращений. В этом документе содержатся ответы на следующие вопросы: где размещать, какую аудиторию охватить, как часто размещать, когда размещать, сколько на это потратить.  
 Медиаплан формируется в результате анализа значительного числа факторов, характеризующих то или иное медиасредство.

     Медиаплан должен быть:

1. достоверным (составленным на основе проверенных и тщательно отобранных экономических и статистических данных);
2. самодостаточным (подготовленным и использованным по назначению и в нужное время);
3. достаточным (содержащим в себе определенное количество информации, объясняющей выбор тех или иных СМИ и их приоритетное использование);
4. понятным и доступным для восприятия.

     Помимо  этого материалы медиаплана должны обладать:

1. четкостью и логической последовательностью;
2. убедительностью аргументации;
3. конкретностью;
4. обоснованностью всех положений.

     Качественно разработанный медиаплан позволяет:

1. разработать последовательный план работы со средствами массовой информации, внести необходимые коррективы на уровне разработки, для того чтобы максимально эффективно использовать СМИ для реализации обозначенных целей и задач;
2. четко спланировать действия подразделений, ответственных за работу со СМИ и проведение маркетинговых мероприятий, обеспечить их взаимодействие;
3. оценить потенциальные ресурсные и финансовые возможности;
4. оценить эффективность выбранных методов работы со СМИ, выделить наиболее результативные из них;
5. обеспечить мобильность и быстрое реагирование на изменения информационного рынка в результате воздействия внешних факторов.

     Как правило, медиаплан содержит пять основных компонентов:

     1. Сбор базовых, фундаментальных  данных.

     2. Определение целей.

     3. Определение целевых рынков.

     4. Работа с различными СМИ, определение  их соотношения.

     5. Общие заключения по работе⁹

      Первый этап составления грамотного медиаплана - исследования.¹⁰

Этот  этап медиапланирования включает в себя два подэтапа - определение целевой аудитории и исследования самой целевой аудитории. На втором подэтапе необходимо определить численность, социальный, демографический и образовательный показатели, степень активности и некоторые другие особенности аудитории. 
 Если целевая аудитория имеет сильную структуру, то ее подразделить ее на несколько групп, иногда даже с подгруппами, с целью проведения для каждой из них определенной PR кампании. Следует учитывать сложные отношения между группами. Такие, как, например, пересечение. Данный этап составления медиаплана призван определить параметры и формы воздействия на целевую аудиторию. Полученные в ходе проведенных исследований данные будут использоваться практически на каждом последующем этапе PR-кампании.

      Второй этап создания медиаплана - разработка фирменного стиля и слоганов. На данном этапе медиапланирования необходима разработка фирменного стиля рекламной кампании или даже ее отдельных акций. Все акции, кампании и мероприятия должны соответствовать стилю фирмы, так как дробление стилей может вызвать эффект, обратный ожидаемому: предмет продвижения перестанут узнавать. Разработка слоганов как для всей кампании в целом, так и для отдельных акций, проводимых в рамках этой кампании - важный и ответственный этап создания медиаплана: слоганы будут использоваться в рекламных материалах, рассылках, новостных информационных блоках, на сайте и т.д.

      На следующем этапе разработки медиаплана описываются выбранные типы рекламы, сроки размещения, стоимость (пакетная или разовая покупка, спонсорство и т.п.), а так же эффективность проводимой рекламной кампании.

      Медиапланирование включат в себя очень много  важных моментов в составлении медиаплана которые нужно обязательно учитывать  а главное понимать. Хотя на данный момент на рекламном рынке в России правильные медиопланы практически никто не составляет, т.е. с учётом всех требований и с анализом социологических исследований, поскольку социологические исследование очень дорогой и трудный процесс.

     ГЛАВА III. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРАКТИКА РАБОТЫ ПРЕСС-СЛУЖБЫ НА ПРИМЕРЕ ПРЕСС-СЛУЖБЫ ГУБЕРНАТОРА МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ 

     3.1 Структура пресс-службы губернатора  мурманской области. 

     В главе рассматривается, каким образом осуществляется руководство и координация деятельности подразделений, которые необходимы в структуре пресс-службы, на примере деятельности пресс-службы губернатора Мурманской области.

      Пресс-служба не является юридическим лицом и входит в структуру аппарата губернатора Мурманской области. Служба создана и действует в целях оперативного и объективного информирования граждан, юридических лиц и иных субъектов правоотношений о деятельности губернатора и администрации Мурманска, подчиняется губернатору Мурманской области.

      А. Ю. Русаков описывает, что пресс-служба губернатора включает в себя: руководство  управлением, информационно-аналитический, редакционно-издательский отделы, отдел по работе со СМИ, сектор телевидения и фоторабот, сектор по работе в сети Интернет.

      Начальник управления – руководитель пресс-службы губернатора подчиняется непосредственно  губернатору Мурманской области, и его основными задачами являются обеспечение распространения своевременной и достоверной информации о деятельности губернатора Мурманской области и организация работы управления в соответствии с возложенными на него задачами. Руководитель пресс-службы имеет право самостоятельно выступать в СМИ не только по вопросам своей служебной деятельности, но и давать какие-либо комментарии от лица губернатора.

