Учет зарубежных командировок

     Например, нельзя установить в коллективном договоре, что каждому работнику во время  командировки возмещаются расходы  на сотовую связь в размере 2000 руб. за одну командировку. Но можно, скажем, прописать, что возмещаются расходы  на связь на сумму фактически осуществленных и документально подтвержденных расходов, но не более 2000 руб. за одну командировку.

     Часто возникают вопросы об учете представительских  расходов во время командировок. Контролирующие органы считают, что если в результате командировки соглашение о деловом сотрудничестве не было достигнуто, то расходы командировочные и представительские не признают для целей налогообложения прибыли (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851). 

Оформление  командировочного удостоверения. 

      Теперь  рассмотрим вопрос оформления командировочных  удостоверений при зарубежной командировке.

     По  общему правилу на основании решения  работодателя работнику оформляется  командировочное удостоверение, подтверждающее срок его фактического пребывания в  командировке (дата приезда в пункт  назначения и дата выезда из него).

     Исключение - загранкомандировки. Согласно п. 15 Положения N 749 направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

     Но  обратите внимание, что это исключение не распространяется на случаи командирования в государства - участники Содружества  Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении  государственной границы.

     А вот при командировке в страны, с которыми нет межправительственных соглашений, день выезда и въезда на территорию РФ определяется согласно отметкам пограничных органов. Ко времени  командировки прибавляется время, необходимое  на проезд от или до места отправления  транспортного средства.

     Пример 3. Сотрудник организации, расположенной в г. Нижнем Новгороде, командирован в Италию. Билет на самолет приобретен из Москвы на 16 мая 2011 г. Чтобы сотрудник доехал до Москвы, на его имя приобретен билет на поезд на 15 мая 2011 г. Следовательно, заграничная командировка сотрудника начинается 15 мая 2011 г.

     Пример 4. Сотрудник организации, расположенной в г. Санкт-Петербурге, направлен в заграничную командировку, вылет из Санкт-Петербурга 13 мая 2011 г. в 00:30. Чтобы зарегистрироваться на рейс, сотрудник обязан прибыть в аэропорт не позднее 23:30 12 мая 2011 г. Следовательно, командировка начинается 12 мая 2011 г. и за данное число сотруднику необходимо начислить суточные в размере, предусмотренном для российских командировок.

     Командировочное удостоверение оформляется в  одном экземпляре и подписывается  работодателем, вручается работнику  и находится у него в течение  всего срока командировки.

     В общем случае фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении, заверенном подписью должностного лица организации, куда командирован сотрудник, и печатью. В случае если работник командирован в организации, находящиеся  в разных населенных пунктах, отметки  в командировочном удостоверении  о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые  он командирован.

     Представим  случаи, когда оформляется или  не оформляется командировочное удостоверение (таблица №1).

Таблица №1

     Отметим два нюанса, связанных с оформлением  командировочного удостоверения на заграничную командировку.

     Во-первых, если в процессе командировки работник посещает несколько зарубежных стран, то расчет суточных производят по отметкам пересечения границ каждого государства. Однако при пересечении границ стран внутри Шенгенской зоны такие отметки не делаются. 
По мнению Минфина России, высказанному в Письме от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660, дни нахождения в том или ином государстве можно определить по приказу о направлении работника в командировку, распечатке электронного билета, посадочным талонам и счетам за проживание в отелях. Для этого в приказе необходимо указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране, иначе определить даты будет невозможно.

     Во-вторых, зачастую налоговые органы требуют командировочные удостоверения по заграничным командировкам, отказывая в их отсутствии признавать командировочные расходы. Существует судебная практика по данному вопросу, в большинстве своем она положительна для налогоплательщика - командировочного удостоверения при заграничной командировке, за исключением командировки в страны СНГ, не требуется (Постановления ФАС Московского округа от 04.08.2010 N КА-А41/8345-10, ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2005 N А56-2639/2005, ФАС Московского округа от 21.03.2011 N КА-А40/1515-11). 

Отчет о командировке. 

      Работник  по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749): 
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

     К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

     Оправдательные  документы, привезенные из заграничной  командировки, могут быть составлены на иностранном языке. Для принятия их к учету необходимо составить  их построчный перевод на русский  язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). 
Перевод нужен и для признания расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168). Перевод может осуществляться работником организации или сторонним переводчиком. Возникшие расходы признаются затратами по налогу на прибыль (Письма Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66, от 04.09.2006 N 03-03-04/1/644 и УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 N 20-12/89132.1). 
После утверждения авансового отчета руководителем командировочные затраты включаются в учете в состав расходов по обычным видам деятельности, в рублях по курсу, установленному на дату выдачи валюты под отчет. Если аванс выдан в валюте, то в авансовом отчете должны быть заполнены строка 1а лицевой стороны и графы 6, 8 оборотной стороны. К нему работник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке. Это могут быть командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии или копия заграничного паспорта с отметками о пересечении границы, проездные билеты (посадочные талоны к ним), гостиничные счета и другие документы, связанные с командировкой. 
Если проездной документ существует только в электронном виде, то документом, подтверждающим произведенные расходы, может являться распечатанная маршрут-квитанция к авиабилету (форма утверждена Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134), так как Минфин России признал данную форму бланком строгой отчетности (Письмо от 09.08.2010 N 03-01-15/6-179). Также документом, подтверждающим поездку, является посадочный талон. Маршрут-квитанции (электронного билета) или посадочного талона, а также документа об оплате достаточно для подтверждения факта поездки (Письма Минфина России от 21.03.2011 N 03-04-06/6-49, от 27.07.2010 N 03-03-07/25). Если электронный билет был выдан иностранным переводчиком, то следует получить у него бумажную форму документа, в противном случае расходы на перевозку не могут быть приняты к учету.

