Учет кассовых операций

    5. Поступления от учредителей.

                             Дт                                      Кт

                             50                                      75

    2. Расходный кассовый ордер (ф.  КО-2).

    Используют  для оформления выдачи наличных денег  как при ручном, так и автоматизированном способе ведения учета. Расходный  кассовый ордер выписывается в одном  экземпляре, подписывается руководителем  организации и главным бухгалтером  или уполномоченными лицами. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях и  др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, то его подпись на расходных  кассовых ордерах необязательна⁵.

    Хозяйственные операции:

    1. Выплата зарплаты.

                             Дт                                      Кт

                             70                                      50

    2. Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу.

                             Дт                                      Кт

                             71                                      50

    3. Выплата денежных средств поставщикам в счет погашения кредиторской задолженности.

                             Дт                                      Кт

                             60                                      50

    3. Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов (ф. КО-3).

    Применяется для регистрации бухгалтерией приходных  и расходных кассовых ордеров  до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные  по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после  их выдачи⁶. Данная форма может составляться с применением средств вычислительной техники. В этом случае формируется машинограмма "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров" за соответствующий день.

    4. Кассовая книга (ф. КО-4).⁷

    В Кассовой книге учитываются все  факты поступления и выдачи наличных денег предприятия. Каждое предприятие  ведет только одну Кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. Количество листов в Кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в Кассовой книге, вторые являются отрывными и служат отчетом кассира. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в Кассовой книге не допускаются. Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом. При этом формируются две машинограммы: "Вкладной лист Кассовой книги" и "Отчет кассира". Обе машинограммы составляют к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой Кассовой книги⁸.

    5. Доверенность.

    Пунктом 16 Порядка ведения кассовых операций разрешено использовать доверенность в случае получения денег не получателем, а иным лицом, которому доверено получение  денег. В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя бухгалтер указывает  фамилию, имя, отчество лица, фактически получающего деньги. Если деньги выдаются по ведомости, то кассир делает надпись "По доверенности". Доверенность остается у него как приложение к  расходному кассовому ордеру. При  этом при подготовке расходного ордера автоматизированным способом возникает  ситуация, когда в строке "Приложение" все реквизиты и названия документов напечатаны, а слова "Доверенность от "___" ____2005 года" вписаны от руки. Кроме этого, необходимо строго контролировать сроки действия доверенности.

    В соответствии с п. 4 ст. 185 ГК РФ данная доверенность может быть удостоверена нотариально или организацией, в  которой работает доверитель.

    Пунктом 94 Инструкции N 70н предусмотрено  использование при оформлении кассовых операций и таких форм первичной  документации, как квитанция ф. 0504510, ведомость на выдачу денег из кассы  подотчетным лицам ф. 0504501, книга  учета выданных раздатчикам денег  и реестр депонированных сумм.

    6. Квитанция (ф. 0504510).

    Составляют  при приеме в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств  от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин.

    7. Ведомость на выдачу денег  из кассы подотчетным лицам  (ф. 0504501).

    Применяется в случае выдачи из кассы наличных денежных средств в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных  кассовых ордеров. Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам  может составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и  другие нужды. Каждая законченная ведомость  оформляется как расходный кассовый ордер.

    8. Книга учета выданных раздатчикам  денег.

    Используют  в случае выдачи из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и  с которыми заключены договоры о  полной материальной ответственности. Учет в книге ведется кассиром в учреждениях, имеющих большое  количество подразделений, обслуживаемых  централизованной бухгалтерией. Оплаченные раздатчиками платежные или расчетно-платежные  ведомости записываются в Кассовую книгу по мере их представления, но не позднее установленного трехдневного срока. В конце книги приводится список лиц, назначенных раздатчиками приказом руководителя. Перечень обязательных реквизитов и показателей по форме  книги приведен в п. 5 Приложения N 3 Инструкции N 70н.

    8. Реестр депонированных сумм.

