Учёт расчетов с подотчетными лицами

      Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном  удостоверении о дате прибытия в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в место командировки и дате выбытия из места командировки. Датой выезда в командировку считается отправления поезда, самолёта, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а датой прибытия приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

      Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

      Вывод: существует ряд обязательных документов для правильного оформления учета  расчетов с подотчетными лицами. МУ «УСКР» используют определённые формы первичной учетной документации, которые утверждены руководителем учреждения.

       2.3 Аналитический и синтетический учет расчётов с подотчетными лицами.

     Для конкретизации учета и установления более детального контроля  за учётом расчетов с подотчётными лицами,  необходима более подробная информация о каждом из этих расчетов. В связи с этим счета бухгалтерского учета подразделяются на синтетические и аналитические.

     Синтетические счета дают обобщение показателей  объектов бухгалтерского учета и ведутся только в денежном выражении. Такие показатели необходимы для оформления общего представления пользователей бухгалтерской отчетности о наличии и движении имущества, капитала и обязательств.

     Аналитические счета открываются в развитии синтетических, дают детализированные показатели объектов бухгалтерского учета и могут отражать их как в денежном выражении, так и в натуральных измерителях. Записи на таких счетах отличаются большой детализацией информации. В них приводится краткое содержание операции и ряд других данных, необходимых для оперативного управления.

     Показатели  записанные на синтетическом счете, равняются сумме показателей, записанных на аналитических счетах, открытых к данному синтетическому счету.

     В МУ «УСКР» учет расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам осуществляется на счете  51005050029900001120800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и включает следующие счета:

• 020804000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";
• 020805000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг";
• 020808000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества";
• 020809000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг";
• 020819000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств";
• 020822000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов".

     Списание  с подотчетных лиц израсходованных  сумм отражается по кредиту соответствующих  счетов аналитического учета счета "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 "Материальные запасы", 040101200 "Расходы учреждения".

     На  возвращенные остатки подотчетных  сумм кредитуют соответствующие  счета аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебетуют счет 020105510 "Поступления денежных документов".

     Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами (прил).

     Запись  в журнал операций расчетов с подотчетными лицами осуществляется на основании  авансового отчета, приходного или расходного ордера. По каждой строке графы "Наименование показателя" записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса, номер счета бюджетного учета по дебету и кредиту, количество приложений.

     Пример  журнала операций по расчетам с подотчетными лицами показан в таблице 2.1.

      Таблица 2.1. Журнал операций по расчетам с подотчетными лицами.

Заключение

     На  примере МУ «УСКР» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов.

     Рассмотрены такие вопросы как: понятие расчетов и подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, при направлении подотчетных лиц в командировки, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Расчеты производятся в соответствии со всеми  правилами.

     Чтобы нарушений при расчетах с подотчетными лицами не было, необходимо ввести в штат учреждения бухгалтера по расчетам. Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.