Учет первичных финансовых документов ОАО Агентство «Роспечать

При замеченной ошибке, проводится «откат» перевод документа на 1 статус. При этом приходный документ передается операторам для исправления или сообщается по телефону. После исправления цены или иной другой ошибки документ с 1 статуса акцептуется на 2, где менеджер еще раз проверяет.

Если документ верен, то его «акцептую» на след. статус на 3. Для акцепта необходимо заполнить поле с поиском и нажать на «акцепт», для возврата на 1 статус «откат». Для перехода на 3 статус необходимо лишь в строке поиска «Статус»- поменять цифры с 2 на 3 (рис.6).

рис.7

На 3 статусе формируется приходный  реестр (рис.7) и документы переходят на 4 статус, после которого, менеджеры Агентства не смогут откатить документ для исправления ошибок, нужно будет обратиться к специалистам бухгалтерии и программистам Агентства. На 4 статусе все документы передаются специалистам отдела бухгалтерии, который в свою очередь будут проверять и грузить в базы 1С8.2 и 1С7.7.

 

1С8.2 «Оптовая торговля»,  «1С7.7:Бухгалтерия»

ТОРГ-12

 

После тщательной проверки менеджеров Агентства, все первичные документы  находящейся в приходных реестрах поступаю в бухгалтерию, которая грузит ее в базы 1С8.2 и 1С7.7. ТОРГ-12 (777), выгружают сначала в 1с8.2, где бухгалтер еще раз проверяет документ, после проверки грузит в 1С7.7 во взаиморасчеты.

ТОРГ-4

 

Все иначе происходит с типом  документа ТОРГ-4 (77) неотфактурованные поставки.

Под закрытием приходных ордеров ТОРГ-4 понимается добавление документа «Поступление товаров и услуг» на основании ранее созданного в СПР и выгруженного в системы «1С8:Оптовая торговля» и «1С7:Бухгалтерия» приходного ордера. В соответствии с утвержденной технологией складского и бухгалтерского учета по «Учетным ценам» закрытие приходных ордеров осуществляется ежедневно или еженедельно (по мере поступления в Агентство «опоздавших» документов) в системе «1С8:Оптовая торговля» и ежемесячно выгружается в систему «1С7:Бухгалтерия». Основанием для создания в системе «1С8:Оптовая торговля» документа «Поступление товаров и услуг» служит первичная учетная документация, а именно товарная накладная ТОРГ-12 и счет-фактура, составленные в соответствии с утвержденными унифицированными формами первичной учетной документации.

В случае, если в момент совершения хозяйственной операции по купле-продаже  товара, т.е. в момент поступления  заказанной у поставщиков для  проекта «Офис-Москва» номенклатуры на склад Агентства, сопутствующие  документы не соответствуют утвержденным формам либо отсутствуют вообще, текущий приход оформляется приходным ордером ТОРГ-4.

В случае, если первичные учетные  документы поступают после закрытия отчетного месяца в СПР, т.е. после  создания документов реализации клиентам проекта «Офис-Москва», эти документы считаются «опоздавшими», и соответственно отражаются документами «Поступление товаров и услуг» в системе «1С8:Оптовая торговля» в месяце, следующем за отчетным. Таким образом, до 15 числа каждого месяца, следующего за отчетным все партии товаров, поступившие по ТОРГ-4, должны быть подтверждены первичными учетными документами. Остатки партий товаров можно проверить, сформировав отчет в системе «1С8:Оптовая торговля», где следует указать состав выводимых полей, задать измерения по строкам и колонкам таблицы, настроить отбор и порядок, в котором будут отсортированы результаты отчета (рис.1).

рис. 1

При получении «опоздавших» первичных  учетных документов требуется сформировать в системе «1С7:Бухгалтерия» отчет  «Расчеты с контрагентами сводные» (рис.2) и проверить наличие «опоздавших» документов в расчетах с поставщиком во избежание задвоения. При этом чем больше будет выбран период, тем меньше вероятность допущения ошибки при поиске «опоздавших» документов в системе «1С7:Бухгалтерия» в случаях, например, когда поставщик при выставлении дубликатов изменил даты, или, например, когда сотрудники Агентства допустили ошибку в датах при вводе документов в систему.

