Учет расчетов с подотчетными лицами

     В зависимости от назначения и статуса  нормативные документы целесообразно  представить в виде следующей  системы:

     - 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

     - 2-ой уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

     - 3-ий уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

     - 4-ий уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

     В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

     Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете регламентированы в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень) (13).

     Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении  кассовых операций» (14).

     В связи с тем, что расчеты с  подответными лицами осуществляются в  наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ (15), в соответствие с  которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним  юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

     Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого  социального налога, т.е. они находят  свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ (16). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении  расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения  НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль  организаций» оговаривает порядок  учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при  расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

     Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении  по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень) (17).

     При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса  РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

     Размер  суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень) (19).

     Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

     1. Учетная политика, формируемая главным  бухгалтером организации и утверждаемая  руководителем организации. Основы  формирования и раскрытия учетной  политики организации установлены  ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина  России от 09.12.1998 г. №60н. 

     2. Утвержденные руководителем формы  первичных учетных документов  по учету расчетов с подотчетными  лицами:

     - приходный кассовый ордер (форма КО-1) – выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

     - расходный кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

     - командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

     - авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

     3. Утвержденный руководителем План  счетов бухгалтерского учета  – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.  
 
 
 
 
 
 
 

     2. Учет расчетов  с подотчетными  лицами в ЗАО «ТАТПРОФ» 

     2.1. Характеристика деятельности  ЗАО «ТАТПРОФ»

    ЗАО «ТАТПРОФ» является предприятием-производителем, которое разработало и запатентовало  собственную систему алюминиевых  профилей «ТАТПРОФ», предназначенную  для изготовления конструкций витражей, светопрозрачных крыш. Она разработана специалистами предприятия совместно с Институтом «Моспроект-2». По оценке специалистов «ТАТПРОФ» является лучшей отечественной системой, а изделия, выпускаемые на ее основе, соответствуют требованиям всех действующих стандартов и СНиПов.

    ЗАО «Татпроф» было образовано в 1990 году. После тщательного изучения рынка, приняв во внимание бурный рост малого и среднего бизнеса, возможности по использованию ресурсов алюминиевой промышленности, открывшиеся после 1988 года, а так же нарушенные  экономические связи после распада СССР, была принята бизнес идея  по производству алюминиевых профилей  для нужд  автомобилестроения.

    ЗАО «ТАТПРОФ» входит в тройку ведущих  разработчиков и производителей алюминиевого строительного профиля  и конструкций из него. Специалистами  предприятия созданы и постоянно  совершенствуются лучшая отечественная  фасадная система «Татпроф» и принципиально новая фасадная система из стали «ЭТАЛЛ». По оценке специалистов система «ТАТПРОФ» является лучшей отечественной системой, а изделия выпускаемые на ее основе соответствуют требованиям всех действующих стандартов и СНиПов.

    ЗАО  «ТАТПРОФ» занимается  разработкой, производством и продажей строительных ограждающих алюминиевых конструкций, алюминиевых профилей и комплектующих  для их производства.

    Сегодня ЗАО «ТАТПРОФ» - это несколько  крупных производств, основными  из которых являются:

    - прессование алюминиевого профиля, 

    - нанесение полимерно-порошкового  покрытия,

    - сборка алюминиевых конструкций, 

    - инструментальное и заготовительное  производства.

    На  вышеуказанных производствах заняты более 600 человек.  Работа всех производств сертифицирована по системе «ИСО-9000» и получены соответствующие сертификаты качества.

    На  сегодняшний день система «Татпроф» включает в себя:

    Фасады  холодного и теплого исполнения, в том числе наклонные и  криволинейные, навесные и в проем  как из алюминиевых, так и из стальных профилей;

    Вентилируемые навесные фасады под различные виды облицовки («ALUCOBOND», керамогранит, натуральный камень, фиброцемент. Плиты, стекло, сандвич, фасадные металлические кассеты);

    Алюминиевые окна и створки с терморазъёмом, в том числе - единственные в отечественном производстве, так называемые «скрытые» створки и створки с открыванием наружу, поворотного и поворотно-откидного исполнения, с верхним и нижним подвесом;

    Светопрозрачные крыши различных типов с двухуровневой системой отвода влаги и устройством компенсирующим погрешности металлокаркаса;

    Вентиляционные  люки для светопрозрачных крыш с различными механизмами открывания;

    Распашные, в том числе с терморазъёмом, и качающиеся двери различных модификаций;

    Несистемный алюминиевый и стальной профиль;

    Ограждения  веранд и балконов с раздвижными  створками и системой отвода воды;

    Облегченные офисные перегородки, значительно  удешевляющие конструкции для внутренних интерьеров.

    Средний показатель доли рынка по году -  12  % (17)

    Факторы успешной работы предприятия :

• относительная стабилизация и положительные тенденции внешней среды после 1-го квартала 1999г.;
• оптимальная ценовая политика и реализация других базовых стратегий, ориентированных на преодоление конкуренции с отечественными производителями;
• надежная работа по срокам в первом полугодии;
• повышения уровня работы менеджеров, выраженное в качестве и объемах наработок (недельный объем заключенных договоров вырос  до 160 тыс.руб. в 2008 г.), выраженное в ровном распределении объемов между отделами;
• интенсивное центральное и региональное рекламное воздействие;
• повышение качественного уровня системы «Татпроф» и работа с проектными институтами;
• развитие бартерных и взаимозачетных вариантов работы, которые хотя и составляют не более 10 % от объема, но дают серьезный синергетический эффект;
• расширение круга приверженцев «Татпроф» из числа крупных генподрядчиков.

 

     2.2. Первичный учет  расчетов с подотчетными  лицами

     Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными  документами.

     Документ  – это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

     Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет.

     Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «ТАТПРОФ» подразделяются на три вида.

     Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и  бухгалтерии предприятия до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

     К таким документам относятся: заявление  о командировании, заявление на выдачу аванса, приказ руководителя, служебное  задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

     Приказ (распоряжение) является основанием для  направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается  фамилия, имя и отчество командируемого, город командирования, планируемый  срок командировки, цель командировки. Для получения аванса, работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении  в командировку у секретаря и  сделать на нем отметку за подписью заместителя главного бухгалтера о  том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. На основании приказа руководителя определяется служебное задание  и отчет о его выполнении (форма  №Т-10а) и выписывается командировочное  удостоверение (форма №Т-10).

     В заявлении на выдачу аванса производится расчет авансовой суммы, который подписывается и утверждается директором предприятия.

     Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчетом суммы  командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому  ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

     Кроме того, при выдаче денежных средств  под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего  оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать подотчетному лицу доверенность.

     Доверенность (форма № М-2) применяется для  оформления права лица выступать  в качестве доверенного лица организации  при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Корешок доверенности подотчетным лицом сдается в бухгалтерию, а сама доверенность остается у поставщика.

     Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оплаты работ, услуг. К ним относятся  проездные документы; чеки ККМ; товарные чеки, оформленные на имя организации  с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица; счет; накладная; акт; бланк строгой  отчетности; квитанция к приходному кассовому ордеру; счет-фактура. Кроме  того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.