Учет расчетов с подотчетными лицами

Направление работников организации в командировку производится руководителями этих организаций. Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001г. № 26 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, среди которых предусматривается форма № Т-10а «Служебное задание для направление в командировку и отчет его выполнении», которая применяется для оформления и учета служебного задания при направлении в командировку, а также отчета его выполнении.

Служебное задание подписывается  руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передает в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

Для оформления и учета  направления работника в командировку применяются форма Т-9 «Приказа о направлении в командировку», которые заполняются работником кадровой службы, подписываются  руководителем организации или  уполномоченным им лицом.

При необходимости указывается  источники оплаты сумм командировок  расходов, другие условия направления  в командировку.

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной  командировке, в котором указывается  время прибытия в пункт назначения и время убытия из него является «Командировочное удостоверение» (форма  Т-10). Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа о направлении в командировку. В командировочном удостоверении делаются отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него. Работником (подотчетным лицом), прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполнении работы в форме № Т-10а, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом с приложением оправдательных документов.

Командированному работнику  перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных [10,с.526]

Для определения размера  командировочных рекомендуется составлять смету на командировочные расходы. В смете указывается:

-место командировки;

-срок командировки;

-стоимость проезда;

-расходы на проживание;

-размер суточных.

Кроме перечисленных  выше документов, используемых в организациях для документального оформления расчетов с подотчетными лицами, выезжающими  в командировки, также могут применяться:

-приказ об установлении  повышенных норм командировочных расходов;

-договоры гражданско-правового  характера с лицами, выезжающими  в служебные командировки за  счет проверяющей организации;

-контракты с иностранными  партнерами, договоры;

-письма-приглашения.

Таким образом, организации  имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы сотрудникам своих подразделений, филиалов, не имеющих самостоятельного баланса и находящихся вне района деятельности организации.

1.3.Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

 

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными  лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный уровень. Один из них обязательны  к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначении и статуса нормативные документы  целесообразно представить в  виде следующей системы:

1. 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность  бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.
2. 2-й уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета  и представления информации в бухгалтерской отчетности
3. 3-й уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.
4. 4-й уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формирует свою учетную  политику.

В  силу того, что расчеты  с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Порядок  выдачи денежных средств в подотчет, размер аванса, сроки, а которые выданы на хозяйственно-операционные и командировочные расходы сотрудникам установлены в Положение « О порядке введение кассовых операций монетами и банкнотами банка России от 12.10.2011г

В связи с тем, что  расчеты с подотчетными лицами осуществляется в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка России от 20.06.2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчете наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», в соответствии с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. Данный нормативно-законодательный акт относится к третьему уровню.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на доходы физических лиц, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ.  Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует  порядок обложения  НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Налоговый Кодекс также является актом первого порядка.

Кроме того расчеты с  подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету № 10/99 «Расходы организации», которое относится к третьему уровню нормативных актов.

При оформлении командировочных расходов учитываю нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц,  которые могут быть направлены в командировку. Трудовой Кодекс относится к первому уровню законодательных актов.

Основными документами  четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 06.10.2008г. №106н.
2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
1. приходный кассовый ордер (форма КО-1) – выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
2. расходный кассовый ордер (форма КО-2)-выписывается при выдачи денежных средств под отчет;
3. командировочное удостоверение (форма № Т-10) определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
4. служебное задание для направление в командировку и отчет  о его выполнении (форма № Т-10а);
5. авансовый отчет с приложением  подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и  т.д.).
3. Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

Таким образом, можно  сделать вывод, что учет расчетов с подотчетными лицами регламентируется достаточно широким кругом нормативно-законодательных  актов различных уровней, часть из которых устанавливаются государством, а часть – индивидуально на каждом предприятии в соответствии с его организационно-правовой характеристикой и особенностями.

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ  УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ ЖСК «СИГНАЛ»

2.1. Организационно - экономическая характеристика предприятия

 

Полное наименование кооператива: Жилищно-строительный кооператив «СИГНАЛ». Деятельность кооператива  направлена на строительство, управление и обслуживание жилых и нежилых  помещений для членов кооператива. Деятельность строится на принципах добровольности, имущественной взаимопомощи, окупаемости и самоуправления. Кооператив является некоммерческой организацией, созданный и действующий в соответствии с положениями Гражданского кодекса Российской Федерации, Жилищного кодекса Российской Федерации, Федеральным законом "О некоммерческих организациях", других законодательных и иных нормативных актов. Кооператив создан для удовлетворения потребностей граждан и юридических лиц в жилье путем строительства многоквартирных домов в г. Ульяновск за счет собственных и привлеченных средств, а также управление жилыми и нежилыми помещениями.

