Учет расчетов с подотчетными лицами

     Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа  сформирует отчет и выведет его  для просмотра.

     Стандартный отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами  за указанный период, а также сальдо на начало и на конец периода.

     Стандартный отчет «Анализ счета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета.

     Стандартный отчет «Главная книга» (обороты счета) используется для вывода оборотов и  остатков счета за каждый месяц. Данный отчет очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности.

     Для получения оборотов счета надо выбрать  пункт «Обороты счета (главная книга)»  меню «Отчеты» главного меню. На экран  будет выведен запрос параметров формирования оборотов счета. В запросе  настройки оборотов счета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания  периода.

     Установив нужные параметры настройки, нужно  нажать на кнопку «Сформировать». Программа  сформирует отчет и выведет его для просмотра.

     Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным значениям  объектов аналитического учета – подотчетных лиц. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д - дебетовое, К - кредитовое).

     Также существует стандартный отчет «Карточка  счета с выбранным значением  субконто» позволяет получить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным лицом.

     Ежемесячно  итоги из журнала-ордера №7 переносятся  в Главную книгу: дебетовые обороты  – по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 246, а кредиторскую – по строке 628.

     Чаще  всего через подотчетных лиц  приобретается оборудование. Это  связано с тем, что есть возможность  осмотра технического состояния  приобретаемого оборудования.

     Стало значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами в результате использования предприятием программы «1С: Предприятие», которая позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, понижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии. 

 

     3. Мероприятия по  совершенствованию  учета расчетов  с подотчетными  лицами

     В ЗАО «ТАТПРОФ» в командировку направляется любой сотрудник организации по усмотрению руководителя, так как не утвержден круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. Это может привести к тому, что при проверке, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. Хотя денежные средства под отчет на предприятии выдаются на более длительный срок. Данный недостаток повлечет за собой штрафные санкции.

     Чтобы избежать это, на предприятии необходимо создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц, которые  имеют право на получение средств  под отчет. Также в приказе  должны быть установлены:

     - сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;

     - порядок представления авансовых отчетов;

     - запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;

     - запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.

     Перечисленных в приказе сотрудников необходимо ознакомить с ним в обязательном порядке. Пример приказа представлен  в приложении М1.

     Также необходимо создать письменный приказ об установлении размера (норм) суточных. Пример данного приказа представлен  в приложении М2.

     Часто по невнимательности бухгалтера и неопытности  подотчетного лица к учету принимаются  авансовые отчеты, к которому прилагаются  чеки ККМ и товарные чеки, где  просто указано «хозтовары» или «канцтовары». Этого не должно быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетник.

     К такому товарному чеку налоговые  органы обязательно предъявят претензию. Вдруг подотчетное лицо приобрело  товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но сроком службы больше 12 месяцев (например, вентилятор или  калькулятор). В таком случае они  должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

     Допущенную  ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить, организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что  конкретно и для каких целей  приобретено. Данный акт подшивается  к авансовому отчету и служит оправдательным документом.

     Также по неопытности подотчетного лица и  предприятия-продавца встречается  такая ошибка, когда на приобретенные  ТМЦ выдаются подтверждающие документы (квитанция к ПКО) с указанием  суммы, превышающей лимит расчетов с юридическими лицами. В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.07.2007 г., установленный  предельный размер расчетов наличными  деньгами в РФ между юридическими лицами установлен в 100000 рублей. В ходе проверки за данное нарушение грозит штраф не только самому предприятию, но и руководителю. Единственным выходом  из данной ситуации является замена подтверждающего  документа продавцом-предприятием.

     В ЗАО «ТАТПРОФ» встречается такая ситуация, когда командированному работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от покупателей. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование данных денежных средств на свои нужды.

     Существует  определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение той или иной продукции. Предприятие должно сначала сдать наличную выручку в банк, затем снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу.

