Инвентаризация имущества в учреждении

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители  администрации организации, работники  бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и  т. д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания  результатов инвентаризации недействительными.

 До начала проверки  фактического наличия имущества  инвентаризационной комиссии надлежит  получить последние на момент  инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии  основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально-ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

      Расписка(до  начала инвентаризации): «К началу  инвентаризации все документы,  относящиеся к приходу или  расходу ценностей, сданы в  бухгалтерию и никаких неоприходованных  или списанных в расход ценностей  не имеется.» И ставится подпись  материально ответственного лица  и дата.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы  на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом  наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или  акты инвентаризации не менее, чем в  двух экземплярах ( Приложение №3-9)

 Инвентаризационная комиссия  обеспечивает полноту и точность  внесения в описи данных о  фактических остатках основных  средств, запасов, товаров, денежных  средств, другого имущества и  финансовых обязательств, правильность  и своевременность оформления  материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации  должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные  сроки (обеспечить рабочей силой  для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей  может определяться на основании  документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или  объема) навалочных материалов допускается  производить на основании обмеров  и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости  отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании  перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты  и ведомости отвесов прилагают  к описи.

 Проверка фактического  наличия имущества производится  при обязательном участии материально-ответственных  лиц (Приложение №12).

Инвентаризационные описи (Приложение №3-9) могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем  зачеркивания неправильных записей  и проставления над зачеркнутыми - правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка  о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку.

Описи подписывают все  члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные  лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное  хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены  материально-ответственных лиц, принявший  имущество, расписывается в описи получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

 На имущество, находящееся  на ответственном хранении, арендованное  или полученное для переработки,  составляются отдельные описи.

 Если инвентаризация  имущества проводится в течение  нескольких дней, то помещения,  где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной  комиссии должны быть опечатаны.  Во время перерывов в работе  инвентаризационных комиссий (в  обеденный перерыв, в ночное  время, по другим причинам) описи  должны храниться в ящике (шкафу,  сейфе) в закрытом помещении,  где проводится инвентаризация.

 В тех случаях, когда  материально-ответственные лица  обнаружат после инвентаризации  ошибки в описях, они должны  немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить  об этом председателю инвентаризационной  комиссии. Инвентаризационная комиссия  осуществляет проверку указанных  фактов и в случае их подтверждения  производит исправление выявленных  ошибок в установленном порядке.

 Для оформления инвентаризации  необходимо применять формы первичной  учетной документации по инвентаризации  имущества и финансовых обязательств( Приложение №3-9) к настоящим Методическим указаниям⁵, либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. В частности, при инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников применяются формы, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации для сельскохозяйственных организаций.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные  проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и  материально-ответственных лиц обязательно  до открытия склада, кладовой, секции и  т. п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом ( Приложение №10) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций( Приложение №11).

В межинвентаризационный  период в организациях с большой  номенклатурой ценностей могут  проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный  период, осуществляются инвентаризационными  комиссиями по распоряжению руководителя организации.

 

 

 

 

 

III. Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств, оформление результатов инвентаризации.

3.1. Инвентаризация основных  средств.

 

 До начала инвентаризации  рекомендуется проверить⁶:

а) наличие и состояние  инвентарных карточек, инвентарных  книг, описей и других регистров  аналитического учета;

б) наличие и состояние  технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений  и неточностей в регистрах  бухгалтерского учета или технической  документации должны быть внесены соответствующие  исправления и уточнения.

 При инвентаризации  основных средств комиссия производит  осмотр объектов и заносит  в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера  и основные технические или  эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в  собственности организации.

Проверяется также наличие  документов на земельные участки, водоемы  и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности  организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны  неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям - указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам - местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам - тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией  неучтенных объектов должна быть произведена  с учетом рыночных цен, а износ  определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением  сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в  соответствии с основным назначением  объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в  опись под наименованием, соответствующим  новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых  помещений и др.) или частичная  ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или  снижения балансовой стоимости объекта  и привести в описи данные о  произведенных изменениях.

         Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие  одновременно в одно из структурных  подразделений организации и  учитываемые на типовой инвентарной  карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием  количества этих предметов.

Основные средства, которые  в момент инвентаризации находятся  вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и  речные суда, железнодорожный подвижной  состав, автомашины; отправленные в  капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризируются до момента  временного их выбытия.

На основные средства, непригодные  к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием  времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты  к непригодности (порча, полный износ  и т. п.).

 Одновременно с инвентаризацией  собственных основных средств  проверяются основные средства, находящиеся на ответственном  хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в  которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в  аренду.

 

3.2 Инвентаризация нематериальных активов.

 

 При инвентаризации  нематериальных активов необходимо  проверить:

• наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;
• правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

 

3.3 Инвентаризация финансовых вложений⁷.

   При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.