    При наличии в платежных ведомостях невыплаченных сумм по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям составляется реестр депонированных сумм с внесением в него каждого  лица, не получившего причитающиеся  ему выплаты. Реестр оформляется  кассиром на основании платежных  или расчетно-платежных ведомостей, где напротив фамилий лиц, не получивших денежные средства, проставлен штамп  или сделана надпись от руки "Депонировано". Реестр депонированных сумм вместе с  кассовым отчетом передается в бухгалтерию. Задепонированные суммы на следующий  день сдаются в банк. 

1.3 Инвентаризация  денежных средств и документов  в кассе.

    Важный  организационный момент в кассовом учете - ревизия кассы и контроль кассовой дисциплины. Ревизия кассы  производится как работниками учреждения (внутренняя ревизия), так и органами финансового контроля (внешняя ревизия).

    Организация внутренних ревизий кассы в учреждении определена п. 37 Порядка ведения  кассовых операций: в сроки, установленные  руководителем предприятия, а также  при смене кассиров на каждом предприятии  производится внезапная ревизия  кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой  других ценностей, находящихся в  кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными  учета по кассовой книге.

    Ревизия кассы должна проводиться не реже одного раза в месяц. Для этого  приказом руководителя назначается  комиссия. Результаты ревизии оформляются  актом (Приложение N 4 к Порядку ведения  кассовых операций). Таким образом, внутренние ревизии кассы направлены в первую очередь на проверку сохранности  денежных средств и ценностей, находящихся  в кассе.

    Цель  проверки кассовых операций органами финансового контроля - установление соответствия применяемой в организации  методики бухгалтерского учета нормативным  документам. В круг вопросов внешней  проверки входят:

    1. Полнота и своевременность отражения  в бухгалтерском учете операций  с денежными средствами при  соблюдении требований законодательства  РФ.

    2. Сохранность денежных средств  и иных ценностей, находящихся  в кассе. Организация транспортировки  денежных средств в бюджетном  учреждении.

    3. Целевое использование денежных  средств.

    4. Правильность документального оформления  кассовых операций в соответствии  с установленными правилами.

    5. Соблюдение лимита кассы.

    6. Своевременность проведения ревизий  кассы. Отражение результатов  ревизии на счетах бухгалтерского  учета.

    В ходе проверки кассовых операций рассматриваются:

    - полнота оприходования денежных  средств, полученных с лицевых  счетов, открытых в отделении  Федерального казначейства. Поступления  проверяются путем сверки идентичных  сумм, записанных в корешках чеков,  выписках банка, приходных кассовых  ордерах;

    - полнота сдачи денежных средств  на счета учреждения. Сопоставляются  данные расходных кассовых ордеров,  объявлений на взнос наличных  денег, выписок банка;

    - юридическая обоснованность выдачи  денежных средств из кассы.  Проверяется наличие приказов  и распоряжений (о командировках,  о назначении лиц, ответственных  за получение денежных средств,  о наделении полномочиями на  право подписи кассовых документов  и т.д.), доверенностей, заявлений  на выдачу денежных средств  под отчет;

    - соблюдение установленных предельных  сумм расчетов наличными деньгами  между юридическими лицами. Предельный  размер установлен Указанием  ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-у. Для выявления  фактов превышения предельного  размера денежных средств проверяют  Кассовую книгу, Журнал регистрации  кассовых документов, обороты по  счетам "Расчеты с подотчетными  лицами", "Расчеты с дебиторами  и кредиторами";

    - соблюдение установленного лимита  остатка наличных денежных средств  в кассе предприятия. Проверка  производится по Кассовой книге  без учета трехдневного срока  выдачи заработной платы;

    - ведение Кассовой книги, Журнала  регистрации кассовых документов, оформление приходных и расходных  кассовых документов. Проверяется  соответствие применяемых форм  первичных документов по учету  кассовых операций унифицированным  формам, полнота и правильность  заполнения реквизитов в документах. Также проверке подлежит соответствие  записей в приходных и расходных  кассовых документах записям  в Кассовой книге. При ведении  учета вручную производится проверка  арифметических подсчетов оборотов  и остатков.

    Кассир  несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб организации. Руководитель организации обязан после издания приказа о назначении кассира ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего кассир заполняет письменное обязательство (договор) о материальной ответственности.

    Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.