Учет расчетов с подотчетными лицами

Согласно учетной политике ЖСК «СИГНАЛ» выдача денежных средств  под отчет производится на срок, в зависимости от цели расходования. По окончании срока работник должен в течение пяти рабочих дней отчитаться о произведенных расходах или сдать излишние денежные средства в кассу организации. Сводный учет ведется ежемесячно, а отчетность сдается за квартал и год.

При выдаче денежных средств  под отчет бухгалтер оформляет  расходный кассовый ордер, соблюдая наличие всех необходимых реквизитов, а подотчетное лицо ставит свою подпись и дату в ордере. Данная операция отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту 50 «Касса» субсчет 1 «касса организации».

Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Ордер подписывается председателем и главным бухгалтером. При приобретении канцелярских товаров, материалов в организациях розничной торговли, процесс покупки должен подтверждаться кассовым чеком и товарным чеком, содержащим отметку об оплате. В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения и сумма. Если товары, материалы приобретаются оптом, то сотрудник организации, взявший денежные средства под отчет к авансовому отчету прикладывает накладную, счет-фактуру, квитанцию приходного кассового ордера и кассовый чек.

При предоставлении авансового отчета к нему прикладывается квитанция об оплате с почтового отделения связи, подтверждающая совершенные расходы.

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте и заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении  о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства вместо постоянной работы.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Командировочное удостоверение подтверждает время пребывания сотрудника в командировке (Приложение 4). Суточные установлены в соответствии с трудовым законодательством и приказом председателя правления ЖСК «СИГНАЛ», (Приложение 5) в размере 700 рублей в сутки, если работник находится в пределах Российской Федерации.

Рассмотрим пример: организация  направляет председателя правления Холодова B.C. в город Самара на конференцию работников в сфере ЖКХ. Для этого издается приказ о направлении работника в командировку (Приложение 6), выписывается служебное задание (Приложение 7) и при необходимости командировочное удостоверение. Чтобы добраться до места Холодов воспользовался служебным автомобилем и проживал в гостинице. За день до командировки в бухгалтерии Холодов получает деньги под отчет на командировочные расходы. В этом случае в командировочные расходы будут входить: расходы на проживание в гостинице, суточные.

Не позднее 3 рабочих  дней по возвращении из командировки Холодов обязан предоставить в бухгалтерию  ЖСК «СИГНАЛ» авансовый отчет  об израсходованы, в связи с командировкой, суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду. А также делается запись о командировке в локальном, внутреннем документе ЖСК «СИГНАЛ».

Выдача денежных средств  на командировочные расходы оформляется бухгалтерскими записями, представленные в Таблице 1.

Таблица 1 – Корреспонденция  счетов по выдачи денежных средств  подотчетному лицу на командировочные  расходы в ЖСК «Сигнал» России за октябрь 2012 года.

Содержание	Сумма, руб.	Кор.счета		Первичные документы
		дебет	кредит
Выданы из кассы Холодовой B.C. денежные средства на оплату суточных	700	71	50	Расходный кассовый ордер
Выданы из кассы Холодовой B.C. денежные средства на оплату проживания	2000	71	50	Расходный кассовый ордер
Выданы из кассы Холодовой B.C. денежные средства на приобретение проездных документов	6000	71	50	Расходный кассовый ордер
Отражены расходы по служебной командировке на основании  данных авансового отчета на оплату суточных	700	26	71	Авансовый отчет
Отражены расходы по служебной  командировке на основании данных авансового отчета на оплату проживания	1800	26	71	Авансовый отчет
Отражены расходы по служебной  командировке на основании данных авансового отчета на приобретение проездных документов	6000	26	71	Авансовый отчет
Произведено удержание из заработной платы Холодовой В.С. неиспользованной подотчетной суммы	200	70		Расчетно-платежная ведомость
Отражено закрытие задолженности  Холодовой В.С. за подотчетную сумму	200			Справка бухгалтерии

 

Выдача денежных средств подотчетному лицу на хозяйственно-операционные расходы оформляется бухгалтерскими записями, представленные в Таблице 1.

