Учет расчетов с подотчетными лицами

     В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

     В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных  товаров представители организации  должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

     Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

     При покупке товаров у частных  лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

     Данный  акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения  по бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

     Если  торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

     Следует подчеркнуть, что сделки, в которых  подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные  ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.

     На  практике встречаются случаи, когда  работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

     Во  избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров  не для собственных нужд, а для  организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

     При этом после одобрения сделки у  организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

     В этом случае подобные операции могут  отражаться следующими записями:

     Дебет 10, 41  Кредит 60 - оприходованы приобретенные  товарно-материальные ценности;

     Дебет 19  Кредит 60 - отражена сумма НДС  по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);

     Дебет 60  Кредит 71 - отражена задолженность  организации перед работником на основании авансового отчета;

     Дебет 71  Кредит 50 - погашена задолженность  перед физическим лицом по приобретенным  товарно-материальным ценностям. 

     Возможен  и другой вариант, когда работник может также заранее заключить  договор о предоставлении организации  возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

     В этом случае в бухгалтерском учете  организации должны быть сделаны  следующие записи:

     Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей  за организацию (момент предоставления ссуды);

     Дебет 10, 41  Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;

     Дебет 19  Кредит 71 - отражена сумма НДС  по приобретенным товарно-материальным ценностям;

     Дебет 73  Кредит 50 - работнику организации  возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

     Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.

Пример   

     В Читинском облпотребсоюзе если сумма закупа небольшая (до 100 руб.) выписывается требование начальником АХО куда расходованы средства, руководитель подписывает разрешение на списание закупленных материалов. В учете это отражается:

      Дебет 44 Кредит 71 – 44 руб. 60 коп, –  на сумму  закупленных канцтоваров (Приложение 3). В учетной политике указана  возможность ведения таких записей. 

      Дебет 71 Кредит 50 – 44 руб. 60 коп. – сотруднику возмещены наличные деньги на расходы.   

     Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными  деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами). В Читинском ОПСе возможен закуп сельскохозяйственного сырья у юридического лица (ООО «Крупка») подотчетным лицом (Приложение 7). Продавцом выписывается счет-фактура.

     Операции  по закупке должны оформляться первичными документами, а именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать свою форму этого документа, так как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

     Пример (Приложение 8)

     Подотчетным лицом – Мордвинцевой И.В. в сентябре 2003 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 24 сентября. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического лица (Дашидондоковой С.Б.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.

     В бухгалтерском учете даются проводки:

     Дебет 71 Кредит 50 – 9 576 руб. – выданы деньги подотчет из кассы;

     Дебет 10 Кредит 71 – 9 756 руб. – подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.

     Остатка или перерасхода нет.   

     Но  прежде чем выплатить физическому  лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.  

     Пример

     В октябре 2003 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

     Остаток неизрасходованных средств сотрудник  сдал в кассу организации.

     В октябре 2003 года в бухгалтерском  учете предприятия будут сделаны  следующие проводки:

     Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

     Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

     Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.