Разработка проекта совершенствования работы по оформлению авансового отчета в ООО «Сиско»

Проверяется также полнота  отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат  данным лицом остатка неизрасходованных  средств.

Выявленные бухгалтером  нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ современного состояния процесса  организации работы по оформлению авансовых отчетов

2.1 Общая характеристика  ООО «Сиско Системс»

ООО "Сиско Системс" - представительство американского производителя оборудования связи Cisco Systems. Сиско Системс предлагают следующие продукты:

• Маршрутизаторы
• Коммутаторы
• Беспроводные сети
• Оптические сети
• Средства видеонаблюдения
• Средства связи
• Программное обеспечение
• Интерфейсы и модули.

Американская компания Cisco — одна из крупнейших ИТ-компаний, бренд которой является одним из самых дорогостоящих, в мире и на Западе известен не менее, чем Microsoft или IBM. В России Cisco очень хорошо представлена на рынке B2B, но не столь хорошо известна на потребительском рынке.  Кроме продуктов, Сиско Системс осуществляет следующие наборы услуг:

• Услуги маршрутизации и коммутации
• Услуги беспроводной связи
• Услуги создания беспроводных сетей
• Услуги обеспечения мобильности для беспроводных сетей операторов связи
• Услуги обеспечения информационной безопасности
• Услуги обеспечения физической безопасности
• Услуги управления и автоматизации сетей
• Услуги для сетей Ethernet операторского класса

Cisco в России является  стратегическим партнером государства,  имеет статус доверенного советника,  всесторонне поддерживающего инновационное развитие отечественной экономики. В рамках подписанного в прошлом году соглашения между президентом России Дмитрием Медведевым и главным исполнительным директором Cisco Джоном Чемберсом компания инвестирует в размере $1 млрд в развитие предпринимательства и инновационных технологий в России.

Сиско Системс осуществляет крупные поставки оборудования, а  также обширную маркетинговую и  лоббистскую деятельность на территории РФ, в результате чего корпорация превращается в одного из ключевых подрядчиков по информатизации и компьютеризации органов власти РФ и крупных российских предприятий. В частности, услугами корпорации пользуются ФАПСИ, палаты Федерального собрания РФ, Центробанк, Федеральная налоговая служба, Федеральная таможенная служба, Министерство экономического развития, Министерство внутренних дел РФ, Счетная палата, Центральная избирательная комиссия, а также крупнейшие российские компании — "Сбербанк", ВТБ, "Газпром", ЛУКОЙЛ, РЖД, Росгосстрах, РУСАЛ, "АвтоВАЗ", авиакомпания "Сухой" и другие.

Российская выручка Cisco Systems выросла в 2011 финансовом году (завершился 31 июля) на 63%. . Россия стала первой в мире по темпам роста продаж инфраструктурного оборудования Cisco. Общая выручка компании выросла на 7,9% до $43,2 млрд. А российский IT-рынок, по данным Минкомсвязи, прибавил в 2010 г. 14%.

Ключевыми технологическими направлениями для развития компании являются магистральная маршрутизация, коммутация и услуги, решения для совместной работы приложений, виртуализация ЦОД, облачные вычисления, видеотехнологии, архитектуры для трансформации бизнеса.

С 1997 года существует сетевая  академия Сиско. Программа Сетевой академии Cisco — это комплексная программа электронного обучения, предоставляющая студентам знания в области технологий Интернета, необходимые в условиях глобальной экономики. Программа Сетевой академии включает материалы, доступные через Интернет, инструменты оценки знаний, средства отслеживания академических успехов студентов, практические лабораторные занятия, а также курсы подготовки для получения признанных в отрасли профессиональных сертификатов. Партнёры Cisco из числа коммерческих, правительственных и общественных организаций формируют экосистему, предоставляющую ряд услуг и поддержку, необходимую для подготовки будущих сотрудников в условиях глобальной экономики.

На данный момент сетевые  академии Cisco открыты во всех ведущих  центрах СФО — Новосибирске, Томске, Омске, Красноярске, Иркутске, Барнауле, причем отрыты они в первую очередь в университетах. В ближайшее время в рамках трехлетней программы поддержки российского ИТ-образования компания надеется расширить партнерство в областях среднего и начального профессионального образования, а также в области переподготовки граждан в стесненных экономических обстоятельствах. Конкретные планы компании зависят в конечном счете от поддержки со стороны руководства субъектов Федерации. В качестве примера можно привести республики Карелию, Марий-Эл, Северную Осетию, Саха-Якутию, с которыми Сиско подписали меморандумы о взаимопонимании. Для этих субъектов Федерации Cisco предложила модель комплексной модернизации ИТ-образования и с текущего учебного года реализует крупномасштабные образовательные проекты. Компания очень рассчитывает внедрить подобные программы и в СФО при поддержке руководства федерального округа и субъектов Федерации

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ проблем  в организации процесса  формирования  и проверки авансовых отчетов

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами, что является немаловажной частью как бухгалтерского учета, так и деятельности организации в целом. В процессе увеличивающегося количества командировок, на первое место встает такая форма учетов расчетов с подотчетными лицами, как авансовый отчет.

Следовательно, работа по проверке и оплате авансовых отчетов должна быть бесперебойной и хорошо организованной. На данный момент в организации работают 2 сотрудниками, занимающихся проверкой и оплатой авансовых отчетов, которые выполняют все операции по приёму, размещению, проверке, оплате авансовых отчетов, выполняют обязанности контролирующих органов, разъясняя и требуя данных с сотрудников для формирования полного пакета документов, необходимых для оплаты авансового отчета. Данные вопросы занимают много времени и сил, что приводит к новым ошибкам и проблемам. 

