Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками на примере ООО «Импульс» г. Йошкар-Олы

       В ходе выборочной проверки поступивших  материалов отклонений данных по документам поставщика и фактическим приемом не выявлено.

       В результате такой проверки на расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Кроме того, служба снабжения предъявляет претензии поставщикам по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли в организацию. С этой целью ведут «Журнал учета поступающих грузов». В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

       Проверенные платежные документы из службы снабжения  передают в бухгалтерию.

       При нарушении правил приема и сроков организация лишается возможности предъявления претензий поставщикам при недостаче или снижении качества материалов. В случае несоответствия фактического наличия материалов или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, составляется коммерческий акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица организации и представителя поставщика. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

       Подотчетные лица приобретают материалы на предприятиях торговли, у других предприятий и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги.

       Документами, подтверждающими стоимость приобретенных  материалов, является товарный чек, в нем излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены. Товарный чек прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

       Оформленные документы на приемку являются основанием для расчетов ООО "Импульс" с  поставщиками и их данные не могут  быть пересмотрены после приемки  материалов в организации (за исключением потерь материалов от естественной убыли и боя при транспортировке). В ООО «Импульс» поступающие материалы приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

       Для расчетов с поставщиками применяется счет 60. Аналитический учет в ООО «Импульс» по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику. Для проверки соответствия данных аналитического учета синтетические записи с карточек переносят в оборотную ведомость. Суммы по оборотной ведомости должны соответствовать сальдо по счету 60. Бухгалтерией ООО «Импульс» ведется «Журнал учета расчетов с поставщиками» (Приложение С). Записи в журнал производят по каждому платежному документу позиционным способом (вне зависимости от того, что расчеты производятся с одним и тем же поставщиком). Регистром для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками является журнал-ордер № 6, в котором совмещается синтетический учет с аналитическим. Журнал-ордер № 6 открывается на первое число каждого месяца незаконченными расчетами:

• по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60);
• по акцептованным платежным документам, оплаченным материалы не поступили (справочно "За неприбывший груз", сальдо нет);
• сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для их оплаты не поступили).

       Журнал-ордер ведется линейно-позиционным способом, что позволяет судить о состоянии расчетов с каждым платежным документом каждого поставщика: акцепт и оплата платежных документов, фактическое поступление материалов, неотфактурованные поставки, сумма материалов, находящихся в пути, расчет претензий за некачественную или неполную поставку и другое.

       При недостаче материалов комиссией  составляется коммерческий акт, акт о приемке материалов, в которых определяется причина недостачи, ее величина, как в количестве, так и в сумме, выносится решение о погашении возникшей недостачи. Это дает возможность предъявить претензию к виновной организации и составить ее расчет: стоимость недостающего имущества, транспортные и другие расходы. Сумма претензии относится на счет 63 "Расчеты по претензиям" и записывается в журнал-ордер № 6 по соответствующей позиции. Излишне поступившие материалы оформляются актами и отражаются в журнале-ордере № 6 (как неотфактурованные поставки).

       Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие акцептовало платежные документы, а материалы на склад по ним еще не поступили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или нет. В зависимости от сложившихся ситуаций материалы в пути учитываются в сальдо как на начало отчетного месяца, так и на его конец. Если в течение месяца платежные документы регистрируются как "За не прибывший груз", то по окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс (условно оприходовать). При наличии фактической поставки в следующем отчетном периоде, ранее условно оприходованных ценностей, необходима их сторнировка, т.к. в учете одни и те же документы проведены два раза.

       Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На этом счете ведется учет расчетов по уже принятым к учету материальным ценностям. Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени их оплаты.

       В ООО «СТЭССИ» к счету 60 открыты  субсчета:

• 60-1 "Расчеты с поставщиками";
• 60-2 "Авансы выданные".

       Расчеты с поставщиками осуществляются в  рублях. Кредитуется счет 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками" только после того, как на склад покупателя поступили материалы.  Первичными документами, подтверждающими произведенные расчеты с поставщиками и подрядчиками, являются счета, счета-фактуры, накладные, акты приемки работ (услуг), платежные поручения и др.

       В ООО «Импульс» действует форма  расчетов с поставщиками, основанная на использовании выписываемого счета-фактуры. Счета-фактуры, поступающие от поставщиков, регистрируются в книге покупок (Приложение Т) в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования поступивших материалов.

       Общество  производит оплату счетов поставщиков  платежными поручениями.

       Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  кредитуется на стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету материалов в корреспонденции со счетом 10 «Материалы».

       Независимо  от оценки материальных ценностей в  аналитическом учете счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика.

       При принятии материалов к учету сумма  НДС, указанная в расчетных документах поставщика, не включается в стоимость их приобретения и отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

       Погашение кредиторской задолженности перед поставщиками отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с кредитом счетов учета денежных средств.

       В бухгалтерском учете операции по приобретению и оплате материалов отражаются следующими проводками: 

       Таблица 8 - Операции по приобретению и оплате материалов

       В тех случаях, когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших материальных ценностей обнаружилась их недостача сверх предусмотренных в договоре величин, и если при проверке счета поставщика были обнаружены арифметические ошибки и несоответствие цен, обусловленных договором, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 76-2 «Расчеты по претензиям»).

       За  неотфактурованные поставки счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость поступивших ценностей, определенную исходя из цены и условий, предусмотренных в договорах.

       Учет  авансов, выданных под поставку материалов, осуществляется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» обособленно, на отельном субсчете 60-2 «Авансы выданные».

       В бухгалтерском учете суммы выданных авансов отражаются по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет 60-2 «Авансы выданные») в корреспонденции с кредитом счетов по учету денежных средств. Эти суммы числятся на данном субсчете до тех пор, пока они не будут зачтены поставщиком в погашение долга за полученные материалы.

       Суммы выданных авансов, зачтенные поставщиком  после поставки материальных ценностей, отражаются по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет 60-2 «Авансы выданные») в корреспонденции с дебетом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

       Суммы по претензиям, выявленным при приемке  предварительно оплаченных ценностей, отражаются по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет 60-2 «Авансы выданные») в корреспонденции с дебетом счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 76-2 «Расчеты по претензиям»).

       Возврат поставщиком неиспользованных сумм аванса отражается в учете по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет «Авансы выданные»).

       Невостребованные  авансы, ранее выданные поставщикам, считаются убытком организации и списываются с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (субсчет 2 «Авансы выданные») в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

       Списание  указанных невостребованных авансов  осуществляется в порядке, установленном  для списания дебиторской задолженности. 

       2.2 Организация складского учета  материалов и его связь с  учетом в бухгалтерии. 

       На  складе Общества материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них — по группам, типо- и сорторазмерам  в ящиках, контейнерах, на стеллажах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль. Склад обеспечен исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

       Учет  материалов на складе осуществляет кладовщик, являющийся материально ответственным лицом. С кладовщиком заключен по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

       На  каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер и единицу измерения.

       Учет  на складе в ООО «Импульс» ведется  оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом. Сущность этого метода заключается  в том, что сальдовый учет осуществляется в количественном выражении и на его основе в бухгалтерии ведется суммовой (стоимостный) учет. Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие:

• оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально ответственными лицами;
• систематический контроль бухгалтера по материалам и основным материальным фондам  непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов;
• предоставление бухгалтеру по материалам и основным материальным фондам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
• осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а также в разрезе номенклатурных номеров;
• систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.