Управленческий учет. Лекции

Бюджет представляет собой финансовый документ, созданный  до того, как предполагаемые действия выполняются. Его также часто  называют финансовым (в данном контексте  следует понимать как выраженный в стоимостном измерении) планом действий. Эти данные планируют серию  событий, которые свершатся в  будущем, что является прогнозом  будущих финансовых операций.

Бюджет должен представлять информацию доступным и ясным  образом так, чтобы его содержание было понятно пользователю. Бюджет может не содержать одновременно и доходы и расходы, нет необходимости, чтобы они были сбалансированы. Например, бюджет использования материалов содержит только планируемые расходы сырья  и полуфабрикатов. Бюджет также может быть подготовлен в натуральном выражении, например, могут быть использованы такие измерители, как часы труда, единицы продукции, количество услуг и т.п.

При подготовке бюджета  необходимо начать с ясно сформулированного  его названия или заголовка и  указания периода, для которого он составляется. Реальная форма представления бюджета  создается его разработчиком. Компания может создать свои собственные  формы бюджета, которые она будет  постоянно использовать.

На практике годовой  бюджет часто разрабатывается укрупнено  по кварталам, и только первый квартал  детализируется по месяцам. В течение  года бюджеты могут корректироваться с учетом изменившихся обстоятельств. Широко применяются непрерывные  или скользящие бюджеты. Сущность их заключается в том, что по мере завершения месяца или квартала, к  бюджету добавляется следующий  детализированный бюджет, чем обеспечивается непрерывное внутригодовое планирование.

В случаях существенных изменений, таких, как выпуск нового продукта, внедрение новых технологий и нового оборудования, которые требуют  дополнительных капитальных вложений, бюджеты разрабатываются на период пять или даже более лет.

К основным функциям бюджета относятся:

планирование операций, обеспечивающих достижение целей организации. Основные плановые решения обычно вырабатываются в процессе подготовки программ, и  сам процесс разработки бюджета  по существу является уточнением этих планов. Разработка бюджетов по существу является самым детализированным видом  планирования, уточняющим основные операции по отдельным подразделениям или  функциям компании на ближайший период;

координация различных  видов деятельности и отдельных  подразделений. Каждый центр ответственности  влияет на работу других центров ответственности  и сам зависит от их деятельности. В процессе разработки бюджета координируются отдельные виды деятельности таким  образом, чтобы все подразделения  организации работали согласованно, воплощая цели организации в целом. Очень важно, чтобы планы производства были скоординированы с планом отдела маркетинга, т.е. необходимо произвести количество продукции в соответствии с запланированным объемом продаж и желаемым уровнем конечных запасов  готовой продукции. План закупки  материалов должен исходить из потребностей производства количества продукции, определенного  в бюджете производства, и так  далее;

согласование интересов  отдельных работников и групп  в целом по организации. Бюджет служит, в том числе, и средством обучения менеджеров. Составление бюджетов способствует изучению в деталях деятельности своих подразделений и взаимоотношений  одних центров ответственности  с другими центрами в целом  по организации. Это особенно важно  для лиц, вновь назначенных на должность руководителя центра ответственности;

стимулирование руководителей  всех рангов в достижении целей своих  центров ответственности. Процесс  составления бюджета может быть также мощным средством для стимулирования руководителей в осуществлении  целей их центров ответственности  и, следовательно, целей организации  в целом. Каждый руководитель должен точно знать, что ожидают от их центров ответственности. Стимулирующая  роль бюджета проявляется еще  больше, если менеджеры принимают  активное участие в разработке бюджета  своего подразделения;

контроль текущей  деятельности, обеспечение плановой дисциплины. Бюджет представляет собой  отчет о желаемых результатах  на момент формирования бюджета. Тщательно  подготовленный бюджет является наилучшим  стандартом, с которым сравнивают фактически достигнутые результаты, так как он включает оценку эффекта  всех переменных, которые прогнозировались во время разработки бюджета. Анализ отклонений между фактически достигнутыми результатами и данными бюджета  может: помочь идентифицировать проблемную область, которая требует первоочередного  внимания; выявить новые возможности, не предусмотренные в процессе разработки бюджета; показать, что первоначальный бюджет в некоторой степени был  нереалистичным;

основа для оценки выполнения плана центрами ответственности  и их руководителей. Отклонения от бюджета, определяемые ежемесячно, служат для  целей контроля в течение всего  года. Главным фактором оценки каждого  центра ответственности и его  руководителя является сравнение фактических  и бюджетных данных за год. В некоторых  компаниях премии менеджеров рассчитываются как определенный процент от положительного отклонения по его центру ответственности (например, от суммы сэкономленных  материалов, фондов оплаты труда).

