Учёт МПЗ на предприятиии пищевой промышленности

Тщательной проверке подлежит состояние работы по приемке и  отпуску материальных ценностей  на складах, в кладовых и других местах их хранения. Для этого рекомендуется  в процессе аудита провести фактический  контроль приема и отпуска отдельных  видов продуктов и материалов.

В частности, присутствуя  при приемке тех или иных МПЗ, аудитор может установить, как  соблюдается установленный порядок  приемки по количеству и качеству, составляются ли приемные акты и коммерческие акты в случаях нарушения целостности  упаковки, пломбирования вагонов, недостач материальных ценностей в пути, правильно  ли составляются внутренние документы  и записи в регистрах складского учета на оприходование поступивших  ценностей, производится ли их биркование, метка. При проверке отпуска отдельных видов материальных ценностей выявляют наличие основания данной хозяйственной операции, правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этой операции в регистрах складского учета.

Правильность ведения  учета в местах хранения ценностей  оказывает большое влияние на состояние складского учета, так  как при его запущенности создаются  наиболее благоприятные возможности  для нарушений и злоупотреблений. Для этого необходимо ознакомиться с фактическим состоянием складского учета на отдельных складах. Проверяется: наличие в достаточном количестве книг или инвентарных карточек складского учета материалов; правильность их заполнения и ведения; своевременность  осуществления в них учетных  записей и составления ежемесячных  отчетов о движении материальных ценностей; правильность и своевременность  проведения инвентаризаций; сличения ее результатов и принятия соответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц.

Неучтенные излишки материалов и готовой продукции могут  создаваться путем:

замены сырья при изготовлении готовой продукции;

обсчета сдатчиков сырья  и материалов в весе, влажности, понижении  их сортности;

обвеса, обсчета, обмера покупателей  при отпуске им готовой продукции;

необоснованного оформления актов на потери материалов при их транспортировке или хранении на складах.

Неучтенные излишки материалов обычно хранят отдельно. Для их выявления  следует использовать данные складского учета. Если имеются неучтенные излишки, то расход отдельных видов ценностей  за определенные периоды, как правило, превышает их приход. Такой перерасход перекрывают за счет последующего поступления  и оприходования материалов аналогичных  наименований. Излишки изымают за счет последующих поступлений или оформляют бестоварными документами до проверки их фактического наличия при инвентаризации.

Обследование состояния  складского хозяйства и проверка сохранности материальных ценностей  в сочетании с последующей  документальной проверкой дают возможность  сделать обоснованные выводы о сохранности  МПЗ и разработать профилактические мероприятия.

Проверка достоверности  обеспечивается инвентаризацией - эта  процедура осуществляется в целях  управления предприятием.

Наблюдение за инвентаризацией, проводимой клиентом, является процедурой сбора данных, касающихся существенности и полноты учета МПЗ, при этом аудитор лишь контролирует проведение инвентаризации, но не отвечает за ее проведение.

Аудиторские процедуры подразделяются на проводимые до инвентаризации, во время  инвентаризации и после нее. До проведения инвентаризации аудитор запрашивает документы о результатах предыдущих проверок, анализирует структурные и количественные изменения запасов, получает информацию о местах их хранения, а также об организации инвентаризационной работы; выявляет дорогостоящие объекты и методы их учета.

Аудитор может присутствовать при инвентаризации, проводимой работниками  проверяемой организации в последние  дни отчетного периода или  в первые дни следующего года. Однако если инвентаризации была проведена  на какую-то промежуточную дату, аудитору необходимо отследить поступление  и выбытие запасов в период, прошедший с момента проведения инвентаризации до отчетной даты. В  этом случае выполняется выборочная сверка накладных, счетов-фактур, таможенных деклараций и т.п. документов с учетными данными.

Запасы могут храниться  на нескольких складах, и в этом случае их инвентаризацию целесообразно проводить  одновременно, чтобы исключить возможность  переброски ценностей с одного склада на другой. Если по каким-либо причинам это сделать невозможно, то аудитору нужно по документам отследить внутреннее перемещение запасов между подразделениями (складами) от момента начала инвентаризации на первом складе до ее завершения на последнем складе.

