Учетная политика

Пример.

Торговая сеть агрессивно приобретает в собственность  или берет в аренду имущественные  комплексы под новые универсамы. Арендованные здания нуждаются в  ремонте для приведения их в «надлежащий  вид». Стоимость ремонта существенная, продолжительность - несколько месяцев. Все это время здание отапливается, освещается, охраняется. К моменту ввода универсама в эксплуатацию накапливается определенная сумма затрат, которая по правилам учета классифицируется как расходы будущих периодов. Возникает вопрос: как и когда их списать на себестоимость продаж? Вариантов ответа несколько: сразу в момент ввода универсама в эксплуатацию, в течение первого года его эксплуатации, в течение договорного срока аренды здания универсама и т.д. Ни один из ответов не является однозначно оптимальным. Правильное решение зависит от преследуемых при его принятии целей.

Головная боль бухгалтеров - отсутствие первичной  документации, что не позволяет своевременно принять к учету ту или иную хозяйственную операцию. Последствие - либо срыв срока закрытия периода, либо внесение изменений в закрытые периоды «задним числом». Еще более критична неоправданная, «до выяснения всех обстоятельств», задержка в представлении отчетной информации в управленческом учете. Вряд ли менеджменту компании будет полезна абсолютно надежная, но представленная с запозданием на полгода отчетность. Решить проблему можно с использованием метода «неотфактурованных» расходов. Для соблюдения принципа своевременности отдельные расходы, а также обязательства при наличии у специалиста по учету информации о совершении фактов хозяйственной деятельности и отсутствии первичных документов могут быть отражены в учете на основании плановых величин или экспертных оценок. Основанием служит счет, договор, письменная гарантия, расценки, устная договоренность. При поступлении в компанию первичных расчетных документов, отраженные в системе оценочные показатели заменяются фактическими данными.

Классификация расходов

Одной из отличительных  характеристик управленческого  учета является классификация расходов по отношению к объему производства (переменные/постоянные) и по степени их управляемости менеджерами различных уровней иерархии (контролируемые/неконтролируемые). Не вдаваясь в определение указанных терминов и преследуемые такой

квалификацией цели (об этом можно прочитать в любом учебнике по управленческому учету), отметим, что, с одной стороны, безусловно правильная классификация расходов компании по указанным признакам на практике настолько же важна, насколько труднореализуема.

В управленческом, впрочем, как и в бухгалтерском учете, существуют также и проблемы с разделением затрат на прямые и косвенные. Здесь специалисты по учету сталкиваются с дилеммой. С одной стороны, чем больше расходов классифицировать как прямые, тем ближе прямая себестоимость продукции будет приближаться к полной. С другой стороны, чем больше расходов признаются прямыми, тем сложнее становятся учетные технологии.

Примеры.

Работник офиса  командируется на последовательно-параллельный объезд ряда объектов (место командировки - несколько населенных пунктов, вокруг которых расположены строительные объекты). Грузовой автомобиль развозит продукты с распределительного центра по нескольким супермаркетам торгового оператора. При этом автомобиль загружен различными товарными позициями. Пожалуй, единственно правильный выход классифицировать в этих случаях командировочные и транспортные расходы как косвенные и не предпринимать малопродуктивных усилий по их распределению на объект/супермаркеты/товарные позиции. 

Одна бригада  работает на нескольких строительных объектах одновременно. Причем место работы различных членов бригады в течение недели может измениться несколько раз (работники мигрируют между объектами в зависимости от производственной необходимости). Пообъектное списание расходов на оплату труда можно вести прямым методом, пропорционально человеко-часам,  зафиксированным в табелях учета рабочего времени. Однако вопрос заключается в достоверности содержащейся в этих табелях информации. При постоянной смене места работы членов бригады такой учет становится для прораба достаточно неприятным занятием. В условиях бесконтрольности (а такое вполне реально, особенно на территориально удаленных объектах) оформление этих табелей на практике превращается для прораба в некую «игру с подгонкой» информации под требования учета. Бесполезность такой информации очевидна.

Поскольку отмеченные проблемы нисколько не умаляют преимуществ  практического применения результатов  такой классификации, стандартизация расходов по указанным признакам  является важным этапом построения СУУ. С этой целью одновременно с разработкой других справочников и классификаторов разрабатывают матрицу расходов, представляющую собой прямоугольную таблицу (шахматку), в которой по вертикали перечислены все статьи затрат, а по горизонтали - ЦО или иные места возникновения затрат, которыми могут быть машины и механизмы, проекты, строительные объекты и т.д. Матриц может быть несколько.

Пример.

Матрица прямых и косвенных расходов или матрица  контролируемых и неконтролируемых расходов. В последнем случае на пересечении статьи затрат с ЦО указывается, являются ли расходы по этой статье подконтрольными менеджеру ЦО. При разработке такой матрицы необходимо помнить, что статья, подконтрольная менеджеру вышестоящего ЦО, может быть неподконтрольна менеджеру нижестоящего ЦО.

Такие матрицы  существенно облегчают не только калькулирование фактических расходов, но и разработку бюджетов и плановых смет в целях эффективного управления бизнесом компании. Наличие матрицы  прямых и косвенных, а также переменных и постоянных расходов существенно облегчает применение в компаниях метода прямого калькулирования (direct-costing) и расчета суммы покрытия (маржинальной прибыли), а матрицы контролируемых и неконтролируемых расходов - процесс идентификации менеджеров, ответственных за отклонения от бюджетных показателей.

Отдельно остановимся  на вопросе распределения на объект учета расходов, классифицированных по отношению к нему как косвенные. По нашему мнению, в управленческом учете калькулирование прямой себестоимости, за редким исключением, более целесообразно, чем полной. Ступенчатый расчет сумм покрытия различного уровня, как правило, позволяет более эффективно решить большинство задач управленческого учета.

