Учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками

    Первичные учетные  документы принимаются к учету,  если они составлены по форме,  содержащейся в альбомах унифицированных  (типовых) форм первичной учетной  документации, а по документам, форма  которых не предусмотрена в  этих альбомах и утверждаемым  организацией, должна содержать  обязательные реквизиты в соответствии  с требованиями изложенного выше.

 

    Основными первичными документами по данному счету являются:

1) Товарно-транспортные накладные;

2) Счёт фактура;

3) Договор поставки;

4) Товарный чек;

5) Платёжное  поручение; 

    Отгрузка и  отпуск готовой продукции осуществляется  складом на основании товарно–транспортных  накладных и счетов – фактур, которые заносятся в книгу  регистрации выданных счетов  – фактур, а по мере оплаты  данные из счетов – фактур  заносятся в книгу продаж.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) - предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) при их перемещении с участием транспортных средств и являются основанием для списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя. Как правило, оформляется грузоотправителем. Однако по согласованию сторон документ может составляться и перевозчиком.

Счёт-фактура — документ о стоимости товаров, выполненных работах или оказанных услугах, выставляемый продавцом (подрядчиком,  покупателю (заказчику). Выставляется после согласования стоимости. Счёт-фактура может являться основанием для оплаты.

Счета-фактуры выписывают все предприятия и организации, реализующие продукцию, оказывающие  услуги. Также счет-фактура выписывается при получении авансов. На основании  счета-фактуры начисляется НДС, подлежащий уплате в бюджет.

      Бланк счета-фактуры может быть изготовлен типографическим способом или самостоятельно с помощью компьютера. Если в процессе изготовления изменяется внешняя форма счета-фактуры, то при этом должны быть сохранны количество строк и граф и последовательность их расположения. В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер и дата выписки; наименование, адрес, ИНН налогоплательщика и покупателя; количество и наименование поставляемой продукции; цена; налоговая ставка и др. реквизиты.

Товарный чек - официальный документ в виде чека, выдаваемый продавцом товара его покупателю, в котором указывается вид и количество проданного товара, цена и уплаченная сумма.

Платежное поручение – это поручение банку о перечислении определенной суммы со счета предприятия на счет получателя средств (поставщика). Платежное поручение составляется в 2-3 экземплярах под копировальную бумагу, первый (мемориальный) экземпляр оформляется подписями предприятия (в соответствии с карточкой) и оттиском его печати. 2 экземпляра предоставляются в банк для местных платежей, 3 экземпляра для междугородных платежей.                    

        Расчеты  с поставщиками и подрядчиками  осуществляются после отгрузки  ими товарно-материальных ценностей,  выполнения работ или оказания  услуг либо одновременно с  ними с согласия организации  или по ее поручению и подкрепляются  соответствующими документами. Основным  документом для взаимодействия  с поставщиками и подрядчиками  является договор. Договор может  быть нескольких видов:

• договор купли-продажи (при покупке товарно-материальных ценностей, товаров);
• договор поставки (при поставке оборудования и др.);
• договор аренды (при аренде помещений);
• договор обслуживания (при оказании услуг электроэнергия, отопление и др.);
• договор подряда (при проведении работ подрядным способом).

Существует исключение, когда  приобретаются товары, материалы  и другие товарно-материальные ценности только на основании заранее оплаченного  счета, счет - фактуры и товарной накладной, а также доверенности на получение товарно-материальных ценностей.                                                  Кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками начисляется по факту:

• акцепта расчетных документов по принятым ценностям, работам, услугам;
• приемки ценностей, поступивших от поставщиков без расчетных документов (неотфактурованные поставки);
• выявление излишка при приемке товарно-материальных ценностей.

В настоящее время организации  сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги. Исходя из выбранной формы, оформляются  соответствующие документы. В расчетных  документах (счет, счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.) поставщики и  подрядчики отдельной строкой выделяют сумму налога на добавленную стоимость.         Кредиторская задолженность погашается при получении от банка подтверждения  о перечислении средств поставщикам  и заказчикам в виде выписок из расчетного и других счетов вместе с приложенными банковскими расчетными документами, а также при зачете полученного аванса и взаимных требований.                                                                                                                                             После акцепта счета при приемке  поступивших ценностей на склад  может обнаруживаться недостача  сверх норм естественной убыли. При  проверке акцептованного счета поставщика (подрядчика) могут выявиться несоответствия цен, обусловленных договором, и  арифметические ошибки. В этих случаях  оформляются документы по претензиям и акт о приемке материалов. Основные операции по расчету с поставщиками и подрядчиками, и их документальное оформление представим в таблице  №1.

 

 

 

 

Таблица №1

 «Хозяйственные операции по расчетам с поставщиками и подрядчиками и их документальное оформление».