      Руководитель  имеет свой аппарат, который оказывает  помощь в технической организации  его деятельности. В аппарат входят заместитель начальника – эксперт по правовым вопросам, заместитель начальника – пресс-секретарь губернатора, заместитель начальника, курирующий информационно-аналитический и редакционно-издательский отделы, и два помощника руководителя – специалисты пресс-службы, которые, с одной стороны, помогают руководителю принимать решения, с другой стороны, по своим функциям оказывают координирующее и информационно-методическое воздействие на подчиненных руководителю сотрудников. Делегирование полномочий позволяет не только освободить руководителя от решения второстепенных вопросов и выполнения рутинных операций, но и способствует раскрытию способностей, проявлению инициативы и самостоятельности сотрудников.

      Основными задачами эксперта по правовым вопросам являются: укрепление законности и предотвращение правовых ошибок в деятельности управления и правовая защита законных прав и интересов губернатора Мурманской области в связи с деятельностью СМИ и иным распространением информации.

      Эксперт по правовым вопросам также обязан согласовывать, визировать (при наличии оснований – отказывать в согласовании) проекты законов Мурманской области и нормативных актов администрации Мурманска, поступающие в управление согласно регламенту. Этим реализуется одно из важных направлений деятельности структуры по связям с общественностью, а именно – непосредственное участие в разработке программ и решений. 

     3.2 Основные задачи пресс-службы  губернатора Мурманской области 

      Задача  руководства пресс-службы состоит  в том, чтобы использовать ту организационную структуру, которая наиболее полно соответствует поставленным целям и задачам, наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности управляемого объекта и достигать своих целей.

      Основными задачами, поставленными перед пресс-службой, являются:

• формирование объективного общественного мнения о деятельности губернатора и администрации Мурманской области;
• подготовка и распространение заявлений, сообщений, пресс-релизов и других официальных информационных материалов администрации Мурманской области;
• организация пресс-конференций, брифингов, встреч с представителями администрации Мурманской области и предоставление СМИ официальных разъяснений позиции губернатора и администрации по различным вопросам;
• участие в подготовке к печати (выходу в эфир) материалов, касающихся деятельности губернатора и администрации;
• аккредитация журналистов при администрации Мурманской области и обеспечение их деятельности;
• проведение правовых экспертиз (правового анализа) проектов публичных выступлений губернатора и должностных лиц администрации Мурманской области, а также материалов, подготавливаемых для распространение через СМИ;
• уточнение позиции редакций СМИ и журналистов по вопросам освещения деятельности губернатора и администрации Мурманской области в случаях выхода в свет продукции СМИ, содержащей неоднозначно трактуемые, недостоверные сведения, а также другие сведения, затрагивающие законные права и интересы губернатора и администрации Мурманской области; ведение переговоров об устранении последствий нарушений законодательства о СМИ; разработка проектов официальных ответов и опровержений;
• сбор, обработка, хранение и распространение информации в соответствии с целями деятельности службы;
• осуществление методологического руководства деятельностью сотрудников администрации, ответственных за связи с общественностью и СМИ;
• представление и защита интересов губернатора в судебных, других правоохранительных органах, в органах государственной власти и управления, в иных органах, организациях и перед гражданами по вопросам, входящим в ведение управления;
• рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам, входящим в сферу деятельности управления; сотрудничество с общественными и творческими организациями, осуществляющими деятельность в сфере, относящейся к компетенции управления;
• решение вопросов по совершенствованию работы администрации по взаимодействию со СМИ.

      Одна  из основных задач, стоящих перед  пресс-службой, – проведение комплекса мероприятий по предотвращению или минимизации ущерба, нанесенного деструктивными действиями СМИ. Мероприятия по решению проблемной ситуации должны строиться по принципу предвидения и планирования возможных информационных атак. Это постоянная деятельность по распространению так называемой фоновой информации, которая призвана формировать и поддерживать имидж администрации и её руководителей, а также обезопасить орган государственной власти в случае кризисной ситуации.

      При подготовке информационного материала, в том числе призванного нейтрализовать негативное воздействие СМИ, пресс-служба губернатора оказывают содействие все отраслевые и территориальные подразделения администрации Мурманской области. Совместные усилия по сопротивлению информационной атаке свидетельствуют о том, что информационная политика органа государственной власти носит целостный характер.

      Таким образом, организационное устройство служб в органах государственной  власти должно определяться их функциональными особенностями. Задача состоит в том, чтобы использовать такую организационную структуру, которая наиболее полно соответствует поставленным целям и задачам, наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности управляемого объекта и достигать своих целей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     На  сегодняшний день компании различных  масштабов используют систему связей с общественностью.

     Работа  пресс-службы – это спланированные и осуществляемые в течение длительного времени действия, направленные на установление и поддержание доброжелательных отношений и взаимопонимания между организацией и общественностью.

     Существуют  специфические особенности поведения при использовании различных видов массовых каналов коммуникаций. Требования и нормы, приемлемые для печатных СМИ, могут не соответствовать таким электронным средствам массовой информации, как радио и телевидение.

      Различный подход к подаче одной и той же по содержанию информации приводит к ее различному восприятию.