Управленческая отчетность

Управленческая  отчетность - это предмет отдельной статьи. Здесь же отметим, что помимо отчетов верхнего уровня (Балансный лист, Отчет о прибылях и убытках и Отчет о движении денежных средств) пакет управленческой отчетности компании может включать множество отчетов, классифицированных по назначению, адресатам, периодичности формирования и т.д. Отчеты могут быть как регламентными, т.е. представляемыми соответствующим адресатам в установленные сроки, так и нерегламентными, т.е. формируемыми под конкретный запрос пользователя. Очевидно, что на состав пакета, форму и содержание управленческой отчетности в каждом конкретном случае влияет не только отраслевая принадлежность компании, но и запросы менеджмента компании, которые напрямую зависят от уровня их экономических знаний и ментальности. 

К сожалению, в  ряде случаев пользователь не готов  к адекватному восприятию экономически грамотно разработанных отчетов. Есть два способа решения такого несоответствия: одновременно с разработкой СУУ  повышать уровень экономических  знаний менеджмента компании либо временно, на период вхождения СУУ в компанию, сознательно упрощать отчеты до уровня, воспринимаемого ее менеджментом. В противном случае возможны различные отрицательные последствия, вплоть до отторжения либо прямого саботирования менеджерами внедряемой СУУ.

Отчетность представляется менеджерам для применения содержащейся в ней информации в управленческих целях. Очевидно, что менеджерам разных уровней иерархии необходимы различные  отчеты, отличающиеся как по содержащейся в ней информации и уровню ее агрегированности, так и по форме представления. Соответственно, одно из требований, предъявляемых к большинству используемых в компании форм управленческих отчетов, - это простота трансформации отчета до различного уровня детализации содержащейся в нем информации. 

Отчетный период

В компании могут  быть установлены различные периоды  отчетности. Минимальный отчетный период не ограничен нижним пределом (в  отдельных случаях могут формироваться  ежедневные отчеты), максимальный равен  одному году. В российских компаниях, как правило, отчетный год соответствует календарному. Вместе с тем, исходя из специфики бизнеса, в отдельных случаях полезно разрушать стереотипы и устанавливать отчетный год из соображений целесообразности.

Пример.

 В компании, занимающейся строительством железных дорог, кампания по формированию портфеля заказов происходит в зимнее время и завершается к окончанию первого квартала календарного года. Операционный цикл имеет ярко выраженный сезонный характер: начало работ в апреле-мае, пик работ приходится на летние и осенние месяцы, сдача работ производится зимой. В этих условиях для повышения эффективности процесса разработки и контроля исполнения годового плана, а также для соотнесения операционного цикла с отчетным годом оптимальным является перенесение начала отчетного года с 01 января на 01 апреля и установление годовой отчетной датой 31 марта.

Информационные  системы учета

В компании может  существовать как единая информационная учетная система, так и две  отдельные - бухгалтерская и управленческая (налоговый и прочий учет во внимание не принимаем).

Последний вариант  удобен на небольших предприятиях, где цели управленческого учета  минимальны и сводятся обычно к контролю денежных потоков. В средних и  крупных компаниях, за некоторым  исключением, поддержание двух параллельно функционирующих систем является необоснованным.

Отличие учетных  политик и других стандартов управленческого  и бухгалтерского учета не является препятствием для устранения непродуктивного  дублированного ввода информации. Современный уровень развития учетных программных платформ позволяет решить проблему дублированного ввода путем трансформации однократно введенного первичного документа в две независимые учетные базы, обрабатывающие и систематизирующие информацию по различным стандартам.

3.3   Выбор оптимальной   учетной политики

Ведение управленческого  учета может осуществляться двумя основными методами:

·  Совместно  с бухгалтерским учетом (в одной  и той же программе, с разделением  видов учета на уровне документов).

·  Раздельно с бухгалтерским учетом (в разных программах, с переносом первичных документов между ними).

Единственное  потенциальное достоинство совместного  ведения бухгалтерского и управленческого  учета – однократный ввод первичных  документов. На практике это достоинство редко реализуется, поскольку:

·  одна и та же операция может учитываться по-разному  в управленческом и бухгалтерском  учете в силу различия целей учета;

·  управленческий план счетов не совпадает с бухгалтерским, вследствие чего большинство проводок в любом случае должны быть сделаны повторно, и автоматизировать это не всегда возможно;

·  для эффективного управленческого учета необходимы аналитические признаки операций, позволяющие  оценивать эффективность подразделений, отделов, проектов, офисов итп, которые не всегда могут быть введены бухгалтерией;

·  велика вероятность  ошибок оператора с неправильным отнесением проводок к бухгалтерскому или управленческому учету.

Таким образом, совместное ведение управленческого  и бухгалтерского учета не приводит к существенной экономии трудозатрат. В то же время, недостатки

·  На предприятиях, использующих УСН и ЕНВД, бухгалтерский  учет обычно ведется только в объеме, достаточном для расчета налога, и абсолютно недостаточном для  управления предприятием. В таком случае совместное ведение двух видов учета невозможно.

·  На предприятиях, использующих основной режим налогообложения, главной задачей бухгалтерского учета обычно является оптимизация  налогообложения. Совместное ведение  превращается, фактически, в раздельное, с наложением дополнительных существенных ограничений на возможности управленческого учета.

·  Совместное ведение управленческого и бухгалтерского учета не удовлетворяет требованиям  по защите конфиденциальной информации, содержащейся в управленческом учете.

·  Перевод  бухгалтерии на программный продукт, обеспечивающий возможности совместного  ведения двух видов учета, требует  переобучения персонала, затрудняет найм сотрудников, приводит к задержке сдачи  налоговой отчетности.