Содержание	Сумма	Кор. счета		Первичные документы
		Дебет	Кредит
Выданы из кассы денежные средства Петрову для приобретения хозяйственных материалов	3000		50	Расходный кассовый ордер
Оприходованы хозяйственные материалы	2900			Товаро-транспортная накладная, товарный чек,  бухгалтерская справка
Внесен Петровым И.И. в  кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы	100	50	71	Приходный кассовый ордер

 

 

 

Если подотчетная сумма  выдана на операционно-хозяйственные  расходы, то в установленный срок (не позднее 3х дней) со дня произведенной операции, работник должен предоставить авансовый отчет с приложениями, оправдательными документами:

1. Товарный чек;
2. Чек контрольно-кассовой машины;
3. Накладная и др.

В Бухгалтерском учете  делаются следующие записи:

                                                                                                              Таблица 3

Содержание	Сумма	Кор. счета		Первичные документы
		Дебет	Кредит
Выданы из кассы денежные средства в подотчет	6500	71	50	Расходный кассовый ордер
На основании авансового отчета списана подотчетная сумма с  подотчетного лица и оприходованы материалы	2900	10	71	Товаро-транспортная накладная, товарный чек,  бухгалтерская справка
Авансовая сумма использована не полностью	1000	50	71	Приходный кассовый ордер
Если через 5 дней подотчетное  лицо не вернул деньги или не отчитался. Учтена недостача и списана дебиторская задолженность с подотчетного лица		94	71	бухгалтерская справка
Недостача отнесена на виновное лицо		73.2	94
Из заработной платы  удержана сумма возмещения		70	73.2

 

 

К основным нарушениям порядка выдачи подотчетных сумм можно отнести:

1. выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
2. несоответствие фактического расхода подотчетных сумм, целям на которые они были выданы.

К основным нарушениям при  оформлении командировочных расходов:

1. отсутствие приказов о направлении работников в командировку;

2. отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

3. несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
4. отсутствие приказов об уплате суточных сверх установленных норм.

Таким образом, аналитический  учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами или в Карточке учета средств и расчетов. Учет расчетов по выдаваемым им авансам ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», к которому могут быть открыты 24 субсчета. Кроме того подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней со дня срока, на который выдан аванс и за полученные и израсходованные наличные денежные  средства на оплату хозяйственно-операционных и командировочных расходов подотчетное лицо должно отчитаться, т.е. составить Авансовый отчет (Приложение 8). Выдача денежных средств из кассы осуществляется по Расходному кассовому ордеру ((Приложение 9). Возвращение неиспользованных сумм оформляется Приходным кассовым ордером (Приложение 10).

 

 

2.3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЛУЧШЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.

 

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

К одному из таких противоречий может быть отнесена ситуация, сотрудник  предприятия приобрел проездной  билет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена, и сотрудник получил от компании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных законодательством.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процессе оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что в свою очередь, будет и способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных  форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

Также должен быть правильно  и целесообразно сформирован  финансовый бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами документов. Проводить инвентаризацию расчетов с подотчётными лицами 1 раз в квартал.

Сотрудникам следует составлять  развернутый отчет  о командировке, в котором должны найти отражение, как ее цели, так и результаты. Отражать командировочные расходы, чтобы затем правильно рассчитать налог на прибыль. Все это позволит избежать споров и разногласий при проверке с налоговыми органами. Следует правильно оформлять первичные документы, подтверждающие представительские расходы, во избежание штрафов и санкций со стороны налоговой инспекции.

Для более точной проверки учета неплохо один раз в год  проводить внутреннюю аудиторскую проверку, с целью устранения выявленных ошибок и недочетов, и при проверке налогов органов все документы были в полом порядке.

Расчеты через подотчетных  лиц будут проводиться и в  дальнейшем. Ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при организации учета на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении можно сделать  выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введение  к данной работе и отражающие актуальность  данной темы.

А именно рассмотрены теоретические основы расчетов с подотчетными лицами, проведена оценка состояния учета расчетов в ЖСК «Сигнал» и предложены рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.

Рассмотрены основные первичные  документы и нормативные акты, применяемые  в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете.