Учет товаров в оптовой торговле ИП Черников Николай Николаевич (г.Чаплыгин Липецкая обл.)

       Недостача ценностей, а также их порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостачи и порчи списываются на издержки обращения.

      Потери товаров могут быть вызваны их естественной убылью, результатом бесхозяйственности или обстоятельствами непреодолимой силы.

Потери  товаров на складе их движения подразделяются на нормируемые потери и ненормируемые (сверхплановые) потери.

       К нормируемым потерям товаров относятся их потери в пределах норм естественной убыли, произошедшие по различным причинам при перевозке, хранении и продаже, связанные с изменением их физико-химических свойств (распыл, усушка, раскрошка, утечка, разлив и т.п.). Нормы установлены в процентах к продажной стоимости товаров и дифференцированы по видам товаров, временам года их использования, климатическим зонам, срокам и условиям хранения. Нормы являются предельными для списания потерь на издержки организации и применяются только при наличии фактических потерь товаров.

      Списание естественной убыли  товаров может производиться   только после их инвентаризации  на основе соответствующего расчета [7, с. 24]:.

       Сумма товарных потерь вследствие естественной убыли при перевозках определяется исходя из массы товаров (нетто), принятых для перевозки, и нормы естественной убыли.

       На счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" относят все потери независимо от характера, причины возникновения и источника возмещения.

       По  недостачам (хищениям) и порче материальных ценностей записи производятся по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с кредита счетов учета названных ценностей.

       Потери  при перевозках вследствие естественной убыли списываются по покупной стоимости  записью:

Дт 44 "Издержки обращения"

Кт  94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

       Недостача, выявленная при приемке товаров (и превышающая установленные ранее нормы), оформляется соответствующим актом [10, с. 69].

       Если  разница превышает норму естественной убыли, то поставщику предъявляется  претензия, в которой излагается ситуация и выдвигаются требования на возмещение недостачи и, если в  договоре были предусмотрены штрафные санкции, предъявляются требования по их оплате.

       При этом на сумму недостачи товаров (сверх норм естественной убыли при  наличии норм) составляется проводка:

Дт  76-2 "Расчеты по претензиям"

Кт 60 "Расчеты с поставщиками и  подрядчиками".

       Признание поставщиком предъявленных ему  штрафных санкций оформляется на общую их сумму корреспонденцией:

Дт  76-2 "Расчеты по претензиям"

Кт 91-1 "Прочие доходы и расходы".

В случае непринятия поставщиком штрафных санкций  подается заявление в арбитражный суд.

       В дальнейшем при оплате поставщиком как недостающих товаров, так и штрафных санкций составляется на сумму поступивших средств бухгалтерская запись:

Дт 51 "Расчетный  счет"

Кт  76.2 "Расчеты по претензиям".

       При погашении недостачи материально  ответственным лицом на сумму  внесенных платежей делаются проводки:

Дт 50 "Касса" (51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет")

Кт 73-3 "Расчеты  по возмещению материального ущерба".

       Недостачи, кроме того, могут быть удержаны из заработной платы. Это отражается записью на соответствующую сумму:

Дт 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда"

Кт 73-3 "Расчеты  по возмещению материального ущерба".

       При этом следует помнить, что общая  сумма удержаний не должна превышать  половины начисленной заработной платы. 

4. Инвентаризация  товаров на складах.

 

    О важности инвентаризации говорит ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

    В соответствии с указанной статьей  для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию имущества  и обязательств. В ходе инвентаризации проверяются и документально  подтверждаются наличие имущества  и обязательств, их состояние и  правильность оценки.

       Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, инвентаризация имущества обязательна, когда:

- предполагается  сдать в аренду, выкупить или  продать объект;

- преобразуется  государственное или муниципальное  унитарное предприятие;

- предстоит  оформить годовую бухгалтерскую  отчетность;

- сменяются  материально ответственные лица;

- вскрыты  факты хищения, злоупотребления  или порчи имущества;

- произошли  стихийные бедствия, пожар или  сложились иные экстремальные  обстоятельства;

- реорганизуется  или ликвидируется организация;

- в других  случаях, предусмотренных законодательством  и внутренними документами.

    Индивидуальные  предприниматели независимо от режима налогообложения могут не вести бухгалтерский учет, а организации, применяющие упрощенную систему, должны вести его только по основным средствам и нематериальным активам (п. п. 2 и 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ). Таким образом, тем, кто применяет упрощенную систему, не требуется составлять годовую бухгалтерскую отчетность. Значит, инвентаризировать имущество для этой цели они не обязаны. Во всех остальных случаях это необходимо.