Проанализировав деятельность организации ООО «Сиско Системс» в области авансовых отчетов, можно отметить много положительных моментов, в число которых входит высокий профессионализм сотрудников, большой бюджет для расходов сотрудников в командировках, хорошая ресурсная база. Но, как и любое предприятие, данная организация не лишена своих недостатков:

• Не налажена связь между бухгалтерией и работниками аппарата управления;
• Отсутствие подразделения, занимающегося оптимизацией формирования авансовых отчетов;
• Недостаточная гласность при возникновении изменений требований
• Частые изменения требований
• Недоведение четких требований до работников
• Отсутствие автоматизированной формы для заполнения авансового отчета
• Отказ работников прикладывать полный пакет документов для оплаты отчета
• Требования работников к бухгалтерии о быстрой оплате отчета
• Возникновение большого количества ошибок, разногласия между сотрудниками, прерывание рабочего процесса

На основе имеющихся данных построим дерево проблем (рис. 1).

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

                                                                       

 

 

 

 

Рис.1 Дерево проблем формирования авансового отчета в ООО «Сиско»         

 

Данная организация  имеет ряд проблем в процессе формирования и проверки авансовых  отчетов, которые необходимо решать в целях дальнейшего развития организации.

Как мы видим из рисунка 2, основной проблемой является неналаженная связь между бухгалтерией и сотрудниками организации, имеющими дело с авансовыми отчетами. Данная проблема вытекает из проблемы отсутствия подразделения, которое занималось бы оптимизацией процесса формирования авансовых отчетов. Данные проблемы, а также недостаточная гласность при возникновении изменений требований и частые изменения требований, приводят к возникновению ошибок, разногласия, прерыванию рабочего процесса.

На мой взгляд, решение этих проблем окажет положительное влияние на всю организацию, улучшив взаимоотношения между сотрудниками, рабочий процесс, скорость оплаты отчетов и многое другое.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Разработка проекта совершенствования процесса  формирования и проверки  авансового отчета.

3.1 Проект совершенствования  процесса проверки авансового  отчета.

На основе анализа  ООО «Сиско Системс» и построения дерева проблем было решено предложить ряд определенных действия для нейтрализации проблем проверки и заполнения авансовых отчетов. Предложения основаны на успешном  опыте других организаций в данном вопросе, и заключаются в следующем.

Во-первых, считаю необходимым введение дополнительной контролирующее-проверяющей должности. Данный человек будет общаться с сотрудниками, разъяснять возникающие у сотрудников вопросы, решать проблемы сотрудников в связи с отсутствием  у них какого-либо необходимого документа.

Во-вторых, необходимо составить систему четких требований к сотрудниками, заполняющим авансовые отчеты, и распространить эти данные, проконтролировав их получение сотрудниками. Для этого предлагаю поручить IT-отделу  создать компьютерную программу, в которой для каждого типа отчета будет указан необходимый перечень первичных документов, необходимых для экономического обоснования выдачи аванса, возмещения денежных средств сотруднику.

Автоматизированная информационная технология, представляющая собой совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи, поможет решить не только комплекс проблем, непосредственно связанных с проверкой авансовых отчетов, но и часть смежных проблем - проблем коммуникаций сотрудников, а также обеспечит бесперебойный рабочий процесс и исключит ошибки и недочеты, которые наблюдаются у организации в настоящее время.

На данный момент в  организации работают 2 сотрудниками, занимающихся проверкой и оплатой  авансовых отчетов, которые выполняют  все операции по приёму, размещению, проверке, оплате авансовых отчетов, выполняют обязанности контролирующих органов, разъясняя и требуя данных с сотрудников для формирования полного пакета документов, необходимых для оплаты авансового отчета.

Сейчас бухгалтерия организации использует только письменные уведомления и рекомендации сотрудников по почте, что в совокупности с нежеланием сотрудников реагировать на рекомендации бухгалтерии может привести к проблемам с налоговой инспекцией, ведь бухгалтерии приходится оплачивать авансовые отчеты без первичной документации.

Сложность решения проблем  заключается в субъективности процесса. Многие сотрудники соглашаются предоставить необходимые документы только при  вмешательстве руководства более  высокого уровня нежели этот сотрудник. Такая позиция сотрудников обусловлена отсутствием четкого списка требований, так как сотрудники не уточняют необходимый список самостоятельно, и формируют авансовый отчет «на авось». Всего этого можно избежать, применив указанные выше предложения по оптимизации этого бизнес-процесса.

Целями внедрения изменений  являются:

• Налаживание коммуникационных связей между сотрудниками;
• Формирование авансового отчета на основе автоматизированной системы;
• Сокращение времени формирования, проверки и оплаты авансового отчета;
• Быстрое доведение изменений требований бухгалтерии до сотрудников.

 

 

 

3.2 Оценка эффективности  предлагаемых мероприятий

Внедрение дополнительной должность обеспечит сокращение работы, приходящееся на работников бухгалтерии, занимающихся проверкой авансовых отчетов. Это позволит сократить  время на проверку отчета, написание комментариев, разбор проблем. Внедрение нового человека позволит улучшить отношения между сотрудниками и бухгалтерией, так как новая должность более конкретна, и направлена решать проблемы сотрудников, создающих авансовые отчеты.