Учет расчетов с подотчетными лицами

     Обратившись в бухгалтерию за подотчетной  суммой, сотрудник пишет заявление  и заверяет его у руководства. Затем кассир должен выдать деньги.

     Есть  несколько вариантов того, откуда возможно брать средства для подотчета.

     Во-первых, в кассе могут быть деньги полученные от клиентов. В этом случае надо учесть следующие нюансы. Дело в том, что «наличные" денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций. Оставить можно лишь ограниченную часть средств, размер которой ежегодно согласуется с банком. Если этого не сделать, то лимит остатка кассы считается равным нулю, а вся не сданная в банк денежная наличность – сверхлимитной.

     Во-вторых, деньги организация может просто снять со своего расчетного счета. Правда, в этом случае придется заплатить  комиссию банку.

     В-третьих, в последнее время для упрощения  процедуры выдачи подотчетных сумм организации все чаще используют корпоративные пластиковые карты. Для этого в банке открывается специальный карточный счет. Деньги на таких счетах принадлежат организации, сами же карты оформляются на конкретных сотрудников, которые обязаны отчитываться о суммах, потраченных с «пластика» на хозяйственные нужды организации.

     Как уже упоминалось, отчитаться за полученные подотчетные средства сотрудники «обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки».

     В бухгалтерию работники сдают  авансовый отчет (форма №АО-1). К нему прикладывают оправдательные документы. Вот к ним-то необходимо отнестись с максимальным вниманием, ведь любые недочеты в этих бумагах могут привести к тому, что налоговики расценят подотчетные суммы в качестве дохода работника со всеми вытекающими последствиями.

     В качестве оправдательных документов к  авансовому отчету обычно прилагаются  кассовые или товарные чеки, квитанции  к приходным кассовым ордерам, командировочные  удостоверения, транспортные документы, накладные и т.п. Все эти бумаги либо имеют унифицированную форму из альбома первичной учетной документации, либо должны содержать набор обязательных реквизитов. К ним относятся, в частности:

     - наименование;

     - дата составления;

     - наименование организации, от имени которой составлен документ;

     - содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;

     - должность и подпись ответственных за операцию лиц .

     Необходимо  также запомнить, что если сотрудник  оплачивает расходы на товарно-материальные ценности из своих личных средств, не получив перед этим денег от своей  организации, то такая операция не является выдачей денежных средств под отчет, даже если организация впоследствии компенсирует работнику эти затраты. Налоговые органы могут рассматривать эту операцию в качестве займа, либо купли-продажи в зависимости от того, на чье имя оформлены первичные документы: организации либо самого сотрудника. 

     §2.2 Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами 

     Ведение бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами осуществляется в  соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них  обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

     В зависимости от назначения и статуса  нормативные документы целесообразно  представить в виде следующей  системы:

• 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.
• 2-ой уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.
• 3-ий уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.
• 4-ий уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

     В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

     Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете регламентированы в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень).

     Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

     В связи с тем, что расчеты с  подответными лицами осуществляются в  наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ (15), в соответствие с  которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним  юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

     Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого  социального налога, т.е. они находят  свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ (16). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении  расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения  НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль  организаций» оговаривает порядок  учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при  расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

     Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении  по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень).

     При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

     Размер  суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень).

     Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.
2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
• приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
• расходный кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
• командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
• авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

• Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.  
   
   
   
  

Глава 3. Организация учета  расчетов с подотчетными лицами 

     Не  все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее  оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и  другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

     Перечень  подотчетных лиц и правила  расчетов с ними можно включить в  учетную политику, определяющую правила  бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

     Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Они  предусмотрены Порядком ведения  кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого  документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

     Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

     Сотрудник может получить деньги под отчет  из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать  наличные деньги из выручки под отчет в ОПСе согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции.

     Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их в  командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем  сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о  командировке. В нем указывают  фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой  целью, а также какая сумма  командировочных ему положена.

     Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными  от имени своего предприятия с  другими организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС  горюче-смазочные материалы для  служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник  пишет заявление на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В  нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

     Даже  если сотрудник не отчитался в  срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц  не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника  они не являются и НДФЛ не облагаются.  

§3.1 Аналитический и  синтетический учет 

     Расчеты с подотчетными лицами учитываются  на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

     Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а  подотчетник ставит свою подпись  в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71  кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

     Потратив  деньги, сотрудник составляет авансовый  отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.