Учет расчётов с подотчётными лицами

В состав представительских  включаются также расходы организации  по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным  в ст.264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут  либо непосредственно в самой  организации, либо с выездом на предприятие  общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника  в другую организацию, и т.д.

Как любая другая хозяйственная  операция, проведение представительских  мероприятий должно оформляться  оправдательными документами, которые  служат первичными учетными документами, на основании которых ведется  бухгалтерский учет [1].

Включение представительских  расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при  наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны  дата и место проведения деловой  встречи (приема), приглашенные лица, участники  со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит  из нескольких этапов:

1) оформление так называемых  подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование  денежных средств.

Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

На первом этапе в организации  составляется и протоколом правления  утверждается смета представительских  расходов на отчетный год.

На этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

перечень официальных  лиц организации, имеющих право  участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет  средства на представительские расходы;

порядок выдачи подотчетных  сумм на представительские расходы;

порядок расходования средств  на представительские расходы;

документальное оформление представительских расходов;

порядок осуществления контроля над расходованием и списанием  средств на представительские расходы;

нормирование отдельных  видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с  проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

распоряжение о направлении  приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

программа проведения деловой  встречи с указанием даты, места  и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации  и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских  расходов.

На третьем этапе ответственным  лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное  мероприятие:

отчет о расходах на проведение деловой встречи;

авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные  расходы.

Такими документами являются: счета предприятий общественного  питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы  об оплате транспортных расходов, документы  об оплате услуг переводчика и  т.д.

Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена  в этих альбомах, должны содержать  следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной  операции;

д) измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных  лиц; [1]

1.3 Служебная командировка

Служебная командировка - это  поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы.

Под местом постоянной работы следует понимать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Условием, обязательным для  включения в трудовой договор, является в том числе и место работы, а в случае когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором [2, с.31, с.81].

В Положении о командировках  отдельно оговорено, что поездка  работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного  им лица в обособленное подразделение  командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места  постоянной работы, также признается командировкой.

Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер. Рабочие  и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении  в командировку. Отказ от такой  поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами  признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет, за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций  кинематографии, театров, театральных  и концертных организаций, цирков и  иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с  перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений [2, с.124, с.127].

Направлять в служебные  командировки женщин, имеющих детей  в возрасте до трех лет, допускаются  только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено  им медицинскими рекомендациями. При  этом женщины, имеющие детей в  возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены  в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную  командировку.

Сказанное выше относится  и к работникам, имеющим детей-инвалидов  или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а  также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в  соответствии с медицинским заключением, а также, распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних [2, с.126].

Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой  дисциплинарный проступок, за который  на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Работник - совместитель может  также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется  ему только в той организации, которая его командировала. В  случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой  работе средний заработок сохраняется  по обеим должностям, а расходы  по оплате командировки распределяются между командирующими организациями  по соглашению между ними [5].

Только штатные работники, заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут  быть направлены им в командировку.

Если физическое лицо не состоит  в штате предприятия, но выполняет  для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), связанные  с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.

К договорам гражданско-правового  характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский  и иной договор возмездного оказания услуг [4, с.128]. В этом случае порядок  и условия возмещения документально  подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами  в тексте договора.

К таким расходам могут  быть, например, отнесены расходы по проезду и найму жилья, приобретению материалов и другие.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном  порядке, понимаются также поездки  работника, которые связаны с:

-   покупкой материально-производственных запасов;

-   осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);

-   подготовкой и повышением квалификации работников;

-   участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);

-   другими аналогичными нуждами.

 
2. Служебные командировки  по россии и за рубеж

Последние двадцать лет направление  работников в командировки регламентировалось Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда  СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 "О  служебных командировках в пределах СССР". Давно уже нет СССР, а  инструкция продолжает действовать. Наконец Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 № 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение о командировках). Данный документ выпущен в соответствии со ст.166 ТК РФ, в которой говорится о том, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В новом документе прописаны положения о командировках как на территории РФ, так и за ее пределами, касающиеся расходов на оформление документов, суточных и иных расходов, а в Инструкции № 62 последних положений предусмотрено не было (она предназначалась для внутреннего пользования в пределах СССР).

Положение о командировках  начало действовать с 25 октября 2008 года. При этом нигде не сказано, что  Инструкция № 62 прекращает свое действие, поэтому положения, не урегулированные  Положением о командировках, будут  применяться в соответствии с  Инструкцией № 62 в той ее части, которая не противоречит ТК РФ.

2.1 Документальное оформление  и сроки служебных командировок

Направление работников в  командировку должно быть оформлено  первичными документами. К числу  таких документов относятся:

служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении (форма  Т-10а);

приказ (распоряжения) о направлении  работника в командировку (форма  Т-9 или Т-9а);

командировочное удостоверение (форма Т-10) [7].

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным  актом организации. В связи с  этим организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в  котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для  направления работника в служебную  командировку. В частности, это может  быть приказ о командировании и (или) командировочное удостоверения. Эти  документы являются, во-первых, документами, подтверждающими производственный характер командировки, во-вторых, документами, на основании которых определяется продолжительность командировки.

Прежде чем отправить  сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму №  Т-10а "Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении". В  этом документе указываются задание  работника, место, куда именно и на сколько  дней он командирован. Затем задание  утверждает руководитель организации. На основании служебного задания  выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10), причем в одном  экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении  о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте [5]. В ходе налоговой проверки инспекторы досконально проверяют оформление командировочных удостоверений, поэтому документ должен быть составлен грамотно, с соблюдением установленных норм. Например, личные данные работника, указанные в документе, должны совпадать с данными в билетах, должны быть проставлены все подписи и печати, иначе командировочное удостоверение может быть признано недействительным. Нередки случаи, когда по тем или иным причинам командированный работник не проставляет на удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (к примеру, он забыл или не стал настаивать). В результате при проверке налоговыми органами может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Или же работник не прикладывает к авансовому отчету отчет о выполнении служебного задания (в отчете командированный отмечает работу, которую проделал в командировке). В случае его отсутствия налоговики могут усомниться в экономической обоснованности произведенных расходов.