Хозяйственная операция (операция)	Документ основание
Заключен договор с  поставщиками (подрядчиками)	Договор на обслуживание Договор подряда Договор субподряда Договор аренды Договор купли-продажи
Выплачен аванс поставщику (подрядчику), оплачены с расчетного счета (валютного счета) приобретенные  товарно-материальные ценности, товары, выполненные работы, оказанные услуги	Платежное поручение, выписка  банка
Оплачены наличными приобретенные  товарно-материальные ценности, товары, выполненные работы, оказанные услуги	Расходный кассовый ордер, кассовая книга
На уменьшение суммы задолженности  перед поставщиками списана сумма  претензий, выявленная при приемке  продукции	Акт о приемке материалов, претензия
Получены материалы, товары Учтена сумма выданного  аванса в момент получения товара	Приходный ордер, накладная  поставщика
Отражена сумма НДС, уплаченная при приобретении материалов, товаров Отражена сумма НДС  на стоимость работ	Счет-фактура
Стоимость работы сторонних  организаций отнесена на себестоимость  основного производства	Акт о выполненных работах
Отражено списание невостребованной кредиторской задолженности	Приказ (распоряжение) руководителя

 

Если материальные ценности поступили в организацию без  расчетных документов (неотфактурованные поставки), то они оплате не подлежат (поскольку основанием для оплаты ценностей являются расчетные документы), по ним начисляется кредиторская задолженность перед поставщиками и подрядчиками. При поступлении товарно-материальных ценностей без расчетных документов поставщиков необходимо проверить, не числятся ли данные ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со склада поставщиков, а также в составе дебиторской задолженности. После проверки поступившие ценности должны быть оприходованы и оформлены соответствующими документами. Хозяйственные операции и документы-основания по таким операциям представим в таблице №2.

Таблица №2

Документы-основания по хозяйственным  операциям неотфактурованных поставок.

Хозяйственная операция	Документ-основание
Определена стоимость  заготовления материалов по учетным  ценам Оприходована партия материалов, поступивших без документов, по учетным  ценам	Приходный ордер, акт
Отражена стоимость заготовления материалов по фактическим ценам	Накладная, счет-фактура
Определено отклонение фактической  стоимости материалов от их стоимости  в учетных ценах	Справка-расчет бухгалтерии

 

 

 

2.2. Синтетический и аналитический  учёт расчётов с поставщиками  и подрядчиками

Счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для  обобщения информации о расчётах с поставщиками и подрядчиками, а  также взаимосвязанными организациями  за:

1. полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потреблённые услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, пара, воды и т .п, а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчётные документы, которые акцептованы и подлежат оплате через банк и наличными деньгами, а также обеспечённые векселями и другими обязательствами, подлежащими исполнению не денежными средствами;
2. товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчётные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили;
3. излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при приёмке; полученные услуги по перевозкам, в том числе расчёты по недоборам и переборам тарифа, а также за все виды услуг связи и др.

Производственные запасы материалов и других ценностей, необходимых  для обслуживания производственного  процесса и ведения хозяйственной  деятельности, пополняются за счёт их поставок организациям - поставщиками или прочими организациями на основе договоров. В последних предусматриваются: номенклатура материалов (ценностей), количество, цена, срок поставки, порядок расчётов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки, виды и сроки ведения работ, оказания услуг и т. п.                                            

      Организации-поставщики  на отгруженную продукцию выписывают счета, платежные требования, счета-фактуры, передают или пересылают почтой покупателям, последние оплачивают в соответствии с условиями договоров. Оперативный учет выполнения договорных обязательств в организациях осуществляет отдел маркетинга, поэтому документы в первую очередь поступают в этот отдел или в финансовый. Сотрудники этого отдела должны проверить соответствие их договорам, зарегистрировать в журнале учета поступающих грузов, сделать отметку в книге учета выполнения договоров и акцептовать, т. е. дать согласие на оплату.

       После  регистрации счета получают внутренний  номер (регистрационный) и передают в бухгалтерию организации для оплаты, а квитанции или товаро – сопроводительные документы (товарно-транспортная, железнодорожная накладная) передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.

      С этого  момента у бухгалтерии организации  возникают расчет поставщиками. По мере поступления груза на склад кладовщиком выписывается приходный ордер, который при реестре сдаётся в бухгалтерию, где таксируется по учетным ценам и вместе с платежным поручением (платежным требованием поставщика) регистрируется

в журнале-ордере № 6. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия  получает выписку из расчетного счета  о списании денежных средств в пользу организации-поставщика.

       Договором может быть предусмотрена предварительная оплата поставки. В таком случае поставщик поставляет продукцию (товары) после получения аванса от покупателя. Размер аванса определяется сторонами в договоре. После окончания поставки платы продукции (товаров) суммы перечисленного аванса засчитываются при окончательной оплате.                        В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина РФ № 94н, учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счете 60  «расчеты с поставщиками и подрядчиками». На этом счете отражают расчеты по выданным авансам и по задолженности поставщикам по неоплаченным поставкам.

       Счет по отношению  к балансу - активно-пассивный;  сальдо – дебетовое - свидетельствует  о суммах авансов или предоплат, перечисленных поставщикам; сальдо кредитовое - о суммах задолженности организации поставщикам и подрядчикам по неоплаченным  счетам и неотфактурованным поставкам;  оборот по дебету – о суммах оплат, списаний и зачётов за отчётный месяц; оборот по кредиту – о суммах по принятым к оплате акцептованным платёжным документам и неотфактурованным поставкам за отчётный месяц.                                                                                                            Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуют  на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции с четами учета этих ценностей (либо счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей») или счетов учета соответствующих затрат. За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и т. п.                                                                                         По кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В корреспонденции со счетом 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» отражают операции по счёту налога на добавленную стоимость за принятые к учету материальные активы, работы и услуги. Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в синтетическом учете кредитуют согласно расчетным документам поставщика. Когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин против отфактурованногo количества, а также если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того, как счет был акцептован) были обнаружены несоответствие цен, обусловленных договором, или арифметические ошибки, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»). По неотфактурованным поставкам счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуют на стоимость поступивших ценностей; определенную исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.