Учет поступления товаров в оптовой торговле

Учет  поступления товаров в оптовой торговле.

      Поставщики  отгружают в адрес оптовых  организаций товары в соответствии с заключенными с ними договорами, определяющими права и обязанности  сторон. Основными реквизитами договора являются наименование сторон ( поставщика и покупателя), предмет договора (наименование и количество товара), имущественная ответственность сторон за невыполнение или ненадлежащее выполнение договора, цены, сроки поставки, порядок расчетов, тара и упаковка и т.д. За невыполнение условий договоров предусматриваются штрафные санкции. Кроме того, с виновной стороны могут быть взысканы убытки в размере, не покрытом штрафом или неустойкой. Однако уплата штрафов и возмещение убытков не освобождают нарушителя договора от его исполнения. В целях контроля за ходом заключения договоров их регистрируют в специальных журналах. Для учета их выполнения на каждый договор может открываться карточка, в которую записываются основные условия договора, а затем на основании поступающих приходных документов делаются отметки о его выполнении. Периодически проверяются итоги выполнения договоров и при их невыполнении предъявляются претензии поставщикам.

      В целях сохранности поступающих  товаров поставщик обязан обеспечить: строгое соблюдение установленных  правил упаковки, затаривания, маркировки и опломбирования отдельных мест; вложение в каждое тарное место документа (упаковочного ярлыка, кипной карты и т.д.), свидетельствующего о наименовании и количестве товаров, находящихся в данном тарном месте; четкое и ясное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве товаров фактически отгружаемому, своевременную отсылку этих документов получателю; строгое соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузке и креплению и др.

      Получатель  обязан: обеспечить приемку товаров по количеству и качеству в установленные договором сроки; обеспечить контроль за правильным их оприходованием материально ответственными лицами; создать условия, при которых обеспечилась бы сохранность и предотвращалась возможность образования недостач и хищений товаров.

      Порядок приемки товаров  и ее документальное оформление зависят от места приемки  ( на складе поставщика, от органов транспорта, на складе покупателя); характера приемки (по количеству, качеству и комплектности); наличия или отсутствия соответствующих сопроводительных документов и т.д.

      Приемка товаров по весу брутто, указанному на таре, или приемка по весу нетто и количеству товарных единиц 9 в поврежденной таре) производится в том месте, где принимаются товары.

      Порядок приемки товаров на складе поставщика. Товары на  складе поставщика принимает, как правило, материально ответственное  лицо покупателя по доверенности. Доверенность оформляется на бланках типовой  формы, подписывается руководителем  и главным бухгалтером организации  или лицами, уполномоченными ими. После чего на ней ставится печать. Доверенности регистрируются в бухгалтерии  в специальном журнале, где указываются : номер доверенности; дата выдачи; срок ее действия; должность, фамилия лица, кому выдана доверенность, его подпись; наименование поставщика и название товаров, которые необходимо получить; отметка о получении товара по данной доверенности (после его получения). Если товар по выданной доверенности не будет получен, то она аннулируется. При этом  бухгалтер погашает ее надписью «Не использована» и делает об этом отметку в журнале. Неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии.

      Бланки  доверенностей являются документами  строгой отчетности. Не допускается  выдача незаполненных доверенностей. При получении (приемке) товаров  от местных поставщиков можно  вместо разовых доверенностей предоставлять  им список лиц (с образцами подписей этих работников), которым доверяется получать товарно – материальные ценности. В случае увольнения работника организация сообщает поставщику об аннулировании постоянной доверенности.

      Доверенность  при получении товара предъявляется  поставщику вместе с документами, удостоверяющими  личность получателя. При приемке  товара проверяется соответствие количества и качества товаров данным сопроводительных документов. Приемка товаров производится по весу брутто и количеству мест, поставляемых в таре, а если товары не имеют  тары, то они принимаются по весу нетто путем пересчета или  взвешивания. Если товар принимается  по массе брутто, то об этом делается надпись на сопроводительном документе и ставятся подписи материально ответственного лица, получившего и сдавшего товар.

      Приемка товаров на станции железной дороги (пристани) производится материально ответственным лицом получателя (кладовщиками, экспедиторами и т.д.) при предъявлении доверенности (обычно постоянной), грузовой квитанции, паспорта. При этом оптовые организации в соответствии с действующими на транспорте правилами перевозок грузов обязаны проверить, обеспечена ли сохранность груза при перевозке, в частности:

      Наличие на транспортных средствах (вагоне, цистерне, барже, автофургоне и т.д.) или  на контейнере пломб отправителя  или пункта отправления (станции, пристани, порта), исправность пломб, оттиски на них, состояние вагона, иных транспортных средств или контейнера, наличие защитной маркировки груза и исправность тары;

      Соответствие  наименование груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным  в транспортном документе;

      Соблюдение  установленных правил перевозки, обеспечивающих предохранение грузов от повреждения  и порчи (укладка груза, температурный  режим, льдоснабжение и др.), сроков доставки.

      Оптовые организации обязаны потребовать  от органов транспорта выдачи груза  по количеству мест или весу во всех случаях, когда такая обязанность  возложена на них правилами, действующими на транспорте, и другими нормативными актами. В случае получения от органов транспорта груза без проверки количества мест, веса и его состояния получатель обязан потребовать от органов транспорта отметки об этом на транспортном документе.

