Канцелярские  расходы: материалы.Телефон, факс, телекс.    
Почтовые расходы.      

Непредвиденные  расходы.

     Этот  бюджет отражает весь комплекс действий PR-отдела. И, в общем, он является более  полным, всеохватывающим по сравнению  с бюджетом PR-агентства. 
Гонорары и бюджет PR-агентства.

     Немного подробнее остановимся на финансовой деятельности PR-агентства. 
Порядок вычисления вознаграждения включает следующее: 
А) Рабочее время плюс затраты на подручные средства (бумагу, конверты, фотографии) плюс дополнительные расходы (проезд, проживание в отеле). 
Б) Время – это число часов, необходимых для реализации PR- программы. 
В) Почасовой тариф рассчитывается таким образом, чтобы можно было выплатить зарплаты, покрыть административные расходы, расходы на обслуживание офиса и, кроме того,  получить доход. Иногда используется не почасовая оплата, а оплата по дням.

Г) Иногда почасовая оплата соответствует  уровню зарплаты главного специалиста  и его помощника.

Д) Некоторые  агентства оценивают вклад каждого  в выполнение  программы и оценивают свое время на основе зарплаты и расходов. 
PR-специалисты должны быть хорошими бизнесменами, чтобы получать прибыль и оставаться в этой сфере. Они тратит свое время, а также опыт, поэтому это главные расходы. Люди, которые оплачивают эти расходы, являются клиентами, а деньги, которые остаются после покрытия этих расходов, составляют прибыль агентства.

 Нередко  PR-агентства первоначально устанавливают  низкие расценки на свои услуги, чтобы привлечь больше клиентов, намереваясь в будущем повысить  цены; но это не совсем выгодная практика, т.к. в этом случае агентство может проиграть, либо некоторым клиентам придется платить вдвойне. К установлению цен применимо старое высказывание «Вы получаете то, за что платите.» Таким образом, составление бюджета играет немалую роль для успеха вашего бизнеса и построения хороших отношений с клиентом. PR-кампания должна быть тщательно расписана в бюджете, благодаря чему и клиент, и исполнитель будут знать, что должно быть сделано и сколько это будет стоить.

Рассмотрим  простой пример: если клиент получит в результате выполнения заказа 6 вырезок из газет с заметками о его бизнесе и счет на большую сумму денег, ему будет простительно, если он подумает, что его обсчитали. Другое дело, когда он узнает, что эта сумма включает:

а)разработку концепции,

б) написание  истории, 

в) поиск  поддержки, одобрения,

г) создание различных вариантов сообщений  для различных журналов, 
д) составление списка адресатов,

е) печать релизов,

ж) рассылку приглашений,

з) рассылку сообщений по факсу и электронной  почте,

и) ответы на вопросы редакторов.

И если все это подкреплено анализом тиража и круга читателей журналов, которые напечатали информацию, тогда  чек на большую сумму денег  действительно оправдан. Эти расходы  будут обоснованы более эффективно, если показать, насколько успешно информация в прессе содействует целям PR-кампании. Один единственный репортаж, но в одной из ведущих газет, может быть более выгодным, чем множество, но в менее значимых изданиях. Это особый пункт, который  следует помнить при оценке соответствующих расходов на размещение информации в прессе. И не следует путать это с бесплатной рекламой.

     PR-программа  и бюджет должны учитывать  распределение времени и денег  на регулярные встречи в офисе  клиента или в агентстве. Эти  встречи должны проводиться, по крайней мере, ежемесячно. На них обсуждается сделанная работа и вносятся коррективы в PR-программу. В отличие от PR-агентства, рекламное агентство работает на основе комиссионных, и таким образом, рекомендации специалистов оплачиваются комиссионными. С PR-агентством все иначе, и клиенту приходится оплачивать все время специалиста, которое он потратил на клиента, т.к. PR-агентство не имеет другого источника дохода.

     Итак, следует сделать вывод, что при планировании кампаний по связям с общественностью необходимо особое внимание уделять финансовой стороне вопроса, так как PR – это деятельность, связанная с систематическим коммерческим риском. Составление бюджета играет немалую роль для успеха вашего бизнеса и построения хороших отношений с клиентом. PR-кампания должна быть тщательно расписана в бюджете, благодаря чему и клиент, и исполнитель будут знать, что должно быть сделано и сколько это будет стоить. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. ТЕХНОЛОГИЯ  ПЛАНИРОВАНИЯ И ПРОВЕДЕНИЯ

PR-КАМПАНИЙ

     Для решения проблем, касающихся больших групп людей, а иногда и судеб целых регионов, организуются масштабные PR-кампании, в которых участвуют десятки людей и организаций. Такие кампании включат в себя практически все известные PR-технологии: от личных контактов до рекламы и слушаний в органах власти.

Технология - это последовательность действий, которая в одинаковых условиях всегда приводит к одному и тому же результату. В каждой сфере деятельности PR вырабатывает свою технологию или набор технологий. Причем они постоянно обновляются  соответственно изменениям ситуации (условий).

 Бывают внешние и внутренние технологии.

Внешние технологии в общем случае нацелены на работу с населением, большими или  меньшими группами людей. Внутренние - на работу с коллективами организаций  при поддержке внешних мероприятий (рекламы или PR-кампании в СМИ).