Общий бюджет представляет собой скоординированный по всем подразделениям или функциям план работы предприятия и охватывает всю  его деятельность. Общий бюджет организации  состоит из двух частей: оперативного и финансового бюджетов (рис 4.1).

Оперативный бюджет - показывает планируемые операции на предстоящий год для сегмента или отдельной функции компании. Он также называется текущим, периодическим  бюджетом. Оперативный бюджет включает в себя бюджетный (прогнозный) отчет  о прибылях и убытках, который, в  свою очередь, формируется на основе таких бюджетов, как бюджет продаж (бюджет доходов), производственный бюджет (с детализацией в отдельных бюджетах по всем элементам производственных затрат), бюджет товарно-материальных запасов и бюджеты коммерческих и общих и административных расходов.

На основе подготовленных периодических бюджетов главный  менеджер или директор по составлению  бюджетов может начать разрабатывать  прогноз себестоимости реализованной  продукции, используя данные бюджетов использования материалов, затрат труда  и общепроизводственных расходов. Информация о доходах берется из бюджета  продаж. Используя данные об ожидаемых  доходах и себестоимости реализованной  продукции, коммерческих затратах и  общих и административных расходах можно подготовить прогнозный отчет  о прибылях и убытках, составление  которого является последним шагом  при подготовке оперативного бюджета.

Прогноз объема продаж является отправной точкой всего  процесса подготовки бюджета. План продаж определяется высшим руководством на основе исследований отдела маркетинга. Во многих случаях объем продаж ограничивается имеющимися производственными мощностями. Бюджет объема продаж и его товарная структура, оказывают воздействие  на большинство других бюджетов, которые  по существу исходят из информации, определенной в бюджете продаж.

Рис.4.1. Структура  общего бюджета организации.

После установления планируемого объема продаж в натуральном  выражении становится возможным  определить количество единиц продукции  или услуг, которые необходимо произвести, чтобы обеспечить запланированные  продажи и необходимый уровень  запасов. На основе информации о желаемом уровне запасов готовой продукции на конец периода, о наличии продукции на начало бюджетного периода и о количестве единиц продаж разрабатывается производственный график.

Плановые потребности  закупки материалов и их использования  могут быть подготовлены как в  одном документе, так и в отдельных  самостоятельных бюджетах. В этом бюджете определяются сроки закупки, виды и количества сырья, материалов и полуфабрикатов, которые необходимо приобрести для удовлетворения производственных планов. Использование материалов определяется производственным бюджетом и предполагаемыми  изменениями в уровне материальных запасов. Умножая количество единиц материалов на оценочные закупочные цены на эти материалы, получают бюджет закупки материалов.

Бюджет трудовых затрат определяет необходимое рабочее  время в часах, требуемое для  выполнения запланированного объема производства, которое рассчитывается умножением количества единиц продукции или  услуг на норму затрат труда в  часах на единицу. В этом же документе  могут определяться и затраты  труда в денежном выражении путем  умножения необходимого рабочего времени  на часовые ставки оплаты труда.

Бюджет общепроизводственных расходов представляет собой детализированный план предполагаемых производственных затрат, не являющихся прямыми затратами  материалов и труда, которые должны быть понесены для выполнения производственного  плана в будущем периоде. Этот бюджет составляется для достижения следующих целей:

интеграции всех бюджетов общепроизводственных расходов, разработанных менеджерами;

путем аккумулирования  информации, вычислить нормативы  этих расходов на предстоящий учетный  период для распределения их в  будущем периоде на отдельные  виды продукции или другие объекты  калькулирования затрат.

