Учет расчётов с подотчётными лицами

Одним из дополнительных расходов в командировке может быть оплата медицинской страховки. Если оплата медицинской страховки является обязательной при оформлении выездных документов, то есть без предъявления свидетельства об оплаченной страховке  въездная виза в определенное государство  не выдается. В таком случае расходы  по оплате медицинской страховки  также включаются в себестоимость  и принимаются к учету.

Расходы на добровольное страхование  могут возмещаться командированным, но признать их для целей налогообложения  нельзя.

2.4 Отчет работника о  командировке

В течение трех дней после  возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки. Такими документами  могут быть:

проездные билеты;

счета за проживание;

командировочное удостоверение  по форме Т-10, кроме заграничных  командировок в дальнее зарубежье;

служебное задание с заполненным  и подписанным отчетом о его  выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26).

копию загранпаспорта при  командировке за пределы РФ;

прочие документы, подтверждающие дополнительные расходы во время  командировки.

Если подтверждающие документы  к авансовому отчету составлены на иностранных языках, тогда они  должны иметь построчный перевод  на русский язык. Перевод документов возможен сотрудником или профессиональным переводчиком. Фирма самостоятельно может выбрать человека, который  выполнит эту работу и соответствующие  расходы можно включить в налоговые  расходы.

Подотчетное лицо должно систематизировать  первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих  услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы  нужно сформировать в хронологическом  порядке, пронумеровать их. Документы  небольшого размера (например, билет  в автобусе) приклеиваются на лист формата А4.

В бухгалтерии проверяются  законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных  к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет  по унифицированной форме № АО-1.

Бухгалтер для осуществления  контроля указывает на титульной  части бланка авансового отчета:

наименование организации;

структурное подразделение, в котором работает п/лицо;

фамилию, имя и отчество подотчетного лица;

его должность;

назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг и другое).

информацию о выдаче денег (указывает № и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий  номер счета) и данные о наличии  остатка или перерасхода по предыдущему  авансу.

На титульной части  бланка авансового отчета также есть таблица "Бухгалтерская запись", в которую бухгалтер переносит  суммы к учету с оборотной  стороны авансового отчета по соответствующей  корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется  раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В  расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер  и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего  отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу. Заполненный бланк авансового отчета подписывается подотчетным  лицом.

Проверенный авансовый отчет  утверждается руководителем или  уполномоченным на это лицом и  принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием  отчета, руководитель предприятия принимает  решение об утверждении величины произведенных расходов.

Если работник произвел расходы  в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость  расходов пересчитывается в рубли  по курсу ЦБ РФ на дату утверждения  авансового отчета руководителем.

Таким образом, при учете  задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

Возникающие в бухгалтерском  учете по операциям в иностранной  валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как Внереализационные доходы или  Внереализационные расходы, которые  учитываются на счете 91 "Прочие доходы и расходы". Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.

Проверенный авансовый отчет  подписывается директором учреждения, для чего в верхней части лицевой  стороны бланка авансового отчета предусмотрена  соответствующая строка. После утверждения  документ принимается к учету  для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного  аванса приходуется в кассу, перерасходованная  сумма выдается подотчетному лицу в  установленном порядке.

Удержание из зарплаты работника  для погашения его задолженности  работодателю может производиться  для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного  аванса, выданного в связи со служебной  командировкой [2, с.71].

Трудовое законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний  не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся  работнику [2, с.72].

Удержания возможны только в  том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размера  удержания. Работодатель вправе принять  решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения  авансового отчета), установленного для  возвращения аванса, погашения задолженности [2, с.71].

Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном случае удержания  возможны только в судебном порядке.

Если администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения  просроченной задолженности).

При определении налоговой  базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме.

В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.

2.5 Рабочее время и  время отдыха командированного, временная нетрудоспособность командированного

В Положении о командировках  не оказалось нормы, имевшей место  в Инструкции № 62 (п.8): на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени  отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые  они командированы. Можно предположить, что режим работы командированный  согласует со своим работодателем.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация  за работу в эти дни производится в соответствии с действующим  законодательством.

Оплата труда работника  в случае привлечения его к  работе в выходные или нерабочие  праздничные дни производится в  соответствии с трудовым законодательством  РФ [6]. Работать в выходные и нерабочие  праздничные дни запрещается, кроме  исключительных случаев [2, с.60]. Привлечение  работников к работе в выходные и  нерабочие праздничные дни производится в случае необходимости выполнения заранее не предвиденных работ с  письменного согласия работников и  с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Особые условия предусмотрены для  инвалидов и женщин, имеющих детей  в возрасте до трех лет. Привлечение  работников к работе в выходные и  нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя. Привлечение к работе в выходные и нерабочие праздничные дни  без согласия работников допускается  только в строго оговоренных ТК РФ случаях: аварии, катастрофы, бедствия и т.д.