Постановка  задачи. Правильная постановка задачи - решающая часть работы. Задача диктует  выбор технологий (способов ее выполнения): будет ли это работа со средствами массовой информации, индивидуальная или корпоративная работа с предпринимателями, политиками или представителями власти, проведение рекламных или прямых массовых мероприятий и т.п. Но уже первые шаги дают результат, который может заставить пересмотреть и первоначальную постановку задачи, и набор технологий, и прочий инструментарий. Анализ и оценка ситуации необходимы в работе по связям с общественностью на всех этапах и в каждый момент.

PR-кампания  начинается с обсуждения реальной  проблемы, сформулированной в результате  изучения обстановки и ваших  интересов. Сначала - в узком кругу специалистов и единомышленников, затем во все более широкой аудитории людей, от которых зависит судьба кампании и проблемы - журналистов, представителей исполнительной и законодательной властей, других НКО, бизнесменов, населения. Этот первый этап - уже PR-действие, называемое продвижением темы.

В процессе таких обсуждений рождается концепция  самой PR-кампании, то есть формулировка проблемы в том виде, в котором  она будет наиболее точно и  полно воспринята всеми, и основной способ ее решения. Для гражданского сектора наиболее продуктивный способ решения любой проблемы - коллективный, т.е. объединяющий усилия многих людей и организаций.

Определение ресурсов. Теперь необходимо определить, чем располагает организация  и что она может.

Детальное планирование - путь к успеху. Начинать поэтапное планирование действий нужно, сформулировав предварительно цель кампании и определив аудиторию. Предположим, цель - информационно-просветительская (права инвалидов), а основная аудитория  соответственно - инвалиды. Дополнительные аудитории - те, кто должен соблюдать и защищать их права “по службе” - социальные работники, сотрудники коммунальных служб, медики, представители исполнительной и судебной властей, юридические, правозащитные и специализированные НКО. Если расширить формулировку цели - положение инвалидов, то необходимо включить в основную аудиторию все население, благотворительные и культурно-творческие организации для мобилизации ресурсов в помощь инвалидам. Нужно помнить о “сверхзадаче” любой PR-кампании - формировании общественного мнения, влияющего на принятие реальных решений.

     После того как определены цели PR-кампании и целевые аудитории, выбраны  источники коммуникации и каналы, можно переходить к этапу планирования, на котором:

• формируется объединенная программа, при надлежащем исполнении которой общие усилия приводят к достижению конкретных целей;

• обеспечивается содействие менеджмента и всех подразделений учреждения культуры, от которых зависит успех PR-кампании;

• создается возможность для активной деятельности.

   Планирование  позволяет увидеть ситуацию в  целом, оптимизировать ресурсы и  бюджеты. На этом этапе закладываются  критерии для оценки эффективности PR-кампании. Поэтому необходимо максимально  точно определить качественные и количественные цели для каждого мероприятия и действия, включенного в план.

   Можно использовать различные виды планов PR-кампании:

• стратегический;

• оперативный;

• ситуативный;

• текущий план-график.

   Стратегический, или долгосрочный, план предусматривает мероприятия на длительную перспективу (несколько лет) и содержит перечень целей воздействия на публику, на общественное сознание, на мнение целевой аудитории. Такой целью может быть, например, постоянное поддержание в общественном мнении представления о готовности учреждения культуры к постоянному, неуклонному обновлению ассортимента своих услуг. Кроме того,

стратегический  план намечает средства эффективного достижения поставленных целей (начать издание «фирменного» буклета, участвовать в долгосрочных благотворительных программах, устраивать ежегодные гастроли творческих коллективов, выставки по стране и за рубежом и пр.).

   Оперативный план охватывает мероприятия годового цикла. Годовые PR-кампании – основной вид планомерного воздействия на общественное мнение и общественные отношения.

   Ситуативный план PR-кампании решает локальные задачи, возникающие в связи с преодолением проблемной ситуации, неудачей отдельных  мероприятий годового плана и  помогает найти способы решения  новых, впервые поставленных задач.

   Каждая  из позиций оперативного (годового) плана PR-кампании получает детальную  разработку в виде текущего плана-графика. Предмет плана-графика – конкретная PR-акция, расписанная по временному циклу, по конкретным исполнителям и взятая в связке с перечнем материалов в средствах массовой информации.

   Если PR-кампания направлена на несколько  групп общественности, то имеет смысл  составить план для каждой из целевых  аудиторий.

   К основным видам затрат на PR-кампанию относят:

• затраты на предварительный анализ и исследование;

• организацию событий;

• рекламную поддержку.

Главная цель бюджетного планирования PR-кампании – сделать ее наименее финансово  рискованной, т. е. с большой вероятностью добиться при помощи вкладываемых средств реализации промежуточных и главных целей.

   Важная  фаза этапа планирования – сведение всех составляющих в единый документ, являющийся официальным и легитимным планом PR-кампании. Он должен быть завизирован  соответствующими службами, подписан руководителем или заказчиком соответствующих документов (при этом достигается эффект «разделения ответственности» за судьбу PR-кампании).

Мы предлагаем услуги по проведению в интернете  разовых pr-кампаний и акций, pr-обслуживание, мониторинг СМИ, написание и рассылку пресс-релизов.

Проведение pr-кампаний

Для проведения эффективной информационной кампании необходимо -

1. Разработать концепцию кампании или акции;
2. Разработать информационные поводы;
3. Определить список целевых СМИ для pr-кампании;
4. Написать пресс-релизы, статьи, другие необходимые информационные материалы;
5. Составить план размещения pr-материалов;
6. Разослать материалы по списку СМИ;
7. Выполнить мониторинг публикаций;
8. . Составить отчет и анализ итогов pr-кампании или акции ;