2 Автоматизация  учёта труда и  заработной платы

2.1 Требования к бухгалтерской  системе

 

    Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учёта, быть надёжными и удобными в эксплуатации.

    В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны:

1. безошибочно производить арифметические расчёты;
2. обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчётных документов произвольной формы;
3. осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;
4. производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;
5. обеспечивать обращение к данным и отчётам за прошлые периоды (вести архив).

    Несмотря  на то, что в мире существует более  тысячи тиражируемых бухгалтерских  пакетов различной мощности и  стоимости, российские бухгалтеры и  предприниматели предпочитают отечественные  пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учёта.

    Рассмотрим  этапы автоматизации бухгалтерского учёта в России.

1. Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учёта совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учёта.

    Этот  период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах.

    В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы  без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

2. Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учёте. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ.

    Именно  тогда были образованы сегодняшние  фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

3. Современный (третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

 

    Для каждого предприятия нужна своя, индивидуальная технология сбора, передачи, обработки и выдачи информации. Но наиболее универсальными являются программы разработанные фирмой 1С. Они рассчитаны и на усовершенствование работы с выдачей заработной платы и на уменьшение работы с бумагами.

    Программа «1С: Бухгалтерия» позволяет вести учёт как аналитически, так и синтетически, что позволяет бухгалтеру проводить сверки, анализ расчётов и подведение итогов расчёта заработной платы как по каждому работнику (аналитически), так и по подразделениям и предприятию в целом.

    Учёт  движения средств ведётся в карточке самого счёта «Расчёты с работниками по оплате труда» с указанием номера хозяйственной операции, которая соответствует сумме, стоящей в той же строке карточки счёта.

    Кроме карточек счетов сведения записываются в ведомости учёта производственных затрат (ведь заработная плата – одна из самых важных составляющих затрат, то есть себестоимости продукции) по заказам, цехам и отделам, а на этой основе затем переносятся в журналы-ордера.

    Журналы-ордера № 10 и № 10/1 собирают в себе расходы и начисления по заработной плате в корреспонденции с дебетами всех счетов, по которым проходят суммы начисленных выплат.

    Этот  сводный регистр позволяет провести подсчёт и анализ расчётов с персоналом. Основным учётным регистром, используемым для оформления расчётов с рабочими и служащими, является расчётная ведомость (Т-51), в которой указывается начисление по видам оплат, удержания из заработной платы и суммы, подлежащие выдаче на руки. На основании расчётной ведомости составляется платёжная ведомость для выплаты заработной платы. Своевременно не полученная заработная плата депонируется. Платёжная ведомость закрывается двумя суммами: выдано наличными и депонировано.

    Аналитический учёт расчетов с рабочими и служащими по оплате труда ведётся на карточках – лицевых счетах, которые содержат сведения о начисленных суммах, удержаниях, выплате.

    Синтетический учёт основной и дополнительной  оплаты труда ведётся на счете 70 «Расчёты по оплате труда». Счёт – пассивный, сальдо кредитовое означает задолженность предприятия работающим по начисленной, но не выданной им заработной плате, оборот по дебету – сумму, выплаченную наличными или через перечисления, суммы, удержанные в виде налогов в бюджет и т.д.; оборот по кредиту – суммы, начисленные в отчётном месяце в виде заработной платы, премии и прочих начислений.

     

2.2 Программный продукт  «1С: Зарплата и  Управление Персоналом 8.0»

 

    «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.0» – это программа массового назначения для комплексной автоматизации расчёта заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала.

    «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.0» – это готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом.

    Прикладное  решение «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.0» автоматизирует решение следующих задач:

• расчёт заработной платы;
• управление финансовой мотивацией персонала;
• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
• отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
• управление денежными расчётами с персоналом, включая депонирование;
• учёт кадров и анализа кадрового состава;
• автоматизация кадрового делопроизводства;
• планирование потребностей в персонале;
• обеспечение бизнеса кадрами;
• управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;
• эффективное планирование занятости персонала.

    Предметная  область, автоматизируемая прикладным решением «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.0», поясняется следующей схемой. 

    Схема 2.1 – Предметная область 

    Программа позволяет вести учёт  в единой информационной базе от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

    В программе параллельно ведутся два вида учёта: управленческий и регламентированный. Управленческий учёт ведётся по предприятию в целом, а регламентированный учёт ведётся отдельно для каждой организации.

    Программа «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.0» будет полезна всем без исключения работникам предприятия.

1. Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчёты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.
2. Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчётов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.
3. Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своём отпуске, данные персонифицированного учёта в Пенсионном фонде и т.д.

    Представление регламентированной отчётности в государственные органы станет гораздо менее трудоёмким процессом. Особенно это касается сведений для персонифицированного учёта Пенсионного фонда (СЗВ-4, АДВ-11) и отчётности по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ).

    «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.0» создана  на технологической платформе нового поколения «1С: Предприятие 8.0», которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений. В комплект поставки программного продукта входит типовая конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом».

    С целью ведения бухгалтерского учёта обеспечена совместная работа программы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.0" с программой "1С:Бухгалтерия 8.0".

    В прикладном решении автоматизированы практически все виды начислений оплаты труда, используемых на хозрасчётных предприятиях, и связанных с ними удержаний, налогов и взносов. Реализованы основные формы оплаты труда: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты — повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда.

     Для использования  повременной оплаты труда работника  достаточно при оформлении его приёма на работу указать размер оплаты труда и график, по которому будет учитываться отработанное время. 
 

      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Если  в результате кадровых перестановок график работы работника изменяется, то такие события должны быть документально зарегистрированы в информационной базе.

    Специально  вести учёт отработанного времени не потребуется. Фактически отработанное время  будет вычисляться как объём планового времени, которое должен был отработать работник согласно графику, минус документально зафиксированные отклонения от этого графика, когда в указанное в графике рабочее время работник отсутствовал, например, по причине отпуска или болезни.

    При сдельной оплате труда для расчёта суммы заработка необходимо ежемесячно регистрировать фактическую выработку работника специальными документами — сдельными нарядами. Но график работы также требуется указывать, поскольку он используется в некоторых других расчётах. 

    Учет  рабочего времени

    Используемые  для учёта отработанного времени графики работы могут быть следующих типов:

• пятидневные;
• шестидневные;
• сменные;
• индивидуальные.

      
 
 
 
 
 
 

    В конфигурации необходимо указывать  продолжительность рабочей недели и часы рабочего времени: интервалы  работы в течение рабочего дня  или смены с исключением перерыва на обед. Например, для 40–часовой рабочей недели и пятидневного графика работы часы рабочего времени могут быть такими: с 8-00 до 12-00 и с 13-00 до 17-00 (здесь предполагается, что перерыв на обед занимает время с 12-00 до 13-00).

    В конфигурации поддерживаются графики суммированного учёта рабочего времени, а также графики сокращённого рабочего времени.

    Предусмотрено автоматическое заполнение текущего календаря графика работы с учётом общегосударственных праздников, в котором отражаются рабочие дни, укороченные предпраздничные дни и перенесенные дни отдыха. Список общегосударственных праздников также хранится в информационной базе.

    Предусмотрена возможность ввода подробных и/или сводных табелей учёта рабочего времени, как первичных документов, данные которых используются далее при начислении зарплаты. В этом случае отработанное время определяется по данным табеля, существующие же графики работы будут использованы только для определения нормативного количества рабочего времени.