Разработка проекта совершенствования работы по оформлению авансового отчета в ООО «Сиско»

Министерство  образования и науки РФ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Государственный  университет управления»

 

Институт инновационного управления экономикой

 

Кафедра менеджмента

 

 

 

Курсовой проект

 

По учебной дисциплине “Проектирование систем управления”

 

 

Разработка проекта  совершенствования работы по оформлению авансового отчета в ООО «Сиско»

 

 

 

 

 

Выполнила:

 

                                

                                                                                    

 

                                                                                                                Проверила:

            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва, 2012

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Понятие системы управления, авансового отчета ………………........5

1.1 Понятие системы управления…………………………..................................5

1.2 Процесс проверки и формирования авансовых отчетов……………………8

Глава 2. Анализ современного состояния процесса организации работы по оформлению авансовых отчетов…………………..……………………………12

2.1 Общая характеристика ООО  «Сиско Ситемс»……………………….……12

2.2 Анализ проблем в организации процесса формирования и проверки авансовых отчетов……………………………………………………………….15

Глава 3. Разработка проекта совершенствования процесса формирования и проверки авансового отчета................................................................................18

3.1 Проект совершенствования процесса проверки авансового отчета...........18

3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий……………………...20

Заключение……………………………………………………………………….22

Список литературы ……………………………………………………………...24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Каждая компания отправляет своих сотрудников в командировки, а, следовательно, возникает необходимость создания авансового отчета. Вероятнее всего, каждый сотрудник бюджетного учреждения хотя бы раз, но получал денежные средства под отчет.

Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные  нужды и расходы, связанные с  командировками своих сотрудников. Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах.

Система управления процессом  формирования, проверки и оплаты авансовых  отчетов является важной составляющей деятельности любой организации. Важность и актуальность данной работы обославливается  необходимостью отправления сострудников в командировки, .....

Ненадлежащее выполнение требований бухгалтерии приводит к  проблемам взаимоотношений сотрудников, прерывает рабочий процесс и разрушает систему корпоративных ценностей. Поэтому необходима постоянная оптимизация данного поцесса во избежании появления проблем в данном вопросе.

Целью данной работы является разработка плана совершенствования  процесса формирования и проверки авансового отчета.

Для выполнения поставленной цели, необходимо решить следующие  задачи:

• Дать определение системы управления и ее компонентов;
• Дать определение авансовому отчету, описать необходимые требования к его форме и содержанию;
• Дать характеристику деятельности ООО «Сиско» и выявить основные проблемы, связанные с формироаванием и проверкой авансовых отчетов в  организации;
• Предложить план совершенствования, способ решения проблемы на основе произведенного анализа;
• Оценить эффективность предлагаемых мероприятий для организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Понятие  системы управления, понятие авансового отчета.

1. Понятие системы управления организацией

Под системой управления понимают совокупность действий, необходимых  для согласования совместной деятельности людей. Эта совокупность должна обладать всеми вышеперечисленными свойствами системы. И в реальной действительности она ими обладает. Но в исследовании мы не всегда это видим и учитываем.

При управлении в сравнительно крупных масштабах все действия группируются по функциям, которые  для их успешного осуществления (профессионализм, накопление опыта, создание необходимых условий и пр.) организационно обособляются в звенья, связанные потребностью иметь определенный результат и достигать определенную цель. Исходя из этого, можно определить понятие системы управления следующим образом: совокупность звеньев, осуществляющих управление, и связей между ними.

Действительно, при малых  масштабах система управления характеризуется комплексом действий, из которых складывается непосредственное воздействие на управляемый объект. Именно факт воздействия характеризует в этом случае связанность и целостность этих действий, реальность управления. Они закрепляются как статическая основа деятельности менеджера, в чем и находит свое выражение формирование системы управления. Такое понимание системы управления наиболее ярко выражается в малом предпринимательстве, в управлении сравнительно малым предприятием, где есть только менеджер и небольшая группа производственных работников. Так понимается система управления при выделении ее в рамках отдельного подразделения (система управления отделом, бригадой, лабораторией, подразделением и пр.)

Если управление осуществляется в достаточно крупных масштабах, если существует разделение управленческой деятельности между должностными лицами или специализированными подразделениями, система управления предстает в виде совокупности различных звеньев, связанных между собой определенным образом. Звенья системы управления выделяются по специфике, объему и масштабу полномочий, трудоемкости работы, равномерности распределения нагрузки, квалификационным требованиям к персоналу, информационному обеспечению, возможностям территориального размещения сотрудников.

Все эти факторы в  их совокупности и сочетании влияют на формирование и выделение звеньев системы управления, ее структуру, целостность и другие признаки.

Звенья, составляющие систему  управления, различны. Они отличаются главным образом комбинацией  функций и полномочий управления. Они определяют и важнейшие связи  соподчиненности, координации, согласования, консультаций, информирования и пр.

Звенья системы управления могут быть линейными, функциональными, линейно-функциональными, функционально-линейными. Комбинация различных звеньев в системе управления определяет разнообразие ее типов.

В зависимости от того, из каких звеньев строится система  управления и, как эти звенья располагаются друг относительно друга, статусное взаимодействие как строятся связи между ними, можно выделить системы управления аналогичного названия: линейного, функционального, линейнофункционального и функционально-линейного типов.

Особой формой сочетания функций и полномочий в деятельности звена системы управления, допускающей двойную, но разделенную подчиненность звена, являются матричные системы управления. Они оказываются наиболее эффективными в условиях диверсификации производства или услуг. Их достоинством являются также гибкость и адаптивность, сочетание широкой и узкой специализации персонала, оперативное реагирование на проблемы, эффективное использование высококвалифицированных специалистов.

Система управления должна быть предметом специального проектирования, которое надо осуществлять на основе исследования ее характеристик, а также изменяющихся условий и потребностей управления.

При исследовании систем управления желательно пользоваться показателями ее состояния, функционирования и развития. Не все показатели могут иметь строго расчетную форму. На практике приходится пользоваться и показателями экспертных, эвристических, социологических, тестовых оценок.

Наиболее общими показателями системы управления являются: состав и структура функций управления, звенья и их распределение по ступеням иерархии, структура системы управления, величины звеньев, распределение полномочий (централизация управления), информационное обеспечение, квалификационные требования, использование технических средств, равномерность нагрузки. В этих своих характеристиках система управления и предстает в качестве объекта исследования.

Но системное представление  объекта исследования должно быть допонено системным подходом к самому исследованию. Иначе может оказаться, что в процессе исследования мы превратим объект из системы в конгломерат элементов, свойств, аспектов и признаков.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Процесс проверки и формирования авансовых отчетов

Подотчетное лицо при  всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Для бюджетных учреждений данный срок, как правило, определен правилами ведения бюджетного учета, утвержденными вышестоящим распорядителем, самим бюджетным учреждением.

Выдача наличных денег  под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного  отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Форма авансового отчета (№ АО-1) утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Авансовый отчет представлџет собой двусторонний документ, который заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1–6) и бухгалтером организации (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Он может быть заполнен как на бумажном, так и на машинном носителе.

Подотчетное лицо на лицевой  стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное  подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.

Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Внизу лицевой части авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне  формы подотчетное лицо указывает  перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное  удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ и т. д.), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

• подтверждающие документы подаются в оригинале;
• по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
• по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:

• по форме - устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;
• по содержанию - определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;
• арифметическая проверка - удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.