     Если  после принятия к учету авансового отчета за работником остался долг и он не вернул его в кассу, работодатель вправе взыскать с него разницу (ст. 137 ТК РФ). Для этого ему необходимо получить письменное согласие работника  и издать соответствующее распоряжение. Унифицированная форма такого документа  не установлена, поэтому работодатель выносит свое решение в виде приказа  или распоряжения (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Если после утверждения  отчета образовался перерасход, то сумма перерасхода выдается работнику.   

Как выплатить аванс  на загранкомандировку. 

      Оплата  и возмещение командировочных расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату  аванса в иностранной валюте, а  также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, осуществляются в соответствии с Федеральным  законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". Напомним, что за нарушение валютного  законодательства организацию может  ждать существенный штраф - от 75 до 100% от суммы, выданной командированному работнику (п. 1 ст. 15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

     Аванс на командировочные расходы можно  выдать работнику наличными из кассы  в рублях или валюте или же в  безналичном порядке. При выдаче аванса в рублях работник самостоятельно приобретает валюту в банке и  впоследствии отчитывается за приобретение справкой, выданной в банке. Этот способ полностью безопасен для организаций  и часто используется на практике.

     Что касается аванса наличной валютой, то Закон N 173-ФЗ не устанавливает прямого  разрешения или запрета на выдачу такого аванса из кассы. На этом основании  Президиум ВАС РФ в Постановлении  от 18.03.2008 N 10840/07 сделал вывод, что такая  операция не является нарушением валютного  законодательства.

     Выданная  сумма аванса отражается в бухучете в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. п. 4, 5, 6 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в  иностранной валюте", утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н). 
Валюту для оприходования ее в кассу можно либо снять (Указание ЦБ РФ от 14.08.2008 N 2054-У) с валютного счета организации (при его наличии и достаточности имеющихся на нем средств), либо купить ее у банка. Выдача наличной иностранной валюты в банке производится на основании письма организации-клиента на получение наличной иностранной валюты, составленного в произвольной форме.

     В письме на получение наличной иностранной  валюты указываются наименование организации; дата составления письма; дата получения  наличной иностранной валюты; номер  банковского счета; фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) лица, получающего  наличную иностранную валюту; реквизиты  его документа, удостоверяющего  личность (серия и номер документа, дата выдачи документа, наименование органа, выдавшего документ, и код подразделения (если имеется)); наименование наличной иностранной валюты; подлежащая выдаче сумма наличной иностранной валюты, указываемая цифрами и прописью (при необходимости - по номиналам).

     Письмо  на получение наличной иностранной  валюты подписывается лицом, наделенным правом первой подписи, и лицом, наделенным правом второй подписи (при наличии), с проставлением оттиска печати. Подписи и печать должны соответствовать  заявленным в карточке с образцами  подписей и оттиска печати.

     Сумма валюты в учете будет отражаться как по курсу Центробанка, так  и по номиналу валюты (это можно  организовать введением дополнительного  регистра учета, записью через дробь). Курсовые разницы между курсом покупки  и курсом Центробанка отражаются в составе прочих доходов и  расходов (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н) на дату приобретения валюты, а  также на дату составления бухгалтерской  отчетности (не реже чем один раз  в месяц). Также организация может  закрепить в учетной политике более частые "переоценки" валюты.

     В налоговом учете курсовые разницы  относятся к внереализационным  расходам (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) или внереализационным  доходам (п. 2 ст. 250 НК РФ).

     В бухгалтерском учете  операции, связанные с выдачей валютного аванса работнику и перерасходом, будут отражены следующими проводками (все суммы в рублях по курсу ЦБ на дату совершения операций, на примере валютных операций в евро): 
Дебет 50, субсчет "Евро", 
Кредит 52 
- получена валюта с валютного счета в банке в кассу; 
Дебет 71 
Кредит 50, субсчет "Евро", 
- выдан валютный аванс работнику под отчет (эта же проводка используется для выдачи суммы перерасхода в валюте); 
Дебет 50, субсчет "Евро", 
Кредит 71 
- возвращен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств; 
Дебет 91, субсчет 2 "Прочие расходы", 
Кредит 71 
- отражена отрицательная курсовая разница по командировочным расходам (п. п. 11 и 13 ПБУ 3/2006) 
Либо: 
Дебет 71 
Кредит 91, субсчет 1 "Прочие доходы", 
- отражена положительная курсовая разница по командировочным расходам. 
Отметим, что субсчета к счету 50 "Касса" открываются по каждой используемой валюте.