     А можно, заранее снять с расчетного счета денежные средства на хозяйственные  нужды. Данную сумму можно будет  хранить в кассе предприятия  и постепенно расходовать на покупку  необходимых товаров, выдавая деньги под отчет. Самое главное – не превысить лимит наличных в кассе. Для данного предприятия банк установил лимит 21300 рублей.

     Находясь  в командировке, зачастую подотчетные  лица должны информировать руководителя предприятия или фирму-партнера по телефону о ходе выполнения задания. В таких случаях организация  должна компенсировать стоимость переговоров.

     Но  на предприятии все телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств  подотчетного лица. Это тоже является нарушением правил расчетов с подотчетными лицами. Организация ссылается на то, что при приобретении карт эксперсс-оплаты за наличный расчет, подтверждающими документами являются только кассовый чек и сама карта. А данные карты не соответствуют понятию первичного учетного документа, данному в п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете», следовательно, эти расходы нельзя признать в целях налогообложения прибыли. Но, несмотря на это предприятие, может самостоятельно составить первичные учетные документы, в частности бухгалтерскую справку или авансовый отчет.

     Согласно  п. 1 ст. 252 НК РФ под документально  подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством  РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими  произведенные расходы. Таким образом, перечень документов, косвенно подтверждающих произведенные затраты, является открытым, поэтому карты экспресс-оплаты также могут быть признаны документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Суды чаще всего подтверждают обоснованность таких расходов (постановление ФАС ВВО от 19.12.05 № А28-4833/2005-137/18). В любом случае расходы работника на приобретение экспресс-карт должны быть возмещены работодателем.

     Единственной  неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в этом случае счет-фактура  не предоставляется, а без этого  документа организация не вправе принять к вычету НДС.

     Так же дело обстоит при оплате услуг  сотовой связи подотчетным лицом  через свободные кассы.

     Лучшим  разрешением данной проблемы является заключение договора на оказание услуг  сотовой связи. Тогда предприятие  сможет получать от операторов мобильной  связи подтверждающие документы (счета-фактуры, акты, расшифровку телефонных переговоров).

     Для подтверждения законности и целесообразности расходов по подотчетным суммам на хозяйственные и операционные нужды  необходимо вести вспомогательную  ведомость, в которой сличают  счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей с карточками складского учета, отчетами движения приобретенных ТМЦ. Пример данной ведомости представлен в приложении Н.

     Чтобы контролировать прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо вести  журнал регистрации работников, прибывших  из командировки.

     Также нужно вести журнал регистрации  работников, направленных в командировку.

     Для того чтобы было значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами, в штат предприятия необходимо ввести новую штатную единицу  – бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и кредиторами.

     Лишь, соблюдая все «подотчетные» нюансы, организация сможет оградить себя от возможных проблем при налоговых  проверках.  

 

     Выводы  и предложения

     На  примере конкретного предприятия  ЗАО «ТАТПРОФ» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов.

     Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных  сумм, право и порядок получения  денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении  подотчетных лиц в командировки, документальное оформление соответствующих  операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Как выяснилось, на предприятии деньги под отчет выдаются достаточно часто  и разным работникам, так как не всегда есть возможность приобретения ТМЦ безналичным путем.

     В ЗАО «ТАТПРОФ» существуют нарушения правил расчетов с подотчетными лицами».

     А именно, отсутствие приказа о порядке  и выдаче денежных средств под  отчет и письменного приказа  об установлении размера (норм) суточных. Если данная ситуация не будет исправлена, то предприятию будут предъявлены  налоговыми органами штрафные санкции.

     Бывает, что к учету принимаются отчеты с приложением товарного чека, где указано «хозтовары» или «канцтовары». Это недопустимо, так как товарный чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке.

     У предприятия нет специального разрешения обслуживающего банка на использование  наличных денежных средств на свои нужды, поступившие в кассу от покупателей. Бухгалтерия предприятия  забывает, что существует определенная последовательность выдачи денег подотчетнику на приобретение ТМЦ, и выдает данные денежные средства сотруднику организации.