Учёт кассовых операций

  Регистрация расходного кассового ордера или  заменяющего его документа по общему правилу производится до передачи его в кассу. И лишь «расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируется после их выдачи» (смотрите пункт 21 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

  Журнал  регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.  
 
 
 

       г) Расчетно-платежная  ведомость 

  Наличные  денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании  расходного кассового ордера, но и  на основании платежной или расчетно-платежной  ведомости.Эти ведомости оформляют  при выдаче зарплаты сотрудникам  организации.

  При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать:

    -расчетно-платежную;

    -расчетную;

    -платежную.

  Постановлением  Госкомстата Российской Федерации  от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда и его оплате» утверждены типовые формы:

    -  для расчетно-платежной ведомости форма №Т-49,

    -  для расчетной ведомости форма №Т-51,

    -  для платежной ведомости форма №Т-53.

  По  истечении установленного в организации  срока для выдачи заработной платы  и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.

  Платежные ведомости регистрируются в специальном  журнале (форма №Т-53а). Ведомости  на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет. 

       д) Авансовый отчет 

   Организация может выдавать денежные средства работнику  на административно-хозяйственные нужды, командировочные, редставительские и тому подобные расходы.

   Срок, на который организация может  выдать наличные денежные средства под  отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден  перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.

   В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).

   Если  денежные средства выдавались на командировочные  цели, то работник должен отчитаться за них, также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения  из командировки (пункт 11 Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации).

   Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет». 

   Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.     На оборотной стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

   При получении авансового отчета организацией, бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.

   В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

   Если  по авансовому отчету выявлен остаток  денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный  кассовый ордер.

Если  сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода  по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.

   Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем  организации или уполномоченным на это лицом и принимается  к учету. Остаток неиспользованного  аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

   Данные  утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных  денежных сумм в установленном порядке.

   Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы (статья 137 Трудового кодекса  Российской Федерации (далее ТК РФ)). При этом следует иметь в виду ограничения, установленные в части 1 статьи 138 ТК РФ: «общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику».

   Авансовый отчет должен хранится в организации «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

   Новая выдача денежных средств под отчет  работнику возможна только после  полного погашения прежней задолженности.

   К сказанному следует добавить, что  по требованию налоговых органов  документы, которыми отчитывается подотчетное  лицо, должны быть «парными»: либо накладная и квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек (копия) и чек ККТ. Первый документ содержит название операции и сведения о товаре (услуге), второй - подтверждает факт оплаты. Исключением может являться представление только одного документа - чека ККТ, в случае, если в нем содержится текст - сведения (реквизиты) о товаре (услуге) (например, общепринятая в настоящее время форма кассового чека на отпуск бензина на автозаправочных станциях). В противном случае, при отсутствии необходимых документов, организация должна сумму денег, выданных в подотчет, включить в налогооблагаемую базу и начислить НДФЛ. 
 

3)Кассовая книга 

  Кассовая  книга №КО-4 применяется для учета  поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

  Каждый  лист кассовой книги состоит из 2-х  равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как  первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

  Записи  кассовых операций начинаются на лицевой  стороне неотрывной части листа  после строки «Остаток на начало дня».

  Предварительно  лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

О порядке  ведения кассовой книги, также - смотрите пункты 24 и 25 Порядка ведения кассовых операций в РФ.

  Контроль  за правильным ведением кассовой книги  осуществляет главный бухгалтер  организации.

  Кассовая  книга ведется кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью организации. На последней странице книги делается надпись: “В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц” и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

  Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и недоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники.

  Записи  в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

  Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 "Касса". Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало месяца; оборот по дебету - поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью № 1 .

  Основанием  для заполнения журнала-ордера № 1 и  ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

  В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.

  К денежным документам относятся путевки  в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки госпошлины, единые и  проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).

  Бланки  строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". 

       Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств 

  Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5) применяется  для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

  В соответствии с Положением по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении  положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» - для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, и определяется их состояние.

  О порядке проведения ревизии кассы  и осуществления контроля за соблюдением  кассовой дисциплины, смотрите раздел 4 Порядка ведения кассовых операций в РФ.