7. Требования, предъявляемые к оформлению кассовых ордеров 

      Кассовые  ордера должны быть четко заполнены  по всем реквизитам. В них указывается  основание для их составления  и перечисляются документы, которые  к ним прилагаются. Приходные  и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" – с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить возможность их повторного использования.

      Действующими  правилами какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах запрещены. Если при заполнении кассового ордера допустили ошибку, то его оформляют заново.

     8. Порядок ведения  кассовой книги и хранения наличных денег

 

     При осуществлении расчетов наличными  деньгами в организации должна вестись  кассовая книга установленной формы. В настоящее время ООО «РОЭЛАН ТУР», применяет кассовую книгу формы КО-4. В нее записываются исходные данные на основе первичных учетных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, чеков денежных, объявлений на взнос наличными и так далее).

     Кассовая  книга должна быть пронумерована, прошнурована, и скреплена печатью на последней  странице, где делается запись «В книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов». Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

     Каждый  лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной разлиновкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной разлиновки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Второй экземпляр служит отчетом кассира, который передается главному бухгалтеру. При этом первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

     Необходимо  отметить, что записи  кассовых операций начинаются со строки «Остаток на начало дня». Причем, предварительно кассовый лист надо согнуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть была подложена под неотрывную часть листа, которая остается в книге.

     Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления должны быть обязательно заверены подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его замещающего.

       Записи в кассовую книгу должны  производится кассиром сразу  после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. Для этого в листе есть две колонки «Приход» и «Расход». Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день по приходу и расходу, выводит остаток на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Не допускается составление отчета кассира за несколько рабочих дней.

     В ООО «РОЭЛАН ТУР», при ведении регистра аналитического учета, кассовой книги, допускаются некоторые ошибки. Так, записи в кассовую книгу производятся не сразу  после получения  или выдачи наличных денег отдельно по каждому кассовому приходному или расходному ордеру, а в конце рабочего дня или при наличии свободного времени у кассира.

     В период выдачи средств на оплату труда, остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и  расходным кассовым ордерам. По строке «В том числе на оплату труда» указывается  сумма остатка наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежный ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не отражается  по колонке «Расход» в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе .

     Контроль  правильности ведения кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации. В бухгалтерии, поступающие кассовые отчеты с первичными документами подвергаются обработке. Каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и субсчета. Кроме этого остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанном в предыдущем отчете, проверяется также правильность выведенных оборотов и остатка.

     Руководители  организаций обязаны обеспечить сохранность наличных денег и  других ценностей в кассе, а также при доставке их из банка и сдачи в банк. Поэтому руководителям при приеме на работу кассира и других лиц, занимающихся транспортировкой либо сопровождением наличных денег, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах. На эти должности по возможности не допускаются лица:

     ранее привлекающиеся к уголовной ответственности  за умышленные преступления, судимость  которых не погашена или не снята  в установленном порядке;

     страдающие хроническими психическими заболеваниями;

     систематически  нарушающие общественный порядок;

     злоупотребляющие  спиртными напитками либо употребляющие  наркотические вещества без назначения врача.

     Кроме того, рекомендуется предоставлять  кассиру сопровождающее лицо, а в случае необходимости и транспортное средство при сдаче либо получения денежных ценностей в банке. В настоящее время законодательство предусматривает также возможность страхования наличных денег и ценностей в кассе.

     Существует  ряд требований по технической укрепленности и оборудованию помещения кассы. Оно должно быть снабжено техническими средствами охраны, тревожной и пожарной сигнализацией. Все наличные средства и другие ценности должны храниться в сейфах или металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы должны закрываться ключом и опечатываться. Ключи и печати должны храниться у кассира.

     Правилами запрещается хранение в кассах денег  и ценностей, не принадлежащих данной организации. О случае всех попыток  вторжения в помещения кассы, кассир обязан сообщить руководителю организации и в органы внутренних дел. В результате проводят проверку наличия в кассе средств, и по ее результатам составляется акт, который подписывается всеми участвовавшими в проверке лицами.

     Таким образом, вся  ответственность за сохранность принятых наличных денег и ценностей, за правильное отражение всех хозяйственных операций по кассе в кассовой книге несет материально ответственное лицо – кассир. Контроль за его деятельностью осуществляет главный бухгалтер. Руководитель же обязан под роспись ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.

   К предприятиям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ.

      Кроме ответственности, рассмотренной выше, предусмотрена ответственность  согласно Указу Президента РФ от 25 июля 2003 г. №840 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и других обязательных платежей».

   В соответствии с главой 15 КоАП «Административные  правонарушения в области финансов, налогов и сборов, рынка ценных бумаг» статья 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» предусмотрена следующая административная ответственность:

 нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов с наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

9. Бухгалтерская обработка отчета кассира 

      Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается  в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных  кассовых документов, соответствия записей  в отчете данным приложенных к  нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть также сверены суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной его графе проставляют номера корреспондирующих счетов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      10. Акт ревизии кассы 

      Порядком  ведения кассовых операций предусмотрены  внезапные ревизии кассы с  полным полистным пересчетом денег  и проверкой других ценностей, находящихся  в кассе, в сроки, установленные  руководителем предприятия.

      Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, постоянно действующая или рабочая, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

      Результаты  инвентаризации оформляют актом  ф. инв.-15. В акте фактические остатки  кассовой наличности сопоставляют с  данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.

      Если  будет установлена недостача  или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

      Акт составляют в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход  предприятия и приходуют (Д 50 К 91), а недостачу относят на виновное лицо ( Д 73-2 К50 ) и удерживают с него (Д 50, 70 К 73-2; Д94 К50; Д73-2 К94; Д50,70 К73-2).

   Отдельные проверки кассовых операций и наличия  денежных средств могут производится:

   1) учредителями предприятий, вышестоящими  организациями (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины;

   2) учреждениями банков, которые обязаны  систематически проверять соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций;

   3) в бюджетных организациях —  соответствующими финансовыми органами;

    4) органами внутренних дел в  пределах своей компетенции —  проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

    

   11. Синтетический учет  кассовых операций

 

   Для учета кассовых операций Планом счетов используется активный счет 50 «Касса».

   Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия.

   По  дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в  кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия.

   Кассовые  операции записываются по кредиту счета 50 «Касса» и отражаются в журнале-ордере №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 служат отчеты кассира.

   При необходимости на предприятиях (транспорта, связи) к счету 50 могут быть открыты субсчета:

   50-1 «Касса предприятия», учитываются  денежные средства в кассе  предприятия.

   50-2  «Операционная касса» - учитывается  наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.