Учет расчётов с подотчётными лицами

воздушным транспортом - в  салоне экономического класса, а также  по билету I класса, в каждом отдельном  случае с разрешения руководителя организации  при представлении проездных  документов;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Кроме указанных расходов командированный работник имеет  право на возмещение:

расходов на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

расходов на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для  бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует  работник);

расходов в связи с  наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы возмещаются  только при условии представления  подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.) [8].

 
2.3.2 Электронные авиабилеты

В настоящее время все  чаще авиакомпании отказываются от выдачи бумажных билетов и переходят  на систему продажи электронных  билетов. Для того, чтобы пройти регистрацию на рейс, авиапассажиру необходимо иметь всего лишь документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт), и знать номер кода своего электронного билета. В этом случае возникает вопрос, как документально подтвердить расходы на проезд командированного сотрудника за рубеж, поскольку билет как таковой пассажиру на руки не выдается. Перелет на рейсе авиакомпании, применяющей виртуальные билеты, организация может подтвердить распечаткой такого билета и посадочным талоном на самолет. Распечатку электронного билета можно сделать только до вылета самолета. После того, как пассажир воспользовался услугами авиакомпании, организации по запросу предоставят только письменную информацию о том, что конкретный пассажир летел на том или ином рейсе.

Списание затрат на проезд работника при расчете налога на прибыль в такой ситуации представляет налоговые риски. Необходимо заранее  предупредить о необходимости получения  электронного билета в бумажном виде или попросить работника перед  отлетом обратиться в представительство  иностранного перевозчика. Как правило, оно есть в аэропорту, из которого авиакомпания выполняет свои рейсы.

К дополнительным расходам, подлежащим возмещению относятся также:

расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений  и иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные  сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного  транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и  сборы.

заказ и возврат билетов,

взимаемый при покупке  билета сервисный сбор.

При следовании к месту  командировки и обратно расходы  на проезд в такси из аэропорта  в город или гостиницу как  внутри страны, так и за ее пределами возможно учесть для целей налогообложения при наличии подтверждающих чеков ККТ (в настоящее время не утверждены бланки строгой отчетности), а также учитывая плотный командировочный график, поздний отъезд (прибытие), отсутствие общественного транспорта в месте командировки.

Вознаграждения транспортных агентств или турфирм при заказе проездных билетов и гостиниц.

Нередко билеты и гостиницы  заказываются для командируемого работника  в транспортном агентстве или  туристической фирме.

Затраты на выплату вознаграждения агенту в состав командировочных  расходов не включаются, а относятся  к комиссионным сборам за выполнение сторонними организациями услуг [3, с.380]. Агентское вознаграждение может  быть включено в состав расходов при  наличии агентского договора, оформленного в соответствии с требованиями законодательства, и документов, подтверждающих факт оказания услуг агентом (в том  числе акт и первичные документы: проездные билеты, счета на оплату гостиниц и т.п.).

Часто работники теряют или  забывают документы, подтверждающие произведенные  расходы.

При утрате документов, можно  получить заверенные копии утерянных  документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов. Официально заверенные документы принимаются  для целей налогообложения.

Руководитель предприятия  в случае командировки сотрудника по территории РФ имеет право (но не обязан) разрешить возместить оплату проезда  по минимальной его стоимости [5]. При этом возмещение осуществляется в размере минимальной стоимости  проезда:

железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского  поезда;

водным транспортом - в  каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с  комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна  всех линий сообщения;

автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление  работника о возмещении ему израсходованных  средств с указанием даты и  времени отправления транспортного  средства, его вида и номера, стоимости  билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия  должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в  возмещении. Данное заявление прилагается  к авансовому отчету и должно храниться  в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.

В случае отсутствия документально  подтвержденных работником расходов, связанных с проездом до места  назначения и обратно, стоимость  данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход  с последующим удержанием налога на доходы физических лиц [3, с.268].

2.3.3 Проживание работника  в гостинице

Если работник проживал в  гостинице, то количество суток, за которое  оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в  месте командировки. Практически  это количество ночей, проведенных  в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными  документами с учетом расходов на бронирование и "расчетного часа", принятого в гостинице.

У каждого работника во время командировки должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов. Снимая номер в гостинице, работникам необходимо ориентироваться на требования, установленные  работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание. Эти пределы стоимости могут  быть зафиксированы в локальных  актах, таких как приказ по организации, либо записаны в коллективном договоре.

При оформлении проживания в  гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг. Это может быть гостиничный счет по форме № 3-Г, утвержденный приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".

Документ оформленный по форме который должен содержать:

наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о  государственной регистрации);

фамилию, имя, отчество потребителя;

сведения о предоставляемом  номере (месте в номере);

цену номера (места в  номере);

другие необходимые данные по усмотрению исполнителя [9].

Гостиницы при оказании услуг  населению в обязательном порядке  должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением, в том числе и с иностранными физическими лицами. Если у гостиницы  нет кассового аппарата, то работнику  должны выдать бланк строгой отчетности, отпечатанный типографским способом не ранее 2008 года. Бухгалтеру чаще всего  приходится иметь дело с бланком  строгой отчетности "Счет" (формы  № 3-Г, или № З-Гм), который заполняется  при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные  услуги при отсутствии специальных  талонов. Счета могут оформляться  ручным или механизированным способом, один из экземпляров выдается командированному работнику. В счете фиксируется  оплата за весь период проживания.

Если работник досрочно выезжает из гостиницы, то на экземплярах счета  делается отметка о произведенном  возврате ему части денежных средств.

Суммы НДС, указанные в  бланках строгой отчетности, установленной  формы, выдаваемые гостиницами гражданам, находящихся в служебной командировке, являются основанием для принятия НДС  к налоговому вычету. Требования по оформлению расчетных документов и  выставлению счетов-фактур считаются  выполненными, если продавец выдал  покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

На дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ  билетов в аэропорт, оплата услуг  переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) выписывается квитанция по форме № 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг", тоже представляющая собой бланк строгой отчетности.

Бронирование номера в  гостинице относится к дополнительным услугам, оказываемым гостиницей. То есть суммы затрат по бронированию номера подлежат включению в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Расходы на обслуживание в  барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами оплачиваются работниками  за счет личных средств.

Организации иногда арендуют для своих сотрудников, находящихся  в командировке, квартиры.

Минфин России в письме от 1 августа 2005 г. № 03-03-04/1/112 разъяснил, что такие расходы принимаются  к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных  работников. Арендная плата за данную квартиру в то время, когда она  пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли".

Организации смогут уменьшить  налогооблагаемую прибыль на основании  любых документов, так или иначе  подтверждающих произведенный расход. При наличии приказа о командировке работника в тот город, в котором  арендована квартира, проездных документов, отметок в командировочном удостоверении  о прибытии и убытии работника, проблем  со списанием арендной платы не будет [3, с.351].

При непредставлении (утрате) работником документов, подтверждающих осуществленные расходы по найму  помещения, работодатель может принять  решение о возмещении таких расходов по заявлению работника.

В случае, если гостиница  не выдает ни счета по форме № 3-Г, ни чека, а выписывает, к примеру, приходный кассовый ордер, такие  затраты все равно можно учесть в расходах. Дело в том, что Налоговый  кодекс РФ не уточняет, какими именно документами  должны быть подтверждены командировочные  расходы, следовательно, он может служить  подтверждением расходов по найму жилья.

Все иные командировочные  расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома [2, с.81].

К таким расходам при командировках  можно отнести:

расходы по оплате услуг связи;

расходы на получение и  регистрацию заграничного паспорта;

расходы на получение визы;

расходы, связанные с обменом  наличной валюты или чека в банке  на наличную иностранную валюту;

расходы на оплату медицинской  страховки,

другие расходы.

Среди наиболее часто встречающихся  прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении  из командировки, работник может приложить  счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный  работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность могут быть подтверждены резолюцией руководителя на служебной записке  работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и другие документы, в которых  указаны соответствующие телефонные номера). Организации могут предусмотреть  в своих локальных актах (например, приказом) порядок их возмещения.

2.3.4 Оплата услуг связи

Командированные лица нередко  несут расходы по оплате телефонных переговоров во время служебных  командировок. При этом телефонные переговоры являются затратами, вполне отчуждаемыми от гостиничных услуг, так как они не являются услугами по обеспечению проживания. Такие  переговоры могут вестись как  с мобильного телефона работника, так  и с гостиничного телефона. Предусмотрено  включение в состав прочих расходов, связанных с производством и  реализацией, расходов налогоплательщика  на почтовые, телефонные, телеграфные  и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы). Таким образом, если командированное лицо сможет подтвердить производственную направленность осуществленных переговоров, а также подтвердить их документально (например, квитанцией из гостиницы с распечаткой телефонных номеров, распечаткой счета за разговоры по мобильному телефону), то оплату указанных расходов организация вправе включить в налоговую базу для исчисления налога на прибыль [3, с.380].

 
2.3.5 Оплата медицинских страховок  и полисов добровольного страхования