Учет расчетов с подотчетными лицами

     Введение

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации.

     В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские  цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

     Как правило, в практической деятельности расчеты с подотчетными лицами связаны  со многими другими разделами  учета, например операциями по кассе, расчетами  с поставщиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что  обуславливает высокую трудоемкость и контроль над расчетами с  подотчетными лицами.

     В связи с этим актуальность темы очевидна.

     Цель  написания данной курсовой работы состоит  в изучении порядка выдачи денежных средств под отчет и контроля над предоставлением авансовых  отчетов и возращением денежных средств.

     Из  поставленной цели вытекают следующие  задачи:Рассмотреть:

1. теоретическую основу учета расчетов с подотчетными лицами;
2. выдачу и учет подотчетных сумм;
3. порядок выдачи и учет подотчетных сумм;
4. нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами;
5. организацию учета расчетов с подотчетными лицами;
6. аналитический и синтетический учет;
7. учет расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте

Глава 1. Теоретические  основы учета расчетов с подотчетными лицами 

     Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных  расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без  кассы, выдается чек из кассы банка.

     Подотчетные суммы на хозяйственные расходы  выдаются в размере 2-дневной потребности  не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.

     Полученные  авансы разрешается использовать подотчетным  лицам только на те цели, на которые они выданы. В течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах.

     Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая  для этого сумма. Служебную записку  должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер  может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир –  выдать подотчетную сумму.

     Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия  авансовый отчет с подтверждающими  документами (товарные чеки) о факте  приобретения предметов для административно-хозяйственных  нужд. Остаток неиспользованной суммы  подотчетное лицо возвращает в кассу  предприятия по приходному кассовому  ордеру. 

Глава 2. Выдача и учет подотчетных сумм.

     Определенные  виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно  из кассы организации. В этих случаях  допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право  получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем  организации в учетной политике. Денежные средства, выдаваемые под  отчет, классифицируются по направлениям расходования: административно-хозяйственные  и операционные расходы.

     Денежные  средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.

     Выдача  денежных средств под отчет оформляется  расходным кассовым ордером (форма  №КО-2). Бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер на основании заявления  работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает  необходимую сумму аванса, а также  цель, на которую испрашивается подотчетная  сумма. Передача подотчетных сумм одним  лицом другому запрещается.

     Наличные  деньги под отчет выдаются конкретному  работнику только при условии, что  он полностью отчитался по предыдущему  авансу. Если за работником числится дебиторская  задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый  аванс.

     Согласно  Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

     Сроки, на которые выдаются подотчетные  суммы, устанавливаются руководителем  организации. Эти сроки могут  быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе  может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так  и разные сроки для разных подотчетных  лиц.

     Порядок выдачи подотчетных сумм и определения  сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе  по учетной политике организации.

     Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму возмещенного перерасхода  и вновь выданные под отчет  на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и  сданные в кассу по приходным  кассовым ордерам.

     Служебной командировкой признается поездка  работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

     Во  время командировки (в том числе  за время нахождения в пути) за командированным  работником сохраняется средний  заработок за все рабочие дни  недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

     Предприятия, как правило, ведут специальные  журналы – «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и  «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение  этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

     Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа  руководителя. В нем указывается  фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также  должны проставляться отметки о  выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию  организации командировочное удостоверение  и составляет авансовый отчет (форма  №АО-1), который подтверждается руководителем  организации или лицом, на это  уполномоченным. К отчету прилагаются  все документы, подтверждающие произведенные  им расходы.

     Командированному  работнику возмещаются следующие  расходы по командировке, при наличии  приложенных оправдательных документов:

• расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;
• суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;
• различные страховые и комиссионные сборы;
• сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
• расходы на провоз багажа;

     На  приобретенные подотчетным лицом  материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная  или приходный ордер на оприходование  средств.

     Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).

     В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются от налогообложения  НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

     Для целей налогообложения прибыли  размер суточных по-прежнему составляет 100 рублей за один день пребывания в  командировке.

     Нормы расходов организаций на выплату  суточных в пределах в целях налогообложения  прибыли, расходы относятся к  прочим расходам, связанным с производством  и реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93.

     Поэтому в учетной политике для целей  бухгалтерского учета может быть лишь уточнена схема бухгалтерских  записей для случаев, когда выплата  суточных производится в размерах, превышающих необлагаемые суммы.

     Организация, выполняя функции налогового агента, обязана начислить НДФЛ на сумму  превышения фактических суточных над  необлагаемой этим налогом суммы  суточных. Удержание НДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику.

     Если  подотчетное лицо рассчитывается наличными  денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее  время предельный размер расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.

     Если  работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в  день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу  организации неиспользованную сумму  аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому  ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции  следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного  расчета по полученной подотчетной  сумме.

     Учет  операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь  допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты  затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета. 

§2.1 Порядок выдачи и учет подотчетных сумм

     Организации имеют право выдавать наличные под  отчет своим сотрудниками на хозяйственно-операционные, командировочные расходы, на нужды  подразделений, не состоящих на самостоятельном  балансе, и другие цели.

     При этом важно иметь в виду, что  такие параметры как список работников, которые могут получать подотчетные  деньги, максимально возможный размер выдаваемых сумм и сроки отчета по ним должны быть утверждены приказом директора. Итак, мы определили кому и на какие цели можно выдавать средства под отчет. Теперь посмотрим, как производится сама операция.