Учёт расчетов с подотчетными лицами

justify">- на  командировочные расходы.

      Порядок выдачи денежных средств под отчет  определяется приказом по организации, в котором отражены следующие элементы:

1. круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет. В этот перечень не входят работники, которые могут направляться в служебные командировки, так как в них может быть направлен практически любой работник. Договоры о полной материальной ответственности с командированными работниками также не заключаются;
2. предельный размер подотчетных средств. Суммы, выдаваемые командированным работникам, определяют расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных;
3. сроки представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, не должен превышать трех дней, МУ «УСКР» придерживаются этого правила.

      Обязательное  условие при выдаче подотчетных  сумм за счет бюджетных средств - обеспечение  финансированием по соответствующей  статье бюджетной классификации.

      При выдаче денежных средств МУ «УСКР» соблюдают следующие правила:

1. определяет сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

2.   авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам;

3. деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче;

4.  запрещается передача подотчетных денежных средств от одного работника другому;

5. об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете;

6.    денежные средства выдаются работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;

7.   в случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством.

      При проверке правильности отражения расчетов с подотчетными лицами учреждения необходимо проверить:

- наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

- правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);

- имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;

- правильность и своевременность составления авансовых отчетов;

- правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

- наличие оправдательных документов;

- полнота и своевременность сдачи остатка подотчетных сумм;

- правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках (при этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировкам, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки);

- правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами;

- правильность выведения остатков на конец месяца по счету "Расчеты с подотчетными лицами".

      К основным нарушениям порядка выдачи подотчетных сумм можно отнести:

- выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

      К основным нарушениям при оформлении командировочных расходов:

- отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

- отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

- несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

- отсутствие приказов (распоряжений) об уплате суточных сверх установленных норм;

- отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

      К основным нарушениям порядка налогообложения  при оформлении командировочных расходов:

- нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

- некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.

     Вывод: Бухгалтерия МУ «УСКР» тщательно проверяет правильность заполнения документов для расчетов с подотчетными лицами, наличие всех оправдательных документов от подотчетных лиц и своевременность их сдачи бухгалтеру в соответствии с нормативными документами РФ.

2.2 Документальное  оформление расчётов с подотчетными  лицами.

      Учет  расчетов с подотчетными лицами должен обеспечивать правильность и своевременность  расчетов, поэтому он ведется по каждой выданной под отчет сумме  и каждому подотчетному лицу.

      Когда учреждению необходимо приобрести небольшие партии товара (канцелярские, хозяйственные и др.) или услуги за наличный расчет, сотрудник пишет заявление о выдаче ему подотчетной суммы (Прил).

      На  основании утверждённого руководителем  учреждения заявления бухгалтерия  подает заявление в банк на финансирование. После чего кассир заполняет расходный кассовый ордер и в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ кассир выдает подотчетному лицу денежные средства.

      При приобретении товарно-материальных ценностей  основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

• товарные чеки (прил) – документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;
• счета; (прил)
• счета-фактуры; (прил)
• накладные на отпуск товаров. (прил)

      На  выдаваемом чеке или вкладном документе  должны отражаться следующие реквизиты:

• наименование организации;
• идентификационный номер организации-налогоплательщика;
• заводской номер контрольно-кассовой машины;
• дата и время покупки;
• стоимость покупки;
• признак фискального режима.

      Кассовый  чек фиксирует факт оплаты и представляет собой упрощённую форму публичного договора купли-продажи или договора предоставления услуги. Такая форма  договора регламентируется ГК РФ.

      Чеки погашаются одновременно с выдачей товара с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

      Не  позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который был выдан аванс, подотчетные лица должны отчитаться в использовании полученных денежных средств.

      Неиспользованные  остатки наличных денег сдаются  в кассу учреждения, а затем  кассиром возвращаются в банк.

      У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных  сумм в установленные срок или не возвративший в бухгалтерию учреждения остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из зарплаты данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

      При приобретении товарно-материальных ценностей  у юридических лиц бухгалтеру учреждения обращает внимание на то, что расходы подотчетных лиц должны подтверждаться первичными документами.  При этом пункт 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающую полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации; дата составления документа; наименование организации, составляющей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности.

      Кроме того, при выдаче денежных средств  под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего  оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

      Доверенность  в одном экземпляре оформляет  бухгалтерия организации. Отрывная часть доверенности выдается под  расписку работнику учреждения, уполномоченному  на получение товарно-материальных ценностей, а корешок доверенности остается в бухгалтерии учреждения.

      Доверенность  должна быть полностью заполнена  и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Выдача доверенности лицам, не работающим в учреждении, не допускается.

      Срок  действия доверенности устанавливается  в зависимости от возможности  получения и вывоза соответствующих ценностей по счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, обычно это не превышает 15 дней.

      Неиспользованные  доверенности возвращаются учреждению на следующий день после истечения срока действия доверенности. О возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета выданных доверенностей в графе «Отметки о выполнении поручений» делается пометка. Возвращённые неиспользованные доверенности погашаются надписью «Не использована» и хранятся до конца года в бухгалтерии у главного бухгалтера. По окончании года не использованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

      Направление работника учреждения в командировку производится директором МУ «УСКР».

      Постановлением  Госкомстата России от 5 января 2004г. №1 утверждены унифицированные формы  первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, среди которых предусмотрены  формы, применяемые при направлении  работников в командировку. Формы  применяемые в МУ «УСКР» описаны в таблице 2.1.

      Таблица 2.1 Применяемые формы первичной  учетной документации в МУ «УСКР» при направлении работника в командировку.