Учет расчетов с подотчетными лицами

     При покупке за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый и товарный чеки (или накладную).

     Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие  реквизиты: наименование организации-продавца; идентификационный номер (ИНН), заводской  номер ККМ; порядковый номер чека; дату и время покупки; стоимость (цену) покупки; признак фискального  режима.

     Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» должен содержать такие реквизиты, как наименование документа; дата составления  документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

     В счете-фактуре должны быть указаны: порядковый номер счета-фактуры  и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость.

     Счет-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется  печатью организации.

     Третий  вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Для ввода в информационную базу программы 1С:Предприятие авансового отчета в типовой конфигурации предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца.

     Документ  «Авансовый отчет» имеет форму, заполняемую  на двух закладках.

     На  первой закладке «Лицевая сторона» указывается  информация, которая в авансовом  отчете отражается на лицевой стороне. На второй закладке «Оборотная сторона» заполняется табличная часть, соответствующая  оборотной стороне авансового отчета.

     Прежде  всего, на первой закладке нужно установить тип авансового отчета - «рублевый» или «валютный». В зависимости  от этого суммы выдаваемых средств  и суммы расходов указываются  в рублях или в иностранной  валюте. При этом дополнительно запрашивается  валюта, в которой выдавался аванс.

     Реквизит  «Сотрудник» заполняется выбором  из справочника «Сотрудники».

     Если  предоставляется авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств, то в реквизите «Наименование аванса» указывается, на какие цели был выдан аванс.

     На  закладке «Лицевая сторона» указывается  также сумма выданного аванса, количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов. Если расчеты с сотрудником по предыдущему  авансовому отчету полностью не завершены, то указывается сумма задолженности  или перерасхода по предыдущему  авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки «Показать». Во втором случае в документе  будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 «Расчеты с  подотчетными лицами»).

     Закладка  «Оборотная сторона» диалога позволяет  ввести данные в табличную часть  документа.

     В ней нужно указать:

     - дату или интервал дат совершения расходов;

     - выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;

     - указать общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету (суточные);

     - сумму НДС;

     - назначение расходов (кому, за что и по какому документу).

     Заполненную форму нужно сохранить и провести (кнопка «ОК»).

     При проведении документа по каждой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71.1 или 71.11) и дебету счета, на которые  списываются затраты данного  наименования.

     Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.  

     Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем предприятия, после  чего принимается к учету. Остаток  неиспользованных сумм сдается в  кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

     На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

     Таким образом, к итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и  отчет о результатах командировки.  

     2.3. Аналитический и  синтетический учет

     В ЗАО «ТАТПРОФ» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 7.7».

     Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов:

     71.1 «Расчеты с подотчетными лицами  в рублях»;

     71.11 «Расчеты с подотчетными лицами  в валюте». В 2006 и 2007 гг. данный  субсчет не использовался, так  сотрудники не были направлены  в командировки за рубеж. 

     Счет 71 - активно-пассивный, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных  лиц предприятию или сумму  возмещенного перерасхода и вновь  выданные под отчет на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту  – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

     Для получения информации о наличии  и движении средств предприятия, выданных под отчет или возвращенных в кассу предприятия, не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

     В ЗАО «ТАТПРОФ» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом: Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

     Счет 71 кредитуется в корреспонденции  со счетами:

     1. Дебет 10,41,08,07 Кредит 71 – оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

     2. Дебет 20,25,26 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства.

     3. Дебет 91-2 Кредит 71 – затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов; Дебет 91-2 Кредит 71 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

     4. Дебет 28 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

     5. Дебет 19 Кредит 71 – учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 – произведен налоговый вычет.

     6. Дебет 44 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

     7. Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу; Дебет 70 Кредит 94 – удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника.

     8. Дебет 50 Кредит 71 – оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке.

     Используемая  программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» в разрезе  каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

     На  основании разнесенных расходных  кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов  – на израсходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами.

     Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

     Для вывода данной ведомости необходимо выбрать пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

     Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа  сформирует отчет и выведет его  для просмотра (приложение К1).

     Стандартный отчет «Журнал-ордер счета по субконто» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам.

     Для вывода данного отчета необходимо выбрать  пункт «Журнал-ордер по счету 71 по субконто» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Журнал-ордер счета по субконто» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать журнал-ордер. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

     Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа  сформирует отчет и выведет его  для просмотра.

     Стандартный отчет «Журнал-ордер и ведомость  по счету» по существу представляет собой  отчет по движению на счете (начальное  сальдо, обороты с другими счетами  и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

     Для получения данного отчета надо выбрать  пункт «Журнал-ордер и ведомость  по счету» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров отчета. В запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.