Основными видами деятельности кооператива являются:

-управление и обслуживание жилых и нежилых помещений, мест общего пользования;

-аккумулирование финансовых средств и материальных ресурсов членов кооператива;

-организация охраны  жилого дома, придомовой территории, имущества собственников и владельцев  помещений;

-содержание и благоустройство  придомовой территории;

-текущий и капитальный  ремонт помещений, конструкций  многоквартирного дома, инженерных  сооружений;

-представление интересов  членов кооператива в отношениях  с третьими лицами по вопросам  деятельности кооператива;

-консультирование членов  кооператива по вопросам деятельности

кооператива; и т.д.

Органами управления кооператива являются:

- Общее собрание (конференция представителей, если число участников общего собрания членов кооператива более пятидесяти) членов кооператива;

- Правление кооператива и председатель правления,

Органами управления  дома являются:

- общее собрание дома.

- общее собрание подъезда.

Общее собрание (конференция) кооператива является высшим органом  управления кооператива. Правление  кооператива - коллегиальный исполнительный орган, избирается сроком на 3 года в  количестве не менее 25 человек по одному от каждого дома, из числа выдвинутых собраниями жильцов дома, и с учетом вновь строящихся домов, построенных за счет средств членов кооператива. Состав Правления избирается из членов кооператива на общем собрании (конференции). Правление кооператива из своего состава избирает Председателя правления кооператива простым большинством голосов присутствующих.

 

 

Рис. 1- Организационная  структура кооператива

 

Данному кооперативу  присуща линейно-функциональная структура управления. Эта структура наиболее полно совмещает принципы специализации управления и единоначалия. Обеспечивается высокий уровень подготавливаемых решений и комплексное руководство каждым отделом. В сфере ответственности председателя кооператива находится пять подразделений, каждое из которых имеет своего руководителя: юридический отдел, технический отдел, паспортный стол, общественно- информационный отдел и отдел бухгалтерии, в лице главного бухгалтера. Общественно- информационный отдел формирует информацию как внутри кооператива, так и внешнюю, от других источников и организаций. Паспортный стол координирует деятельность трех сотрудников, которые отвечают за оформление российских и заграничных паспортов, при переезде с одного места на другую квартиру, и прочих документов.

Согласно Уставу кооператив ведет оперативный, статистический и бухгалтерский учет в соответствии с законодательством РФ. В кооперативе ведется учет и хранение всей документации, подлежащей хранению в соответствии с законодательством. Все работы в кооперативе выполняются его членами или работниками на основе гражданско-правовых или трудовых договоров и оплачиваются в порядке и размерах, определяемых Председателем правления кооператива на основе сметы, утвержденной правлением.

2.2. Организация учета расчетов  с подотчетными лицами

 

Учет расчетов с подотчетными лицами в организации ЖСК «СИГНАЛ» ведется согласно принятой учетной политике, утвержденная приказом председателем правления организации на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере №7, главной книге, согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000г. № 94н.

Учет по счету ведется  по каждому подотчетному лицу. По окончании  месяца оформляется журнал-ордер  и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В организации определен перечень лиц, которые имеют право на получение наличных денег под отчет на хозяйственные нужны (Приложение 1). Данный перечень оформляется приказом, кроме того оформляется приказ об утверждении сроков отчета выданных подотчетных сумм (Приложение 2).

Если же понадобилось выдать денежные средства под отчет  сотруднику, не указанного в перечне, то данное решение принимает старший  бухгалтер по согласованию с главным бухгалтером.  После того, как все необходимые документы будут оформлены и работники бухгалтерии проверяют, что данное подотчетное лицо является, необходим, бухгалтер выдает необходимую сумму. Следующим шагом является составление отдельного приказа с указанием фамилии, должности, срока, на который ему выдается сумма и дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет с оправдательными документами. Для получения денежных средств сотрудник пишет заявление на имя председателя организации, в котором просит выдать необходимую сумму для указанной цели. При согласии, председатель подписывает данное заявление (Приложение 3).