Учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Торговый комплекс «Грант»

Оглавление

Введение

1. Характеристика  расчетов с подотчетными лицами

1.1 Понятие и  бухгалтерский учет с подотчетными  лицами

1.2 Учет представительских  расходов

1.3 Учет расчетов  с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы

1.4 Учет операционно-хозяйственных расходов

2. Документальное  оформление и учет расчетов  с подотчетными лицами

2.1 Порядок расчетов  с подотчетными лицами

2.2 Нормативное  регулирование расчетов с подотчетными  лицами

2.3 Методика учета  подотчетных сумм, выданных на  хозяйственно-операционные и командировочные расходы

3. Учет расчетов  с подотчетными лицами в ОАО «Торговый комплекс «Грант»

3.1 Краткая характеристика  деятельности предприятия

3.2 Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы

3.3 Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на приобретение  ГСМ

3.4 Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на командировочные  расходы

Заключение

Список используемой литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами являются:

1. своевременное,  полное и достоверное отражение  на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная  обоснованность использования подотчетных  сумм и обоснованность включения  в состав затрат;

3. контроль за  экономным и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет  свои особенности, поэтому одной  из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в  печати.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место  практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО “Торговый комплекс «Грант”.

В связи с  этим перед автором данной работы стоят следующие задачи:

- ознакомиться  с теоретическим аспектом по данному вопросу;

- изучить документальное  оформление выдачи, использования  и возврата подотчетных сумм  при ведении расчетов с работниками  предприятия;

- ознакомиться  с нормативной базой, регламентирующей  порядок ведения данного вида  расчетов;

- на основании  документального отражения расчетов  с подотчетными лицами (приложенными  документами ОАО “Торговый комплекс «Грант»)проследить взаимосвязь теории с практикой.

ОАО “Торговый  комплекс «Грант»- торговое предприятие частной формы собственности, осуществляющее сдача в наем торговых мест, производство и реализации услуг, закуп и переработка сельскохозяйственной продукции.

Как и многие другие предприятия ОАО “Торговый комплекс «Грант”, стремится увеличивать свою прибыль и рентабельность за счет торговли. Это возможно только при наличии устойчивых экономических связей с поставщиками и партнерами. Все это вызывает необходимость направлять работников в командировки, для ведения переговоров, заключения различных соглашений и договоров с поставщиками и партнерами по бизнесу. Этот процесс находит документальное оформление и на ОАО “Торговый комплекс «Грант”.

Таким образом, методологической основой написания  курсовой работы являются нормативные  документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия, учебная литература и данные ОАО “Торговый комплекс «Грант”. 

1. Характеристика расчетов  с подотчетными  лицами

1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете  понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:  

- приобретение  запасных частей, материалов, топлива  за наличный расчет, канцелярский  товаров, оплата почтово-телеграфных  расходов; 

- оплата мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств;  

- расходы на  командировки по территории Российской Федерации ; 

- представительские  расходы.

Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими  в служебные командировки, как  по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

При выдаче денежных средств организация обязана: 

- определить  сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается; 

- получить от  подотчетного лица отчет о  расходах в срок не позднее  3 рабочих дней по истечению  срока, на который выданы средства;  

- выдать денежные  средства работнику под отчет  при условии полного отчета или по ранее выданным авансам; 

- запретить передачу  подотчетных денежных средств  от одного работника другому; 

- определить  перечень лиц, которые могут  заменять кассиров и получать  в банке денежные средства  под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно  не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность  сотрудника, срок на который ему  выдана сумма, дата, не позднее которой  он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости  разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

При этом организация  может выдавать денежные средства подотчетным  лицам на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов. 

1.2 Учет представительских  расходов 

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским  расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты  на организацию развлечений и  отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств  на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто  возникают вопросы, что считать  представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским  расходам относят расходы на: 

- официальный  прием и (или) обслуживание  представителей других организаций,  участвующих в переговорах в  целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий; 

- проведение  официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах; 

- транспортное  обслуживание доставки этих лиц  к месту проведения представительского  мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно; 

- буфетное обслуживание  во время переговоров; 

- оплата услуг  переводчиков, не состоящих в  штате налогоплательщика, по обеспечению  перевода во время проведения  представительских мероприятий. 

Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.