При проведении инвентаризации у аудитора могут возникнуть сложности в получении доказательств о запасах, вызванные особенностями технологического процесса. Прежде всего это трудности в идентификации. Отдельные виды запасов трудно определить, а следовательно, и оценить по причине сложностей технологического процесса. В этом случае следует использовать такие методы идентификации запасов, применение которых в должной мере могло бы гарантировать получение надежных аудиторских доказательств. Для этого иногда могут понадобиться консультации специалистов.

В некоторых организациях хранится большое количество ценностей  различных наименований, но более  или менее однородных (например, электроустановочная аппаратура), которые могут иметь довольно сложную систему идентификации (например, многоразрядные цифровые коды). Это усложняет проверку.

Также могут возникнуть сложности  в получении доказательств, связанных  с определением количества запасов, которые обусловлены:

применением выборки. Как  правило, в рамках одной проверки невозможно проверить все запасы сплошным методом, однако при явном  несоответствии учетных записей  о запасах их фактическому наличию  необходимо проверить все товарно-материальные ценности;

невозможностью присутствия  аудитора одновременно во всех местах хранения запасов;

спецификой процедур контроля - необходимо удостовериться, что не было повторного счета и случайно или преднамеренно неучтенных ценностей. Контрольные сверки дают возможность  убедиться, что подсчет ценностей  был проведен правильно;

природой инвентаризуемых  ценностей (например, инвентаризация запасов древесины на целлюлозно-бумажных комбинатах). В подобных случаях аудитор может воспользоваться оценочными методами, когда подсчитывают и измеряют часть запасов, а затем результаты проверки экстраполируют на их общее количество. Репрезентативность результатов экстраполяции может быть проконтролирована путем их сопоставления с данными бухгалтерского и складского учета.

Наличие некоторых видов  запасов нельзя проверить путем  простого пересчета, например, в непрерывных  производствах - химическом или сталелитейном. В этом случае аудитору придется полагаться на процедуры внутреннего контроля, а также с разрешения клиента  привлечь экспертов для инвентаризации таких материальных ценностей.

Иногда по ряду причин провести инвентаризацию невозможно. Например, когда к моменту заключения договора на аудит инвентаризация на конец  года клиентом уже была проведена и проводить ее повторно он отказывается или когда проведение инвентаризации достаточно дорого. В таком случае аудитор может применить математические методы, которые с определенной вероятностью позволяют оценить величину запасов. Может сложиться так, что клиент не желает проводить сплошную инвентаризацию, но по просьбе аудитора проведет инвентаризацию части товарно-материальных ценностей.

Таким образом, инвентаризация играет ключевую роль при аудите материально-производственных запасов, позволяя выявить их фактическое  наличие.

 

3.3 Автоматизация ведения учета материально-производственных запасов

Современный уровень развития компьютерной техники сделал возможным обработку  первичных документов, учетных данных, ведение счетов, формирование отчетности с помощью компьютера.

Компьютеризация возможна для всех уровней учета:

·   сбора и регистрации первичной информации (учет готовой продукции, сырья и материалов на складах, рабочего времени и неявок сотрудников);

·   ведения учетных регистров хозяйственных операций;

·   организации учета расчетов предприятия, учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг);

·   расчета и печати (переноса на бумажный носитель) отчетных форм.

    Компьютерные системы учета позволяют оперативно формировать информацию по различным аспектам финансового состояния предприятия, необходимую руководству для принятия текущих решений по управлению предприятием.

      Комплексная автоматизация бухгалтерского учета, обеспечивающая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический анализ по отдельным показателям, эффективное планирование предстоящих налоговых выплат, повышает информационные возможности предприятия.

Кроме того, ведение бухгалтерского учета с помощью компьютерных систем предоставляет возможность  сэкономить один из самых важных ресурсов — время, которое предприятие сможет использовать для принятия решений, для более углубленного анализа хозяйственной деятельности своего предприятия, планирования и прогнозирования.

       Выбор из множества программных продуктов, предлагаемых сегодня на российском рынке должен быть обусловлен теми целями, которые ставятся перед автоматизацией учета.