    Руководитель  организации вправе назначать дополнительные проверки. В соответствующем приказе (распоряжении) (Прил.№11)   приводятся их количество, даты и список обследуемого имущества.

    Методические  указания по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 . По распоряжению руководителя создается  комиссия, в состав которой входят представители администрации, бухгалтерии  и другие специалисты.

    Прежде  чем приступить к процедуре, комиссия должна получить последние приходные  и расходные накладные или  отчеты о движении материальных ценностей, завизированные председателем комиссии, по которым определяются учтенные остатки  имущества.

    Материально ответственные лица дают расписку в  том, что к началу инвентаризации нужная документация предъявлена в  бухгалтерию или комиссии, а ценности оприходованы или списаны.

    Сведения  о фактическом имуществе заносятся  в описи или акты, составляемые не менее чем в двух экземплярах.

    При проведении инвентаризации товаров  на складах ИП Черников Н.Н. используются следующие унифицированные формы первичной документации утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08. 1998 г. N 88  и от 27.03.2000 N 26.

    1) форма N ИНВ-3 "Инвентаризационная  опись товарно-материальных ценностей"(Прил.№12) для отражения данных о товарах в местах     хранения и на всех этапах движения в организации. Составляется в двух экземплярах: один передается бухгалтеру для подготовки сличительной        ведомости, второй - материально ответственному    лицу. Подписывается председателем и членами     комиссии, а также материально ответственным     работником.                                     

         2) форма N ИНВ-19 (Прил.№13)  "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей" для отражения результатов инвентаризации товаров,        продукции и прочих материальных ценностей,       по которым выявлены отклонения от бухгалтерских данных.                                           
Составляется бухгалтером в двух экземплярах: один остается у бухгалтера, второй - передается      материально ответственному лицу. Подписывается   бухгалтером и материально ответственным    работником.

3) форма  N ИНВ-26 (Прил.№14)  "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией для обобщения результатов проведенных инвентаризаций. Подписывается руководителем,  главным бухгалтером и председателем комиссии. 

    Описи заполняют от руки или на компьютере. Наименования объектов приводятся согласно номенклатуре, а количество - в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице указываются прописью число  вошедших порядковых номеров и общая  численность материальных ценностей  в натуральных показателях независимо от действительных единиц измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.). Ошибки (во всех экземплярах) зачеркивают, а  сверху пишут нужные значения. Исправления  должны заверить все члены комиссии и материально ответственные  лица. Пустые строки недопустимы. Если записи нет, ставится прочерк.

    Товар подсчитывают (взвешивают, замеряют) в  присутствии материально ответственных  лиц.

    В течение инвентаризации, занимающей несколько дней, комнаты, в которых  остаются проверенные материальные ценности, нужно опечатывать. Там  же в специальном ящике (шкафу, сейфе) должны храниться описи.

Проконтролировать можно и сам процесс, для чего привлекают членов комиссии и материально  ответственных лиц. Результаты оформляют  актом .

    Согласно  п. 3.15 Методических указаний товарно-материальные ценности (производственные запасы, продукция, товары) регистрируются в описях по наименованиям с указанием вида, группы, количества и других данных (артикула, сорта и т.д.). Как правило, ТМЦ просматриваются в том  порядке, в котором они расположены. Вместе  материально ответственными лицами комиссия пересчитывает товар (взвешивает или замеряет). Нельзя фиксировать остатки со слов или по учетным данным, не удостоверившись в наличии имущества.

    Поступившие в процессе инвентаризации товары материально  ответственные работники принимают  в присутствии членов комиссии, а  на учет ставят уже после инвентаризации. Дату приема, наименование поставщика, дату и номер приходного документа, тип, количество, цену и полную стоимость  товара заносят в специальную  опись. На приходном документе с  отметкой "после инвентаризации" и текущей датой расписывается  председатель комиссии.

    Некоторые продовольственные и промышленные ценности в процессе хранения под  влиянием внешних факторов могут  высыхать, испаряться, вымораживаться, высыпаться, разбиваться и проливаться. Для таких материалов разрабатываются  и утверждаются отраслевые нормы  естественной убыли.

    При инвентаризации подобных материалов часть  недостачи (в пределах норм естественной убыли) может быть списана на издержки обращения (счет 44 "Расходы на продажу"), а оставшаяся часть должна быть отнесена на материально ответственное лицо. Нормы естественной убыли могут  применяться только тогда, когда  установлен факт недостачи. Их нельзя использовать просто как инструмент списания части материалов.

    Недостачи товарно-материальных ценностей, выявленные при инвентаризации, учитываются  по дебету счета 94 [17, с. 20]:

Дебет 94 Кредит 10 (41)

- выявлена  недостача.

Списание  недостач отражается по кредиту счета 94: