Учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Торговый комплекс «Грант»

При заграничных  командировках работников организации выполняются следующие правила: 

- затраты в  иностранной валюте на заграничные  командировки учитываются аналогично  затратам по командировкам на  территории Российской Федерации;  

- командировочные  расходы, выдаваемые в иностранной  валюте, учитываются одновременно в рублях и в валюте, полученных путем перерасчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции; 

- суточные выплачиваются  при проезде по территории  РФ, включая день пересечения  границы при въезде в РФ, в  российской валюте; при проезде, включая день пересечения границы при выезде из РФ и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте.

Организация вправе без ограничений и специальных  разрешений Банка России покупать иностранную  валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для командировочных расходов, используя счет 52 «Валютные операции» для этих целей.

При возвращении  из командировки остаток неиспользованной валюты работник должен вернуть в  кассу организации в валюте или  рублях по курсу Центрального Банка РФ на дату утверждения авансового отчета. Неизрасходованная во время командировки за границей иностранная валюта, возвращенная работником в кассу, сдается в банк на текущий валютный счет и не подлежит обязательной продаже на внутреннем валютном рынке РФ.

На счете 71 задолженность  подотчетного лица по выданным суммам валюты учитывается по курсу ЦБ РФ на день выдачи, отчет подотчетного лица и возврат неиспользованных сумм - по курсу валюты на дату утверждения  авансового отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

3. Учет расчетов  с подотчетными лицами в ОАО «Торговый комплекс «Грант»  

3.1 Краткая характеристика  деятельности предприятия 

ОАО «Торговый  комплекс «Грант» является юридическим лицом и действует на принципах полного хозяйственного расчета и самофинансирования.

Юридический адрес  предприятия: г. Шилка, ул.Ленина 33 а, ИНН 63636363, р/сч 4070081020100101 бик 8213/0075 Сбербанка России г.Шилки. Правовое положение ОАО «Торговый комплекс «Грант» , порядок его реорганизации и ликвидации, а также права и обязанности участников определяются Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Основной вид деятельности организации – закуп и переработка сельскохозяйственной продукции, сдача в наем торговых мест, производство и реализация услуг.

В ОАО «Торговый комплекс «Грант»» разработана учетная политика, согласно требованиям Федерального закона от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 23.11.2009г. № 261-ФЗ), Налогового кодекса РФ, и Положению по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008, (утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008г. № 106н), (в ред. приказа Минфина РФ от 11.03.2009г. № 22н), Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998г. № 34н), (в ред. Приказа Минфина РФ от 26.03.2007г. № 26н).

Подотчетными лицами в ОАО «Торговый комплекс «Грант», согласно распоряжению руководитель организации являются: директор – Терещенко Николай иванович (таб. №01), заместитель директора – Сынков Николай Анатольевич (таб.№02), главный бухгалтер – Золотухина Анна Сергеевна(таб. №03), бухгалтер - Бухова Ульяна Харитоновна (таб. №04), кассир – Козихина Ольга Вальрьевна (таб. №05), завхоз - Хозяйкина Ольга Зурабовна (таб. № 06), водитель дежурного автомобиля - Тарасов Тарас Тарасович (таб. №07).  

3.2 Документальное оформление  и учет подотчетных  сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы 

Список работников, имеющих право получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов, размеры сумм и сроки, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Согласно Постановлению  Правительства РФ от 2 декабря 2000г. № 914 «Об утверждении правил ведения  журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 26.05.2009г. № 451), счет-фактура, оформленная надлежащим образом, является основанием для возмещения покупателю НДС в порядке, установленном федеральным законом.

При получении  накладной на отпуск материальных ценностей и счёта-фактуры в бухгалтерском учёте организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10 (20,23,25,26…) Кредит 71 – на сумму приобретённых  товаров (работ, услуг) без НДС.

Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчётных документах, фиксируются по счету 19 «Налог на добавленную стоимость», на открытых к нему субсчетах: «НДС при приобретении основных средств», «НДС по приобретенным нематериальным активам», «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, выделенного в счёте-фактуре и расчётном документе;

Дебет 68 Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке товаров (работ, услуг).

Рассмотрим пример отражения на счетах бухгалтерского учета ОАО «Торговый комплекс «Грант» хозяйственно-операционных расходов.

Завхозу ОАО «Торговый комплекс «Грант» Хозяйкиной О.З. (таб.№ 06) на основании приказа руководителя организации Терещенко Н.И.. «Список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет» № 02 от 03.01.2010г., по расходному кассовому ордеру №03 от 10.01.2010г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 4000рублей. Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 10.01.2010г. у Хозяйкиной О.З. нет.

Хозяйкина О.З. представила в бухгалтерию авансовый отчет №1 от 11.01.2010г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек  №07 от 10.01.2010г. и кассовый чек  магазина розничной торговли  «Электротехника» на радиотелефон «Philips»по цене 980руб. - 1шт.; на общую сумму 980руб.;

2) накладная  №11 от 10.01.2010г. и счет-фактура №11 от 10.01.2010г. организации ООО «Дипломат»  на электронные калькуляторы  «Citizen» - по цене 350руб. - 2шт.; на  общую сумму 700руб., в т.ч. сумма НДС – 106,78руб.;

3) квитанция  к приходному кассовому ордеру  №08 от 10.01.2010г. ООО «Дипломат»  на сумму 700руб., полученных от  Хозяйкиной. О.З.;

4) договор купли-продажи  №02 от 10.01.2010г. и акт купли-продажи,  составленные с предпринимателем Селезневым С.С. на приобретение стульев по цене 870руб. – 3шт.; на общую сумму 2610руб.

Поступление инвентаря  подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: радиотелефон - 1шт.; калькулятор - 2шт.; стул - 3шт.

Авансовый отчет  приняла и проверила бухгалтер Бухина У.Х., правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Золотухина А.С., утвердил отчет директор Терещенко Н.И. 11.01.2010г.

Перерасход подотчетных  сумм выдан Хозяйкиной О.З. по расходному кассовому ордеру №04 от 11.01.2010г.

Сформулируем все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (таблица 2). 

Таблица 2. Журнал регистрации хозяйственных операций

 

На основании  счета-фактуры №11 от 15.01.10г. ООО «Дипломат» оформляем к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров:

Дебет 68 Кредит 19 – 106,78рублей.

3.3 Документальное оформление  и учет подотчетных  сумм, выданных на  приобретение ГСМ 

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации выдается путевой лист, Типовая межотраслевая форма №3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28ноября 1997года № 78. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом руководителя предприятия.

Размеры этой суммы  определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта  и плана использования автомобиля.

Водитель транспортного  средства должен каждый раз, заправляя  машину топливом, требовать на АЗС  документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделенной стоимостью одного литра топлива.

При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

Автозаправочные станции обязаны выдавать юридическим лицам счет-фактуру, но чаще всего это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

В бухгалтерском  учете данные операции отражаются проводками:

Дебет 71 Кредит 50 – на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

Дебет 10 Кредит 71 – на сумму, приобретенного на АЗС  топлива, без НДС, (налог извлекается  расчетным путем);

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, (сумма х18/118).

По окончании  месяца общая сумма НДС по данным операциям проверяется и сравнивается с суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском учете отражается проводкой:

Дебет 68 Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке бензина.

ОАО «Торговый  комплекс «Грант» заключило договор № 11 от 03.01.2010г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос.№ Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Водитель автомобиля Тарасов Т.Т. (таб.№07), согласно приказа руководителя № 03 от 03.01.2010г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400рублей на приобретение бензина.

Тарасов Т.Т. получил  путевой лист № 01 от 08.01.2010г. и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому  ордеру № 02 от 08.01.2010г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным суммам у Тарасова Т.Т. нет.

В бухгалтерию  он предоставил авансовый отчет  №2 от 15.01.2010г., к которому приложил:

1) путевой лист  № 01 от 08.01.2010г., с подписями всех  сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00ч. 08.01.2010г. по 18.00ч. 13.01.2010г.;

2) чеки, полученные  на АЗС №1112 в период с 08.01.10г.  по 13.01.2010г.