      На  полученный от железной дороги товар  экспедитор выписывает накладную на его отправку на склад автомобильным  транспортом (через агента – водителя). В случае обнаружения недостачи  товаров при приемке их на складе от агента составляется акт. Если товары от органов транспорта принимает кладовщик (заведующий складом), являющийся материально ответственным лицом, то он расписывается в получении товаров в сопроводительных документах либо составляется «Акт о приемке товаров» (ф. № ТОРГ -1), который применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Этот акт составляется также при приемке товаров на складах оптовой организации членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

      В случае поступления товаров без  сопроводительных документов поставщика их принимает комиссия, уполномоченная на это руководителем организации, которая составляет «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (ф. № ТОРГ – 4).  Акт составляется при участии материально ответственного лица в трех экземплярах : первый – передается в бухгалтерию, второй – остается у материально ответственного лица, третий – направляется поставщику с просьбой срочно выслать необходимые документы. Кроме того, комиссия составляет в трех экземплярах «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика» (ф. № ТОРГ – 5 ), который применяется для оформления приемки и оприходовании тары, а также упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров в том случае, когда они не показываются отдельно в счете поставщика и их стоимость включена в цену товара.

      При поступлении без согласия покупателя товаров, не предусмотренных в договоре, либо при отсутствии договорных отношений они принимаются на ответственное хранение, о чем сообщается поставщику. Такие товары учитываются за балансом на счете 002 «Товарно – материальные ценности, принятые на ответственное хранение». В установленные покупателем сроки поставщик должен распорядиться принятыми на ответственное хранение  товарами. Если поставщик в этот срок не распорядится товаром, покупатель вправе реализовать товар или возвратить его поставщику. Необходимые расходы, понесенные покупателем в связи с принятием товара на ответственное хранение, его реализацией и возвратом продавцу, подлежат возмещению поставщиком. При этом вырученное от реализации товара передается поставщику за вычетом причитающегося покупателю.

      На  складе оптовых организаций товары принимаются при доставке поставщиком по весу брутто и количеству мест, а при необходимости и по весу брутто и количеству товарных единиц в каждом тарном месте. Оптовые организации, переотправляющие товары в таре или упаковке первоначального отправителя (изготовителя), должны производить приемку товаров по количеству и качеству внутри тарных мест лишь в случаях, предусмотренных договорами, а также при несоответствии фактического веса брутто весу брутто, указанному в сопроводительных документах либо в поврежденной, открытой или немаркированной таре, а также при наличии признаков порчи (течь, бой и т.д.). порядок приемки товаров на оптовых складах и сроки ее проведения устанавливаются в договорах на их поставку.

      Приемка товаров по количеству производится по транспортным и сопроводительным документам (счету – фактуре, спецификации, описи упаковочным ярлыкам и др.) отправителя (изготовителя), удостоверяющим их количество, а приемка товаров по качеству и комплектности – по сопроводительным документам, удостоверяющих их качество и комплектность (технический паспорт, сертификат и т.д.)

      В бухгалтерском учете товарных операций важно обеспечить контроль за своевременным и полным оприходованием товаров со стороны материально ответственных лиц согласно документам поставщиков. Поставщики про отгрузке товаров  в адрес оптовых организаций выписывают документы: коммерческие (товарные): транспортные и страховые; платежно – банковские (расчетные).

      Комерческие (товарные) документы дают количественную, качественную и стоимостную характеристики товаров. К документам, характеризующим количество товара, относятся: счет фактура, спецификация, товарный ярлык, упаковочный ярлык, товарная накладная, приходный групповой отвес, товарно - транспортная накладная,  кипная карта, отвесы и т.д. Документами, характеризующими качество товара, являются: качественные удостоверения, технические паспорта, сертификаты, справки о результатах лабораторных анализов и др.

      Постановлением  правительства РФ от 02.12.2000 №914 было утверждено «Правило ведения журналов учета полученных и выставленных счетов – фактур, книг покупок и  книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». На основании данного постановления все организации обязаны составлять счета – фактуры, вести журнал учета счетов – фактур, книгу продаж и книгу покупок по установленным формам. Счет – фактура составляется поставщиком на имя покупателя и дает право на зачет (возмещение) сумм налога на добавленную стоимость покупателям. Счет – фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению. В счете – фактуре должны быть указаны: порядковый номер и дата выписки; наименование, адрес продавца и покупателя; наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя; номер платежно – расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг); наименование поставляемых товаров; цена за единицу без учета налога; стоимость товаров без и с учетом налога; налоговая ставка и сумма налога и т.д. Счет – фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации, заверяется печатью организации.

      Спецификация (ф. № ТОРГ – 10) применяется, если отфактурированная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п. Она выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом: один экземпляр прилагается к счету – фактуре, направленному покупателю, второй – передается в бухгалтерию. В спецификации перечисляется каждое отдельное место с товаром и предоставляется его масса. Масса тары отражается отдельно. Тара, отпущенная с товаром по этой спецификации, указывается на оборотной стороне бланка. Упакованный товар передается экспедиции, агенту (экспедитору, водителю) по количеству мест или массе брутто под расписку на бланке спецификации. Спецификация обычно дополняет счет – фактуру.

      Товарный  ярлык (ф. № ТОРГ -11) применяется для  учета товарно – материальных ценностей в местах хранения товара. Он заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка, хранится вместе с товаром по месту его нахождения.

      Товарная  накладная (ф. № ТОРГ -12) составляется в двух экземплярах: один остается у  поставщика, другой – передается покупателю.