Функционально – стоимостный анализ издержек ООО «Формация»

      Рассмотрим  схему информационных потоков между  руководителем аптеки и источниками  управленческой информации:

      1. Директор - бухгалтерия. В бухгалтерии  любого предприятия собирается всесторонняя информация о его деятельности. С точки зрения пригодности для целей управления директору могут понадобиться:

      · данные бухгалтерской отчетности;

      · данные о состоянии расчетов с  поставщиками и покупателями;

      · данные о товарообороте;

      · данные об издержках;

      · информация о финансовой деятельности предприятия;

      · другая информация учетного характера.

      2. Директор - подразделения. На данном  этапе директору может потребоваться следующая информация:

      · данные о товарообороте данного  подразделения;

      · данные о структуре ассортимента данного подразделения;

      · информация о трудозатратах в  данном подразделении;

      · данные о качестве обслуживания в  данном подразделении;

      · другая информация управленческого  характера.

      3. Директор - персонал. На этом этапе директор контролирует трудовую деятельность коллектива в целом. Одновременно решаются вопросы подбора и перестановки кадров.

      4. Директор - поставщики. В рамках данного  информационного потока директора может интересовать следующая информация:

      · общее количество организаций, обеспечивающих поставку товаров в аптеку;

      · величина и динамика абсолютных показателей  кредиторской задолженности;

      · удельный вес доли каждого поставщика в общем объеме кредиторской задолженности;

      · условия поставок и расчетов, сложившиеся на предприятии;

      · другая информация о поставщиках.

      5. Директор - покупатели. Если рассматривать  данный информационный поток  в широком понимании, то в  его рамках директор получит  следующую информацию:

• структуру и динамику покупательского спроса;
• состояние расчетов с покупателями (особенно расчетов за медикаменты, отпущенные по бесплатным и льготным рецептам);
• абсолютную величину, структуру и динамику дебиторской задолженности;
• информация о масштабах неудовлетворенного спроса;
• структуру реализации (информация об удельных весах разных видов реализации в товарообороте аптеки).

      6. Директор - органы власти. Информационное  взаимодействие с органами власти  подразумевает своевременное доведение  до сведения дирекции изменений  в налоговом, гражданско-правовом законодательстве, а также принятия разнообразных подзаконных нормативных документов (например, писем местного комитета фармации).

      Рассмотрим  подробнее информационные потоки внутри аптеки.

      Каждое  подразделение получает информацию и из внешних и из внутренних источников. Но информация, получаемая, например, от поставщиков подразделением аптеки, бухгалтерией и директором буде разной. Каждое подразделение накапливает "свою" информацию. Далее разные информационные "блоки" складываются и дают полную картину деятельности аптеки в широком смысле.

      Информационный  поток, предназначенный для дирекции, рассмотрен выше, поэтому подробнее  остановимся на двух других звеньях  системы.

      К "Подразделениям" отнесены все  отделы аптеки, занятые основной деятельностью.

      Рассмотрим подробно содержание каждого информационного потока, замыкающегося на подразделении аптеки.

      1. Подразделение - дирекция. Нисходящий  информационный поток к подразделению  заключается в руководстве его  деятельностью дирекцией. От подразделения  руководству передается следующая информация:

      · объем реализации;

      · данные о неудовлетворенном спросе;

      · структура реализации.

      2. Подразделение - бухгалтерия. Взаимодействие  с бухгалтерией заключается в  передаче данных о поступивших  и реализованных товарах. Все  подразделения составляют товарные отчеты. Каждый товарный отчет содержит информацию, как правило, за три календарных дня. Принятые отделом льготные и бесплатные рецепты подлежат отдельному учету внутри подразделения. Данные из рецептов должны ежедневно вноситься в специализированную программу учета льготных рецептов. Полученная база данных по льготному отпуску представляет аналитический интерес. Её ценность с точки зрения экономического анализа будет рассмотрена ниже.

      По  данным отпуска по льготным и бесплатным рецептам за каждый день автоматически формируются реестры, которые затем вместе с рецептами передаются в бухгалтерию.