Бюджет себестоимости  реализованной продукции разрабатывается  при наличии информации о стоимости  трудовых затрат, прямых затрат на материалы, общепроизводственных расходов, об уровне продаж в планируемом периоде  и запасов готовой продукции  на начало и конец планируемого периода.

В основе его составления  лежит следующая формула расчета:

В бюджете коммерческих расходов детализируются все предполагаемые расходы, связанные со сбытом продукции  и услуг в будущем периоде. Некоторые расходы (комиссионные и  транспортные затраты) могут быть переменными, другие - (расходы на рекламу и  заработная плата старших контролеров) являются постоянными.

Бюджет общих и  административных расходов представляет собой детализированный план текущих  операционных расходов, отличных от расходов, непосредственно связанных с  производством и сбытом, и необходимых  для поддержания деятельности в  целом по предприятию в будущем  периоде. Разработка этого бюджета  необходима для обеспечения информации, которая требуется для подготовки бюджета денежных средств, а также  для целей контроля этих расходов.

Финансовый бюджет представляет собой план, в котором  отражаются предполагаемые источники  финансовых средств и направления  их использования в будущем периоде.

Финансовый бюджет состоит из:

бюджета капитальных  затрат;

бюджета денежных средств  компании;

бюджетного бухгалтерского баланса.

Бюджет капитальных  расходов предусматривает определение  нужд капитальных вложений и получение инвестиционных ресурсов для них является комплексной задачей всего управленческого учета. Информация, касающаяся долгосрочных капиталовложений, влияет на бюджет денежных средств, на прогнозный отчет о прибылях и убытках, на прогнозный бухгалтерский баланс.

Следовательно, все  решения по капитальным расходам должны планироваться и включаться в общий бюджет.

Бюджет денежных средств (прогноз денежных потоков) является одним из самых важных бюджетов в процессе планирования деятельности компании в целом.

Бюджет денежных средств (прогноз денежных потоков), разрабатывается после того, как  все бюджеты, относящиеся к оперативному, а также бюджет капитальных расходов и прогнозный (бюджетный) отчет о прибылях и убытках уже завершены.

Бюджет денежных средств объединяет все потоки денежных средств, которые планируются в  результате операций, предусмотренных  на всех уровнях общего бюджета.

Бюджет денежных средств представляет собой план поступления и выбытия денежных средств на будущий период. Он показывает ожидаемое конечное сальдо на счете денежных средств на конец периода бюджетирования, а также финансовое положение в каждом месяце планируемого года. При создании бюджета денежных средств необходимо знание информации об условиях погашения кредиторской задолженности и порядке работы с дебиторами.

Последним шагом  в процессе подготовки общего бюджета  является разработка прогноза финансового  положения или проектного бухгалтерского баланса для компании в целом, предполагая, что запланированная  деятельность действительно будет  иметь место. После подготовки бюджета  денежных средств, и определения  чистой прибыли и суммы необходимых  капитальных вложений, становится возможным  подготовить прогнозный бухгалтерский  баланс, являющегося конечным продуктом  всего процесса составления главного бюджета.

Ответственность за исполнение бюджета несет директор по его составлению.

На успешность исполнения бюджета влияют два важных момента:

все сотрудники, участвующие  в деятельности компании, должны знать, что от них ожидают и как  достичь своих целей;

необходима поддержка  и система поощрений со стороны  руководства.

Успешное исполнение бюджета возможно только в том  случае, когда менеджеры среднего и нижнего уровней убеждены, что  высшее руководство заинтересовано в конечных результатах и будет  поощрять за выполнение бюджетных показателей.

Оценка исполнения бюджета основывается на анализе  отклонений фактических результатов  от плановых показателей.

Анализом отклонений называется процесс определения  величины отклонений и выявления  причин их образования. Определение  отклонений помогает выявить области  эффективности или неэффективности  всей деятельности или отдельных  функций организации. Помимо определения  суммы отклонения важно выяснить причину этого отклонения, так  как когда известна проблема, можно  принять соответствующие меры по ее устранению.