Разработкой и созданием компьютерных систем автоматизации бухгалтерского учета занимается большое количество специализированных фирм.

Предлагаемые на рынке программные  средства можно разделить по выполняемым  функциям на три большие группы:

·   программы, реализующие функции финансового (синтетического) учета и формирования финансовой отчетности;

·   программы, комплексно реализующие функции финансового и управленческого учета на малом предприятии;

·   программы, реализующие функции отдельных участков учета, преимущественно управленческого (учет основных средств, учет оплаты труда, учет материальных ценностей и т.п.) для средних и крупных предприятий.

     Первые две группы программ предназначены для малых предприятий, которые характеризуются небольшими объемами работ по ведению бухгалтерского учета. На этих предприятиях основной объем работ приходится на финансовый учет (на ведение счетов бухгалтерского учета и формирование отчетности), а на ведение управленческого учета (учета затрат на производство приходится меньше времени). Это дает возможность упростить часть программы, связанную с управленческим учетом.

  Среди этой группы наиболее распространенными являются такие пакеты прикладных программ как:

«Финансы без проблем» (фирма  «Хакерт-дизайн», Мариуполь);

«Мини-бухгалтерия» (фирма «1С», Москва);

«Бухгалтерия малого предприятия» (фирма «Фор»,Москва).

        Вторая группа программ позволяет охватить значительно больший круг функций и по существу создать полностью автоматизированную бухгалтерию.

     К числу пакетов этой группы относятся такие, как:

«Электронная бухгалтерия» (фирма  «ИНФИН», Москва);

«ФинЭКО»(АО «АВЭР», Москва);

«Комплексная планово-экономическая  и бухгалтерская система» (фирма  «Ком-Тех+», Москва);

«Бухгалтерия без проблем» (фирма  АСВП, Москва).

        Программы первой группы позволяют рассчитать и распечатать оборотно-шахматный баланс, оборотные ведомости по счетам, баланс предприятия и приложения к нему. Имеется также возможность формировать справки произвольной структуры с помощью встроенного генератора отчетов.

      Характерный представитель второй группы программных средств-программа «Бухгалтерия без проблем», которая состоит из двух модулей «Управленческий учет» и «Сводный аналитический и синтетический учет и составление отчетности». Другое направление использования компьютерной техники в учетной деятельности — использование для автоматизации начальной стадии бухгалтерского учета — первичного учета. Здесь компьютеры применяются для автоматизации труда на складах материальных ценностей и готовой продукции, при учете выработки и заработной платы в подразделениях предприятия.

     Это позволяет исходную информацию без бумажных носителей передавать на дальнейшую обработку, улучшает качество учета и его оперативность. Компьютеры можно успешно использовать для считывания штриховых кодов при организации первичного учета в магазинах, на складах и т.д. Однако полная автоматизация этой стадии учета возможна при условии, что предприятие реализует импортные товары или использует импортные материалы и комплектующие, так как в России производители товаров практически не пользуются штриховыми кодами для своей продукции.

Самой распространенной программой в  России является «1С». Данная программа  содержит все необходимые средства для автоматизации бухгалтерского учета предприятия, обеспечивает полноту  функций и требуемый уровень  детализации учета на каждом участке. Система построения программы дает возможность доступа нескольких пользователей (работников бухгалтерии) к общей информации в режиме реального времени, то есть новые или измененные с одного из рабочих мест данные могут сразу использоваться всеми сотрудниками, работающими на других компьютерах данной сети.

    Программа поддерживает сложившееся на предприятии разделение бухгалтерии на участки учета, дает возможность обмена данными между отдельными участками, обеспечивает согласованную работу бухгалтеров, обладает средствами гибкой настройки входных и выходных документов, автоматизирует процедуры формирования проводок и выполнения расчетов на основе использования типовых хозяйственных операций. Для предприятий, где учет ведут один-два бухгалтера существует однопользовательский (несетевой) вариант программы «1 С». По своим возможностям и по набору функций он не уступает сетевому варианту, но работает на одном компьютере. Однопользовательский «1 С» имеет сравнительно невысокую стоимость и прост в эксплуатации.