рис.2

«Флажки» достаточно установить, как показано на рис.3.

Поиск необходимо осуществлять как по номеру (рис.4), указанному на накладной или с/ф, так и по датам (рис.5). Если номер или дата на печатном носителе не совпадает с данными в системе, но суммы равны, или, наоборот, если не совпадает сумма, но номер и (или) дата идентичны, необходимо провести дополнительный анализ.

рис.3

 

рис.4

 

рис.5

Если документы в «1С7:Бухгалтерия» найдены, их вводить повторно нельзя. В этом случае необходимо связаться  с поставщиком и выяснить имеются  ли у поставщика вторые экземпляры первичных учетных документов, заверенные подписями уполномоченных лиц Агентства и печатью, подтверждающими передачу товара на склад Агентства.

В случае, если у поставщика вторые экземпляры уже имеются, эти документы  можно хранить непосредственно  у менеджеров.

В случае, если у поставщика вторые экземпляры отсутствуют, а документы  в складском и бухгалтерском  учете Агентства отражены, их необходимо оформить, проставив подписи уполномоченных лиц Агентства и заверив печатью, затем отправить поставщику.

Если документы не найдены, требуется также проверить наличие «опоздавших» документов в системе «1С8:Оптовая торговля» (рис.6).

рис.6

 

При отборе и сортировке следует  очистить все периоды, сохраненные  по умолчанию в настройках, что  исключит вероятность ошибки при  поиске (рис.7).

рис.7

«Флажки» достаточно установить, как показано на рис.7.

Поиск необходимо осуществлять по номеру (рис.8), указанному на накладной.

рис.8

Если номер не совпадает, но суммы  на печатном носителе и в системе  совпадают, или, наоборот, если не совпадает сумма, но номера, указанные на печатных носителях совпадают, необходимо провести дополнительный.

В случае, если «опоздавшие» документы  в двух системах «1С7:Бухгалтерия» и  «1С8:Оптовая торговля» найдены, эти  документы повторно вносить категорически запрещается.

В случае, если «опоздавшие документы» в системе «1С7:Бухгалтерия» не найдены, а в системе «1С8:Оптовая торговля»  отражены, необходимо провести анализ и выяснить по какой причине документы  в бухгалтерию не выгружались. Если документ не был включен в приходный реестр, необходимо войти непосредственно в документ «Поступление товаров и услуг» в системе «1С8:Оптовая торговля» и проанализировать записи в структуре подчиненности документа (рис. 9, 10).

В случае, если в структуре подчиненности нет записей о наличии приходного реестра, необходимо повторно сверить суммы и все заполненные реквизиты с бумажным носителем, затем документ включить в текущий приходный реестр и передать вместе с соответствующими документами к реестру в бухгалтерию.

В случае, если в структуре подчиненности существует запись о наличии приходного реестра (рис. 10), необходимо совместно с сотрудниками бухгалтерии выяснить причину отсутствия документа в бухгалтерском учете Агентства.

рис. 9

рис. 10

 

Если документы в системах «1С7:Бухгалтерия» и «1С8:Оптовая торговля» не отражены, их следует вносить на основании соответствующих приходных ордеров.

Добавление нового документа: в системе «1С8:Оптовая торговля» - «Поставщики» – «Поступление товаров и услуг» – для удобства можно установить отбор по складу «Офис-Москва» и по «Поставщику» (рис.8) – INSERT.

Во вновь созданном  документе необходимо заполнить  ячейки:

1. «Контрагент», поиск контрагента  в справочнике по ИНН, указанному  на бумажном носителе, исключит  вероятность ошибки при наличии поставщиков с одинаковыми названиями (рис.11).

рис. 11

 

2. «Договор», в случае, если имеется  несколько договоров с поставщиком,  необходимо анализировать к какому  договору относится конкретная  «опоздавшая» документация..

3. «Вх.№» и дата «от» должны соответствовать номеру и дате, указанным на печатном носителе «ТОРГ12».

4. Организация «Агентство  «Роспечать», при этом контролировать, чтобы созданный документ «Поступление  товаров и услуг» имело префикс  РП.