      3. Подразделение - другие подразделения.  В аптеке нередко бывает ситуация, когда товар в подразделение  поступает от других подразделений. Если в аптеке имеется отдел запасов, то товар от поставщиков вначале поступает в него. Затем из отдела запасов товар по накладным передается в подразделения, где и подлежит реализации. В случае, если товар длительное время не реализован, то он возвращается в отдел запасов, который далее либо, если это возможно, возвращает товар поставщику, либо ищет другие варианты реализации.

      Если  отдел запасов в аптеке отсутствует, то заказом товара у поставщиков  занимается руководство каждого  подразделения. В этом случае нередко движение товаров между отделами, которое оформляется накладными на внутреннее перемещение.

      4. Подразделение - поставщики. Этот  информационный поток содержит  данные о поставщиках, вариантах  предлагаемых ими условий поставок, расчетов, сравнительный анализ прайс-листов и т. д..

      5. Подразделение - покупатели. Подразделение  предоставляет покупателям информацию:

      · о наличии товаров в аптеке,

      · о наличии товаров в аптеках  населенного пункта;

      · о ценах на товары, их синонимы, аналоги.

      От  покупателей поступает информация о структуре и динамике спроса, а также о неудовлетворенном спросе.

      Бухгалтерия аптеки является максимально информационно  насыщенным звеном аптеки.

      Сюда  стекается учетная информация от всех подразделений, здесь поступившая  информация обобщается, регистрируется, систематизируется, анализируется. Представленная в требуемом формате учетная информация служит в дальнейшем для принятия управленческих решений.

      С целью дальнейшего использования  для решения аналитических задач, бухгалтерская информация может быть систематизирована по следующим блокам:

      · расчеты с поставщиками;

      · расчеты с покупателями;

      · расчеты с персоналом по оплате труда;

      · основные фонды аптеки;

      · движение товаров и товарные запасы;

      · издержки обращения;

      · бухгалтерская отчетность.

      Все эти блоки имеют самостоятельное  аналитическое значение.

      Получив представление о том, как проходят информационные потоки в аптеке, следует  обозначить на каком этапе какие  аналитические исследования следует проводить.

      Во  избежание излишней на данном этапе изложения детализации, за основу примем схему внутреннего информационного потока в аптеке.

      Аналитические исследования должны проводиться не только на этапе передачи данных из одного блока в другой, но и внутри каждого блока.

      В подразделениях реализуются следующие направления анализа:

      · анализ структуры и динамики товарных запасов;

      · анализ трудозатрат сотрудников  подразделения и эффективности  его деятельности;

      · элементы анализа спроса и предложения.

      В бухгалтерии осуществляются следующие  виды анализа:

      · анализ расчетов с поставщиками и  покупателями;

      · анализ эффективности использования активов аптеки, в особенности, оборотных активов;

      · анализ структуры и динамики издержек обращения:

      · анализ бухгалтерской отчетности аптеки.

      В дирекции аптечного предприятия  должна анализироваться динамика развития аптеки в целом. Так как неотъемлемой функцией дирекции является перспективное планирование деятельности предприятия, на этом участке осуществляется прогнозный анализ, который далее ложится в основу бизнес – плана.

      Вся информация, изложенная выше является информационной базой для проведения функционально – стоимостного анализа. Первым этапом проведения ФСА является выделение основных бизнес – процессов. Основными бизнес – процессами в ООО «Фармация» являются:

      1. Проведение анализ деятельности  аптеки;

      2. Управление персоналом;

      3.Планирование деятельности (бизнес – планирование, бюджетирование,  маркетинговые исследования);

      4. Снабжение аптеки лекарственными  средствами;

      5. Реализация товаров через торговые  подразделения;

      6. Выполнение финансовых операций.

Теперь  рассмотрим бюджет затрат ООО «Фармация» на 9 месяцев 2004 года:

Бюджет  затрат (руб.)                                                                         Таблица 1.