Учет зарубежных командировок

     Другим  способом выдачи валюты на командировку является перечисление на банковскую карту, которая принадлежит организации (корпоративную карту). Переводить подотчетные  деньги наличный счет работника нельзя (Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408). 
Корпоративные карточные счета являются специальными счетами в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках". При расчетах с использованием банковских карт составляется первичный документ на бумажном носителе - слип. Он содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа. Слипы и выписки из банка по специальному счету являются оправдательными документами, подтверждающими командировочные расходы сотрудника.

     Еще одним современным способом оплаты командировочных расходов является дорожный чек. Это платежный инструмент в иностранной валюте, распоряжение одного банка другому выплатить  определенную, указанную в чеке сумму. Дорожный чек приобретается у  российского банка, является именным, имеет короткий срок действия и принимается  обычно в гостиницах, магазинах, ресторанах и др. Чек также можно обменять на наличные. В бухгалтерском учете дорожные чеки учитываются на отдельном субсчете счета 50 "Касса", например, субсчете "Денежные документы".  

Признание командировочных  расходов в налоговом  учете в случае, если аванс был  выплачен в рублях. 

      В уже упоминавшихся ранее Письмах  ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 и Минфина  России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 был затронут еще один весьма важный и интересный вопрос - как правильно оценить в налоговом учете сумму командировочных расходов работника, осуществленных в иностранной валюте, если аванс на командировку выплачивался в рублях и в дальнейшем сотрудник самостоятельно приобретал иностранную валюту?

     Чиновники отметили, что все операции по конвертации  валютных средств, проводимые через  обменные пункты (соответствующие подразделения  банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц. Тогда  при покупке валюты командированный  работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства  командированный работник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах  организации, что будет подтверждено первичными документами о несении  расходов.

     В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его  фактические расходы, а именно сумму  в рублях, которую он потратил для  приобретения израсходованного количества валюты. 
Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Иными словами, работник должен предъявить как документы, подтверждающие его расходы (проездные билеты, счета гостиниц и т.д.), по которым определяется общая сумма командировочных расходов в иностранной валюте, так и справку о покупке работником как частным лицом валюты в обменном пункте (банке). В этой справке помимо прочей информации указан и фактический курс обмена, которым и нужно руководствоваться бухгалтеру при пересчете суммы валютных командировочных расходов в рубли.

     И только в случае, если командированный  работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную  валюту в связи с отсутствием  первичного документа по обмену - например, если он потерял справку, которая  была ему выдана в обменном пункте - сумма подлежащих возмещению работодателем  расходов работника, связанная с  командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным  документам об осуществлении расходов по курсу на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, Письмо ФНС России 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408). 

Несостоявшиеся  командировки.

     И последний момент, на котором хотелось бы остановиться, - это несостоявшиеся заграничные командировки.

     Случается, что запланированная командировка отменяется, а расходы на нее уже  осуществлены (приобретены билеты, получены визы и т.д.). Особенно остро  этот вопрос стоит именно для заграничных  командировок, где предварительные  расходы есть обязательно.

     Если  были приобретены проездные билеты, а затем командировка отменена, билеты необходимо сдать, получив назад  часть уплаченных денег. Сотрудник, осуществляющий возврат, составляет авансовый  отчет и прикладывает к нему документ о возврате билета, в котором указывается, какая сумма была возвращена, а какая - удержана. Удержанная сумма не является доходом сотрудника (п. 3 ст. 217 НК РФ), в бухгалтерском учете признается прочим расходом (п. 12 ПБУ 10/99), однако признать ее в расходах по налогу на прибыль не так просто. Для этого необходимо экономически оправдать и документально подтвердить и командировку, и ее отмену.

     Если  организация подготовила такое  обоснование, то сумму, удержанную при  возврате билетов, можно включить в  состав внереализационных расходов как неустойку по договору перевозки (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Это подтверждает Минфин России в Письме от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338. Также сумму, удержанную при возврате билетов, можно учесть в составе  внереализационных расходов в случае отмены рейса в результате форс-мажорных обстоятельств (для подтверждения  необходимо получить справку у перевозчика).

     В то же время, по мнению финансового  ведомства, включить в расходы стоимость  виз при отмене заграничной командировки, нельзя (Письмо Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134). 
Следует также помнить, что факт отмены командировки подтверждается приказом по организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

 Федеральный  закон от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». 

Указание ЦБР  от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».

Федеральный закон  от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Утверждено Приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н.

Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н.

Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.

Инструкция ЦБР  от 16.09.2010 № 136-И «О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц».

Согласно Информации ЦБР от 29.12.2009. Перечень опубликован в «Вестнике Банка России» от 18.12.2009 № 73.

Информация ЦБР  от 31.12.2010. Новый перечень опубликован в «Вестнике Банка России» от 14.01.2011 № 1.