5. Вид поступления выбрать  «По ордеру» на склад «Офис-Москва».

6. При наличии с/фактуры  поставить флажок в соответствующей  ячейке и указать номер и  дату с бумажного носителя.

В случае отсутствия с/фактуры (если НДС 10 или 18) необходимо связаться с поставщиком  и запросить недостающую с/фактуру.

7. В ячейке «Поступление товаров  и услуг №» категорически запрещается,  за исключением случая, описанного  в п.4, а вот в ячейке «от»  проставить либо текущую дату, либо дату, согласованную с бухгалтерией  Агентства.

8. Добавление товара  осуществляется путем нажатия кнопки INSERT. При создании или добавлении строк документа с указанием индекса и номера издания, система автоматически находит приходные ордера ТОРГ-4 на указанный товар. Во всплывающем окне появляется ссылка на имеющиеся приходные ордера с указанием ранее поступившего, либо оставшегося не закрытым накладной ТОРГ-12 количеством экземпляров данного номера издания по каждому ордеру (рис.12).

рис.12

 

При активации кнопки «ОК» всплывающего окна подтверждается выбор соответствующего приходного ордера, и в документе «Поступление товаров и услуг» автоматически заполняются строки количества и сумм, которые можно корректировать в случае необходимости (рис. 13).

9. Все цифровые данные по каждой  строке документа (кроме учетной  цены) и итоговые суммы по всему  созданному документу должны  соответствовать бумажным носителям.  В случае расхождений суммы  в системном документе «Поступление  товаров и услуг» должны корректироваться.

рис.13

Количество по «опоздавшей» приходной  накладной может отличаться от ранее  оформленного ТОРГом-4 прихода по нескольким причинам, в зависимости от причин необходимо осуществлять соответствующие  действия, изложенные в таблице 1:

Таблица 1. Причины расхождений количества по ТОРГ-4 и ТОРГ-12

	Причина	Действия	Доп. Комментарии
1	более одного комплекта первичных  документов на один приходный ордер, но в общей сложности количество совпадает	создавать документы "Поступление  товаров и услуг" в количестве, соответствующем количеству комплектов первичной учетной документации с соответствующей корректировкой тиража по приходному ордеру ТОРГ-4	Приходный ордер ТОРГ-4 будет служить  основанием сразу для нескольких товарных накладных ТОРГ-12
2	более одного приходного ордера на один комплект первичной документации, в общей сложности количество совпадает	создавать один документ "Поступление  товаров и услуг" с количеством  строк, соответствующим количеству ранее созданных приходных ордеров	На основании нескольких приходных ордеров будет введена одна товарная накладная ТОРГ-12
3	количество в приходном ордере больше, чем указано в первичных  документах, и количество в реализации клиентам совпадает с количеством  по первичным учетным документам	"поднять" счет или счета на оплату от поставщика и проверить оплачиваемый или оплаченный тираж на данное издание. Если количество по первичным документам совпадает с количеством по счетам - сделать сторно ранее созданного приходного ордера ТОРГ-4 и создать новый с верным количеством в текущем периоде в СПР. После загрузки в 1С8 соответствующих сторно- и новых реестров по ТОРГ-4 можно вносить первичные документы в 1С8	В случае необходимости связаться  с поставщиком и уточнить количество непосредственно у него
4	количество в приходном ордере больше, чем указано в первичных документах, и количество в реализации клиентам совпадает с количеством по приходному ордеру ТОРГ-4	"поднять" счет или счета на оплату от поставщика и проверить оплачиваемый или оплаченный тираж на данное издание. Если количество по ТОРГ-4 совпадает с количеством по счетам, но не совпадает с первичными документами необходимо связаться с поставщиком и  выяснить причину несоответствия	В случае необходимости связаться  с поставщиком и уточнить количество непосредственно у него. Возможно, поставщик допустил ошибку, необходимо потребовать переделать первичные документы
5	количество в приходном ордере больше, чем указано в первичных  документах, и количество в реализации клиентам совпадает с количеством  по приходному ордеру ТОРГ-4	"поднять" счет или счета на оплату от поставщика и проверить оплачиваемый или оплаченный тираж на данное издание. Если количество по первичным документам совпадает с количеством по счетам, возможно на издание существует более одного поставщика. В 1С8 отражаются первичные документы с указанием количества в соответствии с первичными документами от конкретного поставщика	Также необходимо связаться с другими  поставщиками на данное издание и  запросить первичные документы
6	количество в приходном ордере меньше, чем указано в первичных документах, и количество в реализации клиентам совпадает с количеством по приходному ордеру ТОРГ-4	"поднять" счет или счета на оплату от поставщика и проверить оплачиваемый или оплаченный тираж на данное издание. Если количество по ТОРГ-4 совпадает с количеством по счетам, необходимо связаться с поставщиком и выяснить причину расхождения	В случае необходимости связаться  с поставщиком и уточнить количество непосредственно у него. Возможно, поставщик допустил ошибку, необходимо потребовать переделать первичные документы
7	количество в приходном ордере меньше, чем указано в первичных  документах, и количество реализации совпадает с количеством по приходному ордеру ТОРГ-4	"поднять" счет или счета на оплату от поставщика и проверить оплачиваемый или оплаченный тираж на данное издание. Если количество по первичным документам совпадает с количеством по счетам, необходимо создать дополнительный приход на ТОРГ-4 с недостающим количеством в текущем периоде в СПР. После загрузки в 1С8 соответствующих дополнительных реестров по ТОРГ-4 можно вносить первичные документы в 1С8	В случае необходимости связаться  с поставщиком и уточнить количество непосредственно у него. Данная ситуация свидетельствует о наличии излишка  в заказах поставщику. Необходим механизм оперативного списания таких излишков