Работа в выходной или  нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере [2, с.77]. Конкретные размеры оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный  день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным  актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. При этом по желанию  работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в  выходной или нерабочий праздничный  день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

В Инструкции № 62 было положение  о том, что, если день отъезда совпадает  с выходным, работнику предоставляется  отгул. В новом документе такого положения нет.

Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.

В случае временной нетрудоспособности работника ему на общем основании  возмещаются расходы по найму  жилого помещения (кроме случаев, когда  командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства. При этом законодатель ограничивает продолжительность времени, в течение которому нетрудоспособному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные: это срок не может превышать двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также  невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного  жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачиваются на общих  основаниях пособие по временной  нетрудоспособности. Дни временной  нетрудоспособности не включаются в  срок командировки.

2.6 Не состоявшиеся командировки

Организации иногда сталкиваются с ситуациями, когда командировки по каким-то причинам срываются. Между  тем, деньги могут быть к этому  моменту потрачены: куплены билеты, оплачена бронь на гостиницу, получены визы и т.д. И если, сдав билеты, хотя бы часть денег можно вернуть, то пошлину за получение визы обратно получить нельзя.

Не исключена ситуация, когда сотрудник приобрел авиабилет  для поездки в командировку, но в связи с непредвиденными  обстоятельствами по решению руководителя организации командировка была отменена. Сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при  приобретении билета, или не получил  вообще.

В этом случае при сдаче  наличных денег, полученных под отчет, сотрудник прикладывает к авансовому отчету документ о возврате билета с суммой удержанного сбора.

Включать ли сумму удержанного  сбора в налоговую базу для  исчисления налога на доходы физических лиц?

При возврате в кассу организации  командированным физическим лицом  полученных под отчет наличных денег  в связи с отменой командировки с приложением к авансовому отчету документа о сдаче билета и уплате сбора за эту операцию сумма сбора не включается в совокупный доход [3, с296].

В бухгалтерском учете  затраты, понесенные в связи с  отменой командировки, включают в  состав прочих расходов. Чтобы учесть расходы на несостоявшуюся командировку в налоговом учете, необходимо, чтобы  они были экономически оправданными и подтверждены документами. То есть фирме придется позаботиться о том, чтобы доказать, что командировка сама по себе была оправданной и  что отмена командировки также обоснованна, в том числе получением прибыли.

Скажем, штраф, который обычно удерживают при возврате билетов, можно  считать неустойкой за нарушение  договора перевозки. А такие штрафы включаются в состав внереализационных  расходов [3, с.390]. Подтверждает указанные  расходы билет, который выписывают на сумму штрафа. Организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету при наличии экономически обоснованных и документально подтвержденных причин неиспользования билета.

А вот включить в расходы  стоимость виз при отмене загранкомандировки не удастся. По мнению Минфина России, высказанному в письме от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134, хотя статья 264 Налогового кодекса  РФ позволяет списать на расходы  стоимость виз по командировкам, любой расход должен быть обоснован.

2.7 Гарантии и компенсации  при командировках

За время нахождения в  командировке нужно начислять заработную плату исходя не из заработка за текущий месяц, а из среднего заработка, начисленного за предыдущие периоды [2, с.81]. Также следует отметить, что  за работником сохраняется и место  работы. Средний заработок сохраняется  за сотрудником за все рабочие  дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Средний заработок определяется в соответствии с порядком, определенным "Положением об особенностях порядка  исчисления средней заработной платы", утвержденным Постановлением Правительства  Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. № 922

Заработная плата пересылается командированному работнику, по его  просьбе, за счет объединения, предприятия, учреждения, организации, которыми он командирован.

Расчет производится исходя из фактически начисленных работнику  выплат и фактически отработанного  времени им за 12 месяцев, предшествующих моменту выезда в командировку. Впрочем, период для расчета среднего заработка  может быть иным. Нужно, чтобы он был закреплен в коллективном договоре. При определении количества дней нахождения работника в командировке нужно учитывать: день отъезда в  командировку: либо текущие сутки, либо последующие сутки. Если пристань, аэропорт находятся за чертой населенного  пункта, учитывается время, необходимое  для проезда до них [5]. По аналогии определяется и день приезда.