 

В случае, если при создании или добавлении строк в документе «Поступление товаров и услуг» приходный ордер не подхватывается автоматически, необходимо формировать универсальный отчет для анализа движений партий данной номенклатуры (рис.14), при этом указать состав выводимых полей, задать измерения по строкам и колонкам таблицы, настроить отбор и порядок, в котором будут отсортированы результаты отчета.

рис.14

 

 

 

 

 

 

Добавление  опоздавших счетов-фактур

При получении опоздавшей с/фактуры  следует произвести проверку, аналогичную  проверке при получении опоздавшей накладной ТОРГ-12, на наличие в системах «1С7:Бухгалтерия» и «1С8:Оптовая торговля».

В случае, если опоздавшая счет-фактура  в системах не найдена, ее можно внести путем добавления к соответствующему документу поступления в системе «1С8:Оптовая торговля». Поиск соответствующего «Поступления товаров и услуг (ТОРГ-12)» можно осуществлять через журнал «Поставщики». При отборе и сортировке следует очистить все периоды, сохраненные по умолчанию в настройках, что исключить вероятность ошибки при поиске ( рис.15).

рис.15

«Флажки» достаточно установить, как показано на рисунке 15.

Поиск приходного документа можно  осуществлять по номеру, по входящей дате и по сумме.

В случае, если соответствующий приходный  документ в системе «1С8:Оптовая  торговля» найден, а также совпадают  наименование, номер, количество издания  и сумма поставки в приходном  документе и в полученной с/фактуре, этот приходный документ может служить основанием для добавления записи о наличии с/фактуры.

В случае, если соответствующий приходный  документ в системе «1С8:Оптовая  торговля» найден, но не совпадают  наименование, и/или номер, и/или  количество издания, или сумма поставки в приходном документе и в полученной с/фактуре, необходимо провести анализ причин расхождения данных (совместно с сотрудниками бухгалтерии Агентства).

Запись о наличии с/фактуры  в закрытом и открытом отчетном периоде  различна.

В случае, если отчетный период в системе «1С8:Оптовая торговля» закрыт от изменений, с/фактура вводится на основании ранее оприходованной накладной, для этого следует (рис.16):

1. Кликнуть «Ввести счет-фактуру»;

2. В открывшемся окне, не изменяя  системного номера (содержащего  РП-00….) и не изменяя ссылки в поле «Основание», необходимо изменить дату в поле «От» на фактическую дату получения опоздавшей с/фактуры (либо на дату, согласованную с сотрудниками бухгалтерии Агентства);